|
|
moonlight0811 писал(а): ДД! Подскажите, пжл, а можно ли журнал регистрации нарисовать в экселе, распечатать, прошить и заполнять просто отделяя года?..Какие графы вообще должен содержать такой журнал и что в них указывается при заполнении?...спс
Свиток: Ответ!
Вопрос: Допустимо ли заполнение журналов регистрации приказов в электронном виде с последующей распечаткой и заверением подписью руководителя и печатью?
Ответ: Да, допустимо.
Приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам после подписания руководителем регистрируются в службе делопроизводства секретарем приемной руководителя, так как в его обязанности входит осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также ведение контрольно-регистрационной картотеки. Исключения из данного правила составляют приказы по личному составу: обязанности по их ведению вменены специалистам по кадрам (выпуск 1 ЕКСД "Должности служащих для всех видов деятельности", утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159 "Об утверждении выпуска 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) "Должности служащих для всех видов деятельности", выпуска 6 ЕКСД "Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке", выпуска 33 ЕКСД "Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием" и выпуска 21 ЕКСД "Должности служащих, занятых геодезией и картографией").
Каждому приказу присваивается порядковый регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение с указанием даты регистрации (подп. 139.11 п. 139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция)). Каждый год нумерация начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет подряд (подп. 142.4. п. 142 Инструкции).
Регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения (подп. 142.3 п. 142 Инструкции).
Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения; в организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение, - до ликвидации (ч. 2 п. 350 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 143). Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения - 5 или 75 лет в зависимости от их вида (о приеме, переводе, увольнении - 75 лет, очередные отпуска - 3 года и т.д.) (п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 "О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь").
Согласно подп. 139.7 п. 139 Инструкции для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ (далее - РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции.
Правила заполнения основных реквизитов РКК определены в приложении 7 к Инструкции. Состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: "Исполнитель", "Расписка исполнителя в получении документа", "Ход исполнения" и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией.
Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (подп. 139.9 п. 139 Инструкции).
На основании вышеизложенного регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Для этой цели может служить журнал регистрации приказов. Хотя если регистрация ведется в электронной базе, то необязательно ее дублировать на бумаге.
Единого образца журнала регистрации приказов (специальной формы) не установлено, сама форма, а также распечатывание реестра приказов на бумажном носителе законодательно не регламентировано никакими нормативно-методическими документами. Следовательно, допускается добавлять нужные графы или убирать, а также выводить на бумажном носителе исключительно по желанию руководителя и при сдаче приказов в архив с последующим заверением подписью руководителя и проставлением печати.
Т.С.КУЗЬМИНА,
юрист
|
|
|
- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело
Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)
Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.
|