Mika[e-mail скрыт] Беларусь, Минск
|
|
Виктория писал(а): 1. Датой включения заявления об увольнении во внутреннюю опись будет дата заявления или приказа об увольнении?
Дата заявления не всегда совпадает даже с датой его поступления в организацию (например, в случае, если работник направляет заявление по почте и т.п.) и уж тем более с датой его включения в личное дело.
Поэтому подшивать заявление в личное дело и вносить сведения о нем во внутреннюю опись лучше одновременно с включением в личное дело копии приказа, указывая при этом дату приказа либо иную дату фактического включения этих документов в личное дело.Виктория писал(а): Нужно ли включать в личное дело уведомление, заявление и приказ о продлении контракта; заявление и приказ о предоставлении социального отпуска (т.к. срок хранения приказа стал 75 лет); заявление и приказ о предоставлении свободно дня в неделю родителю ребёнка инвалида?
Приказ о продлении контракта в личное дело включается (на форуме неоднократно приводились ответы специалистов на эти вопросы, поищите, здесь лишь один из них: https://kadrovik.by/topic/65412/ ).
Приказы о предоставлении соц.отпусков, свободных дней родителю ребенка-инвалида в состав личных дел включать можно, но не обязательно)) Свиток: Включаются ли в личное дело приказы о соц.отпусках. Ответ специалиста Вопрос: Согласно подпункту 21.3 пункта 21 приложения 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 "О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" срок хранения приказов о предоставлении социальных отпусков - 75 лет.
Надо ли такие приказы включать в личное дело работника?
Ответ: В настоящее время состав документов, подлежащих включению в личное дело работника, регламентирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2 (далее - Инструкция).
Абзацем пятым части первой пункта 8 Инструкции установлено, что в процессе ведения личного дела работника в него включаются копии (выписки) приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п. Согласно абзацу второму пункта 9 Инструкции копии документов о предоставлении отпусков в личное дело работника не включаются. При этом Инструкция не содержит исключительных норм в отношении приказов о предоставлении социальных отпусков.
На этом основании можно сделать вывод, что на сегодняшний день включение в личные дела работников копий приказов о предоставлении социальных отпусков обязательным не является.
В то же время следует учитывать, что часть первая пункта 8 Инструкции содержит неисчерпывающий перечень приказов, копии которых подлежат включению в состав личного дела, что определяется словами "и т.п.". Кроме того, срок хранения разновидностей приказов, указанных в пункте 8 Инструкции, составляет 75 лет (подпункт 21.3 пункта 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного в приложении 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 "О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" (далее - Перечень)). Для приказов о предоставлении социальных отпусков этим же Перечнем с 2012 года также установлен срок хранения 75 лет, что делает возможным включение копий приказов о предоставлении социальных отпусков в личные дела работников.
А.Е.РЫБАКОВ,
директор учреждения
"Белорусский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела",
кандидат исторических наук
06.09.2013
Заявления, уведомления ко всем вышеперечисленным разновидностям приказов в состав личных дел не включаются, поскольку для них установлен кратковременный 3-летний срок хранения (п.644 Перечня типовых документов с указанием сроков хранения, утв.Пост.Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Документы, имеющие срок хранения до 10 лет, включению в личное дело не подлежат (п. 9 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников).
Вместе с тем в Инструкции указаны конкретные виды заявлений, которые в порядке исключения все же входят в состав личных дел: это заявление о приеме на работу (п.6) и заявления работника о переводе, увольнении (п.8).
Другие исключения Инструкцией не предусмотрены, соответственно, другие виды заявлений включению в личное дело не подлежат. |
|
|