В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Close

Вход на сайт

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.by, Бухгалтер.by, Экономист.by, Юрисконсульт.by.


 
RSS Печать

Номенклатура дел

Рубрика: Делопроизводство
Ответов: 78

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

« Первая ← Пред.1 2 3 4 5 6 7 8 След. → Последняя (8) »
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#1[229108]  13 октября 2010, 9:30
Оценок нет
Здравствуйте!
Такая ситуация: наша организация работает совсем недавно. Докупенты по ОД, ЛС и кадрам уже есть, а номенклатуры дел ещё нет. Т.е. нужно разработать этот бланк (таблицу), с названиями видов документов и их кодами (индексами). Подскажите, пожалуйста, как это с самого начала делается, как разрабатывается и оформляется?
Зарание спасибо!
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Scorpion_grass
Статус неизвестенScorpion_grass
[e-mail скрыт]
Минск - жизни моей прописка!
#2[229109] 13 октября 2010, 9:31
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ И
ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 10
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

149. Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.
150. Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
151. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.
152. Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее - сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.
153. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10.
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее - ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
154. Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.
155. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
156. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий - в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями пункта 155 настоящей Инструкции.
157. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
158. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 11.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.
159. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.
160. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
161. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.
162. Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
163. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.
164. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.
165. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:
165.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Например:
1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой "0".

Например:
01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

Например:
Приказы министра по основной деятельности. Копии

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;
165.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.
В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.
В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);

Например:
Приказы директора предприятия по основной деятельности

указание адресата или корреспондента документов;

Например:
Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении юридической экспертизы нормативных правовых актов Республики Беларусь

географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

Например:
Отчеты средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской области об учебно-воспитательной работе

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

Например:
Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2001 - 2006 гг.

указание на копийность документов, включенных в дело.

Например:
Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии

Термин "Документы" используется в заголовке:
при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;

Например:
Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы, справки и др.)

при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.

Например:
Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год

Термин "Дело" используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Например:
Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.

Термин "Дело" употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Например:
Переписка с Министерством здравоохранения, государственным предприятием "Белфармация" о поставке лекарственных препаратов

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Например:
Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о распределении молодых специалистов

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

Например:
Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Например:
Планы работы структурных подразделений предприятия на IV кв. 2007 г.
Квартальные отчеты о работе структурных подразделений предприятия за 2007 год

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело ("Материалы", "Документальные материалы", "Разные документы", "Финансовые документы", "Общая переписка" и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием ("Исследование ...", "Рассмотрение ...", "Обеспечение ..." и т.д.).
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т.д.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;
165.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;
165.4. в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций);
165.5. в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, и др.
166. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом "Подпись" указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
167. По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).
- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело

Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)

Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#3[229154] 13 октября 2010, 10:44
Scorpion grass,скажите, а номенклатура дел юридического лица частной формы собственности согласовывается с каким-либо архивом?
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Scorpion_grass
Статус неизвестенScorpion_grass
[e-mail скрыт]
Минск - жизни моей прописка!
#4[229160] 13 октября 2010, 10:54
                    Форма номенклатуры дел организации

Наименование вышестоящей организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование организации _______________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (наименование должности
___________ N ______________ _______________________________
____________________________ руководителя организации)
(место составления)
на _____________ год Подпись Расшифровка подписи
Дата

------------T-----------------T----------T--------------------T-----------¬
¦ ¦Название раздела ¦Кол-во дел¦ Срок хранения дела ¦ ¦
¦Индекс дела¦ (подраздела), ¦ (томов, ¦ (тома, части) и ¦Примечание ¦
¦ ¦ заголовок дела ¦ частей) ¦ номера пунктов ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦(статей) по перечню ¦ ¦
+-----------+-----------------+----------+--------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+-----------------+----------+--------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

Номенклатура дел составлена на основании __________________________________
(названия и выходные данные
___________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, использованных при определении
сроков хранения дел)

Наименование должности руководителя
службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом (наименование
должности лица, ответственного за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол заседания ЦЭК (ЭК) Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)
__________________________________ ________________________________________
(наименование организации) (наименование
____________ N ____________ ________________________________________
государственного архива или органа
________________________________________
Государственной архивной службы
________________________________________
Республики Беларусь,
________________________________________
вышестоящей организации)
_________________ N ____________________

--------------------------------
<*> В организациях, не являющихся источниками комплектования
государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не
оформляется.


Если вы не являетесь источником формирования гос. архива, то полагаю, что не надо

ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
6 октября 1994 г. N 3277-XII

О НАЦИОНАЛЬНОМ АРХИВНОМ ФОНДЕ И АРХИВАХ
В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

Статья 1. Основные термины, используемые в настоящем Законе
источники формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь - государственные органы, а также предприятия, учреждения, организации, общественные объединения, религиозные организации и иные юридические лица негосударственной формы собственности, а также физические лица, включенные республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству в установленном порядке в списки источников формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь;
- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело

Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)

Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#5[229275] 13 октября 2010, 13:57
А приказами никаким не оформляется введение номенклатуры дел?
Леся
Статус неизвестенЛеся
[e-mail скрыт]
Минск
Группа: Модераторы
#6[229277] 13 октября 2010, 14:00
нужен приказ на утверждение Номенклатыру дел на ...год
от тяжелой работы еще никто не умирал.Это верно. Но зачем рисковать?
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Scorpion_grass
Статус неизвестенScorpion_grass
[e-mail скрыт]
Минск - жизни моей прописка!
#7[229278] 13 октября 2010, 14:00
Вы видели образец номенклатуры. что я Вам привела?
Так вот в правом верхнем углу есть гриф "УТВЕРЖДАЮ". Этого достаточно.
- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело

Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)

Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#8[229279] 13 октября 2010, 14:02
приказ на утверждение? Получается что директор издаёт приказ утвердить и сам же её утверждает? Приказ на самого себя?
Леся
Статус неизвестенЛеся
[e-mail скрыт]
Минск
Группа: Модераторы
#9[229280] 13 октября 2010, 14:03
приказ вводит в действие номанклатуру.Мы так делаем

Примерной Инструкицей по делопроизводству не установлено, каким способом следует проводить утверждение номенклатуры: грифом утверждения, содержащим личную подпись уполномоченного должностного лица, или изданием распорядительного документа (приказа). Однако Методические указания по практическому применению гос. стандарта РБ УСОРД указывают на то, что увтерждение документа может осущетсвляться двумя вышеуказанными способами, имеющими одинаковую юридическую силу. Поэтому вопрос о том-как именно увтерждать номенклатуру дел, остается спорным.
от тяжелой работы еще никто не умирал.Это верно. Но зачем рисковать?
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#10[229288] 13 октября 2010, 14:21
Вы сказали, что номенклатура утверждается на год! А что делать по началу следующего года?
« Первая ← Пред.1 2 3 4 5 6 7 8 След. → Последняя (8) »

Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.



Порталы для специалистов

Уведомления
Голосование
Знаете ли вы, что такое «перформанс ревью»?




Вам интересно мнение коллег и руководителя о вашей работе?





Вы бы хотели, чтобы у вас в компании был персональный рейтинг?



Статистика форума
Дни рождения

Сегодня свой день рождения празднуют 117 пользователей.

Посмотреть все

Погода

Вы можете выбрать другой город для информера
Ближайшие праздники