|
|
ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТАЦИЮ ОРГАНИЗАЦИИ
В СЛУЧАЕ ПЕРЕМЕНЫ ФАМИЛИИ РАБОТНИКОМ
В.Э.САМОСЕЙКО,
юрист
Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 27 января 2010 г.
В отношении изменения работниками персональных данных, в частности фамилии, имени, отчества, законодательством четко прописана процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку. Однако, как оформить другие документы, в актах законодательства не сказано. Предлагаемая процедура оформления документов является рекомендательной.
Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:
- в трудовую книжку;
- в книгу учета движения трудовых книжек;
- в документы личного дела;
- в личную карточку работника;
- в лицевой счет;
- в трудовой договор и др.
Кроме того, нужно получить новое страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ-4), утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 N 837 "Об утверждении Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования" (далее - постановление N 837).
Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:
- свидетельство о заключении брака (иной документ, подтверждающий изменение фамилии);
- паспорт с новыми данными.
1. Подача работником заявления об изменении фамилии (имени, отчества) - необязательный, но целесообразный шаг. Заявление является подтверждением даты обращения (уведомления) работника к нанимателю по поводу изменения своих персональных данных. Образец заявления об изменении фамилии см. в приложении 1 к настоящей статье.
К примеру, работодатель представляет в орган Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь форму ПУ-1 (анкета застрахованного лица) в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных, согласно п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением N 837 <1> (далее - Правила персонифицированного учета). Сам же работник обязан в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).
--------------------------------
<1> Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 N 837.
К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащим образом заверенные копии работник предъявляет нанимателю.
2. Издание приказа об изменении фамилии работника в учетных документах. Часто на практике возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель, соответственно дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи. Приказ об изменении фамилии следует, по нашему мнению, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, т.к. изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.
Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу. Образец приказа об изменении фамилии см. в приложении 2 к настоящей статье.
Согласно абз. 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника. А в соответствии с п. 3.5.14 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5, копия приказа об изменении фамилии в личное дело не подшивается в связи с внесением этой записи в дополнение к личному листку по учету кадров <2>.
--------------------------------
<2> Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5.
В данном случае должны применяться положения Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, т.к. в случае коллизии между нормативными правовыми актами, обладающими равной юридической силой, и если ни один из них не противоречит акту с более высокой юридической силой, действуют положения акта, принятого (изданного) позднее (ч. 2 ст. 71 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 N 361-З "О нормативных правовых актах Республики Беларусь").
3. Внесение изменений в учетные и иные официальные документы организации и в трудовую книжку работника:
а) трудовая книжка. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки;
б) документы личного дела. Изменения в личное дело работника вносятся на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. В личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, в дополнение к личному листку по учету кадров вносится запись об изменении фамилии, на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней;
в) личная карточка работника (ранее - личная карточка формы Т-2). Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 N 359 "О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике" было признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 N 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций", в том числе и личная карточка формы Т-2. В настоящее время порядок ведения и заполнения данной карточки определяет наниматель;
г) трудовой договор. В числе обязательных сведений и условий трудовой договор должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь). На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, полагая, что фамилия (имя, отчество) не является обязательным условием трудового договора (а представляет собой сведения, т.е. нет предмета договоренности), поэтому нет необходимости в заключении дополнительного соглашения при ее изменении.
Однако во избежание в дальнейшем возможной путаницы при заключении дополнительных соглашений к трудовому договору (в дополнительном соглашении фамилия работника новая, а в договоре - старая) было бы целесообразно внести соответствующие изменения в трудовой договор;
д) страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ-4). При смене фамилии работника следует произвести замену страхового свидетельства согласно гл. 6 Правил персонифицированного учета.
Приложение 1
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ ФАМИЛИИ
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ЗАЯВЛЕНИЕ Директору общества с ограниченной ¦
¦02.02.2010 N 8 ответственностью "РодникПлюс" ¦
¦ Мощенко С.А. ¦
¦ ¦
¦ Янченко Ю.А. ¦
¦ Подготовить приказ об изменении фамилии¦
¦ Подпись Мощенко ¦
¦ 02.02.2010 ¦
¦ ¦
¦ Прошу изменить в учетных и иных официальных документах фамилию¦
¦"Иванова" на фамилию "Бычкова" в связи с вступлением в брак. Копию¦
¦свидетельства о заключении брака от 30.01.2010 1ВН N 1111111 прилагаю. ¦
¦ ¦
¦Программист Подпись И.И.Иванова¦
¦ ¦
¦Визы ¦
L-------------------------------------------------------------------------- |
Примечание. В подписи заявления необходимо указывать прежнюю фамилию, поскольку работником организации является Иванова, а не Бычкова.
Приложение 2
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ОБ ИЗМЕНЕНИИ ФАМИЛИИ
--------------------------------------------------------------------------¬
¦Общество с ограниченной ответственностью "РодникПлюс" ¦
¦ПРИКАЗ ¦
¦02.02.2010 N 8-к ¦
¦г. Минск ¦
¦ ¦
¦Об изменении фамилии ¦
¦ ¦
¦В связи со сменой фамилии программиста Ивановой И.И. ¦
¦ ¦
¦ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦Изменить в учетных и иных официальных документах ООО "РодникПлюс" и¦
¦в трудовой книжке работника фамилию программиста отдела технического¦
¦обеспечения Ивановой Ирины Игоревны на фамилию Бычкова с 02.02.2010.¦
¦Основание: 1. Заявление Ивановой И.И. от 02.02.2010. ¦
¦ 2. Свидетельство о заключении брака от 30.01.2010 1ВН ¦
¦ N 1111111, выданное отделом загса администрации Ленинского¦
¦ района г. Минска. ¦
¦ 3. Паспорт N МР 1234567, выданный 02.02.2010 Ленинским РУВД¦
¦ г. Минска. ¦
¦ ¦
¦Директор Подпись С.А.Мощенко¦
¦ ¦
¦Визы ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлена Подпись И.И.Иванова¦
¦ 02.02.2010¦
L-------------------------------------------------------------------------- |
Примечание. Часто на практике можно встретить следующую формулировку приказа об изменении фамилии: "Иванову О.И., бухгалтера отдела бухгалтерского учета и отчетности, в связи со сменой фамилии при заключении брака с 05.01.2009 считать Петровой О.И.". Изменение фамилии гражданина (работника) уполномочены осуществлять органы загса, суда (при расторжении брака), а наниматель только вносит изменения в документы. Поэтому формулировка в приказе должна быть примерно такой: "Изменить в учетных документах фамилию ... на ...". Неправильной также является формулировка о внесении изменений в персональные (учетно-биографические) данные. Изменять персональные (биографические) данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не нанимателя. Наниматель лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные (учетно-биографические) данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами. |
|
|