В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Close

Вход на сайт

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.by, Бухгалтер.by, Экономист.by, Юрисконсульт.by.


 
RSS Печать

FAQ кадровика. Ответы на популярные вопросы.

Рубрика: Профессия
Ответов: 163

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Леся
Статус неизвестенЛеся
[e-mail скрыт]
Минск
Группа: Модераторы
#61[173293] 9 апреля 2010, 12:44
СОСТАВЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ: ФОРМА, ТЕКСТ, ОСНОВАНИЯ, СОГЛАСОВАНИЕ

От Ольги_Скорпиона @}-\\--
Свиток
Скорпион писал(а):
На форуме часто звучат просьбы предоставить образцы самых разнообразных приказов.
Может эти советы помогут тем, кто имеет желание создавать приказы собственными силами.

У меня девиз: не копируй чужие ошибки – делай свои!
Для любителей думать самостоятельно предлагаю следующие правила.

Прежде, чем составлять любой приказ у вас под рукой должны быть два документа (прочтите хотя бы вскользь):
- инструкцию по делопроизводству (общие требования к приказам);
- СТБ 6.38—2004 (общие требования к оформлению).

Определите, к какому виду создаваемый вами приказ относится: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Внутри каждого вида могут быть собственные градации по срокам хранения /устанавливается законодательством/ и по подразделам, темам /определяется организацией самостоятельно/.
Не смешивайте различные тематики в одном приказе.

Выбрали форму общего бланка с расположением реквизитов: продольное или угловое (как принято в организации), написали реквизиты.

Желательно (но не обязательно) иметь краткий заголовок к приказу или его пункту (пунктам). Например: «О создании квалификационной комиссии», «О предоставлении отпуска», «О наложении дисциплинарного взыскания». Заголовок не должен содержать более 5-6 слов.

Текст приказа.
Обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. Но не для каждого приказа необходима констатирующая часть.
Пишем констатирующую часть, в которой излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа:
- в целях (рационального использования рабочего времени и времени отдыха работников; укрепления производственной дисциплины; совершенствования форм и методов оплаты труда; усиления личной ответственности за качество и результаты …; усиления ответственности за использование и сохранность материальных ценностей; устранения имеющихся недостатков; усовершенствования организационно-распорядительной работы на предприятии; расширения прав руководителей структурных подразделений; рационального использования собственного и привлеченного автотранспорта, повышения эффективности автомобильных перевозок, снижения себестоимости продукции и так до бесконечности; снижения неблагоприятных экономических факторов, отсутствия вакансий и возможности временного перевода работников на другую работу, недопущения высвобождения работников и стабилизации производственной деятельности предприятия…);
- изложение причин (например, в приказе о совершенствовании договорной работы: «На предприятии не полной мере обеспечивается выполнение законодательства в процедуре подготовки, заключения, исполнения и контроля за исполнением хозяйственных договоров. Нередки случаи заключения договоров без полного указания предмета, наименования товара, цены, качества, гарантийных сроков, устранения недостатков, ответственности, порядка оплаты, сроков поставки, без документов подтверждающих качество товара, техдокументации, доверенностей и т.д. Имеют место случаи дописок, исправлений, помарок, некорректных формулировок. Поступившие договора не согласовываются и не визируются с заинтересованными службами предприятия. Таким образом, заранее закладываются будущие неплатежи, убытки и судебные тяжбы»).

- изложение фактов (например, о наложении дисциплинарного взыскания «11.03.2008 г. в 15 часов 20 минут, Иванов Иван Иванович, станочник деревообрабатывающих станков 5 р. деревообрабатывающего цеха, работающий на предприятии с 08.06.2000 г., нарушил требования безопасности при выполнении ремонтных работ (п.4.1. и п. 4.4. «Инструкции по охране труда станочника деревообрабатывающих станков» ОТ № 2.03-07 от 25.01.2007 г.), что явилось причиной несчастного случая с причинением телесных повреждений.
Сидоров Сидор Сидорович, старший мастер смены деревообрабатывающего цеха, ненадлежащим образом контролировал соблюдение подчиненным работником «Инструкции по охране труда станочника деревообрабатывающих станков» ОТ № 2.03-07 от 25.01.2007 г., что способствовало возникновению несчастного случая с причинением телесных повреждений Иванову И.И..»;
- нормативно правовой акт (акты) (находите НПА, специально регулирующие данные правоотношения, полностью переписываете его наименование, дату, регистрационный индекс, издавший его орган, изменения и дополнения на момент создания приказа). Уместны такие основания для приказов по аттестации рабочих мест по условиям труда, аттестации руководителей и специалистов и т.п.). Просто переписываете весь перечень НПА «Руководствуясь (во исполнение) ……»
Хорошие результаты дают комбинированные основания, например, цели и НПА.

Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", по личному составу распорядительная часть, как правило, начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие ("ПРИНЯТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ" и т.п.). Если не уверены или не знаете каким словом начать, пишите "ПРИКАЗЫВАЮ" – не ошибетесь.

Сам текст. Есть типовые приказы, где установлены более-менее определившиеся тексты (по ним вопросов, как правило, не возникает), а есть приказы, где текст надо писать «с ноля».
Четко выясните для себя, что вы хотите определить, установить приказом и канцелярским языком, изложите это со смысловой разбивкой по пунктам. Текст должен быть четким, недвусмысленным, не допускать двойных трактовок, не повторяться.
Желательно использовать глаголы «установить, назначить, сформировать, образовать, составить, подготовить, разработать, представить, указать, ввести, определить» в начале предложения, затем указываете что именно.
Если при составлении приказа опираетесь на НПА, то формулировки, фразы или предложения (даже целые абзацы) из него, можно смело использовать в самом тексте приказа.
У работников, упомянутых в приказе, как правило, указываются ФИО, должность (профессия, квалификация), структурное подразделение.
При создании комиссий назначаются председатель, члены комиссии, при необходимости секретарь. Можно (но необязательно) указать задачи и цели комиссии, НПА, которыми она руководствуется, срок, на который она создается.
При неименном указании совершать конкретные действия, при постановке задач желательно назначить ответственных, при необходимости срок исполнения. Сроки исполнения могут быть как с указанием конкретной даты, так и постоянными. Ответственные могут назначаться, как и за отдельные виды действий (деятельности), как правило, исполнители, так и за исполнение приказа в целом, обычно заместители руководителя организации.
Сроки. Срок приказа может быть отличным от даты его издания, в этом случае указывается конкретный срок в самом тексте. Приказ может устанавливать какие-либо периоды, каскад различных сроков для ряда действий, сроки начала или завершения, сроки действия и т.п. Каждый из сроков должен быть конкретно установлен и корректно назван. Если есть условия начала, окончания, отсчета сроков, они должны быть в приказе оговорены.
Иногда обязательно (по смыслу приказа) ознакомить с его содержанием всех работников организации, тогда добавляется пункт «Приказ довести до сведения всех работников», «Ознакомить с приказом всех работников под роспись».

Основания издания приказа могут быть разными: заявление, акты, протоколы, докладные записки, экономические обоснования, объяснительные, договоры, предписания и т.п..

Приложения к приказу существуют тогда, когда приказ что-либо утверждает в виде отдельного документа (графики, перечни, положения, инструкции, списки и т.п.).

Приказ желательно согласовывать с юридической службой (юристом) и со всеми заинтересованными службами в зависимости от содержания приказа.

Подпись руководителя. Если приказ подписывает иное лицо, в компетенцию которого не входит подписание этого вида документов, у него должна быть доверенность на подписание приказа.
от тяжелой работы еще никто не умирал.Это верно. Но зачем рисковать?
Леся
Статус неизвестенЛеся
[e-mail скрыт]
Минск
Группа: Модераторы
#62[173313] 9 апреля 2010, 13:28
УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА В СВЯЗИ С ПЕРЕВОДОМ К ДРУГОМУ НАНИМАТЕЛЮ
Свиток: статья Трудового кодекса

Статья 35.
Основания прекращения трудового договора
Трудовой договор может быть прекращен только по основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом.
Основаниями прекращения трудового договора являются:
1) соглашение сторон (статья 37);
2) истечение срока трудового договора (пункты 2 и 3 статьи 17), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по собственному желанию (статья 40), или по требованию работника (статья 41), или по инициативе нанимателя (статья 42);
4) перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность;5) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации;
6) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 44);
7) расторжение трудового договора с предварительным испытанием (статья 29).
Свиток: комментарий 1
Chiardi писал(а):
Если работник работает по контракту, то наниматель и работник должны согласовать дату увольнения, даже при увольнении в порядке перевода. Если нанимателя не устраивает дата, предложенная работником, то нет соглашения сторон, соответственно нет и причин для увольнения.
Цитата:

Прекращение трудового договора в связи с переводом работника с его согласия к другому нанимателю возможно по инициативе как со
стороны работника, так и со стороны нанимателя.
Для решения вопроса о прекращении трудового договора по этому основанию необходимо иметь согласие 3-х сторон:

1. нанимателя, у которого трудится работник;

2. нанимателя, у которого будет работать работник;

3. самого работника.

При этом важно знать, что дать согласие на перевод - это право нанимателя, а не обязанность.

Таким образом, увольнение в порядке перевода работника к другому нанимателю происходит по следующей схеме:

- Новый (предполагаемый) наниматель направляет письмо нанимателю работника с просьбой уволить работника в порядке
перевода.
- Наниматель работника при согласии накладывает на письмо удовлетворительную резолюцию и издает приказ об увольнении
работника в порядке перевода.
Свиток: комментарий 2
Цитата:


Перевод к другому наниамтелю является постоянным переводом и влечет за собой прекращение прежнего и заключение нового трудового договора/ контракта. В соответствии с п.2 ст.16 перевод работника от одного нанимателя к другому возможено только при наличии всех трех сторон: прежнего нанимателя, нового нанимателя и самого работника. Если инициатором увольнения в поярдке перевода является работник, то он подает соответствующее заявление нанимателю. Согласно Закону от 20.07.2007 обязанность нанимателя принять приглашенного работника в порядке перевода действует в течении одного месяца со дня приглашения, если стороны не договорились об ином сроке . Сцелью избежания возможных судебных споров необходимо согласовать срок увольнения от прежнего нанимателя и срок поступления к новому нанимателю.Наниматель, давший согласие на прием работника в порядке перевода, не вправе односторонне аннулировать указанное соглашение, а так же необоснованно отказать в заключении трудового договора/контракта. Причем, принять он обязан работника на тех условиях, о котороых они договаривалиь, прежде чем прийти к согласию на перевод. В случае отказа работник имеет право обратиться в суд.
Принимая работника на работу, новый наниматель не имеет право устанавливать ему предварительное испытание
Статья 28.
Трудовой договор с предварительным испытанием
Предварительное испытание при заключении трудового договора не устанавливается для:
1) работников, не достигших восемнадцати лет;
2) молодых рабочих (служащих) по окончании учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического образования;
3) молодых специалистов по окончании учреждений, обеспечивающих получение среднего специального и высшего образования;
4) инвалидов;
5) временных и сезонных работников;
6) при переводе на работу в другую местность либо к другому нанимателю;
7) при приеме на работу по конкурсу, по результатам выборов;
8) в других случаях, предусмотренных законодательством.
Правовое регулирование указанного вида перевода предусматривает дополнительные гарантии прав работника, как то предоставление ТО до истечения шести месяцев работы у нового нанимателя
Статья 166.
Условия предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год
Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через шесть месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей.
До истечения шести месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:
....
3) работникам, принятым на работу в порядке перевода;
.....
Свиток: образец приглашения, приказов и записи в трудовую нижку
Цитата:
ООО «А»
Директору
Иванову И.И.



Исх. №____________________ г.Минск
От «___» __________ 200__ г.



ПРИГЛАШЕНИЕ



Уважаемый Иван Иванович, просим Вас уволить с работы Петрова Петра Петровича, водителя автомобиля 3-го разряда, в порядке перевода (п.4 ст.35 ТК РБ). В свою очередь ОАО «Б» данным приглашением обязуется в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления о приеме на работу принять Петрова Петра Петровича на постоянную работу водителем автомобиля 3-го разряда.



Директор ОАО «Б» ______________ /С.С.Сидоров



С переводом на постоянную работу в ОАО «Б» согласен ______________/П.П.Петров





ПРИКАЗ № ______

«____» __________ 200__ г. г.Минск



Об увольнении



ПРИКАЗЫВАЮ:

Уволить Петрова Петра Петровича с работы «___» __________ 200__ г. в связи с переводом к другому нанимателю (п.4 ст.35 ТК РБ).
Основания: 1. Приглашение ОАО «Б», исх. № от «____» _________ 200_ г.
2. Заявление Петрова П.П.



Директор ______________________/______________



С приказом ознакомлен ______________________/______________
(Ф.И.О.)
«___» _________ 200_ г.



С переводом на постоянную работу

в ОАО «Б» согласен _____________________/______________
(Ф.И.О.)
«___» _________ 200_ г.



Образец записи в гр.3 трудовой книжки «сведения о приеме на работу,
о переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой
на статью, пункт закона)»: «Уволен с работы порядке перевода в _____________
_________________________ (п.4 ст.35 ТК РБ)». (наименование
приглашающей организации)



ПРИКАЗ № ______

«___» __________ 200_ г. г.Минск



О приеме на работу



ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять Петрова Петра Петровича на работу в порядке перевода «___» _________ 200__ г. водителем автомобиля 3-го разряда с заключением трудового договора, договора о полной индивидуальной материальной ответственности с окладом согласно штатному расписанию.

Основания: 1. Трудовой договор от «____» __________ 200__ г. №___
2. Заявление Петрова П.П. от «____» __________ 200__ г.
3. Приглашение ОАО «Б», исх. № ____ от «____» ________ 200__ г.



Директор ______________________/______________



С приказом ознакомлен ______________________/______________
(Ф.И.О.)
«___» _________ 200__ г.



Образец записи в гр.3 трудовой книжки «сведения о приеме на работу, о переводе на другую работу и увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона»: «Принят на работу в порядке перевода водителем автомобиля 3-го разряда».
ПыСы: при увольнении работника полностью рассчитывают-заработная плата за отработнное время и компенсация за неиспользованные отпуск
от тяжелой работы еще никто не умирал.Это верно. Но зачем рисковать?
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#63[174620] 17 апреля 2010, 7:48
Цитата:
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА
Свиток: СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА НА ЭТАПЕ ФОРМИРОВАНИЯ

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), в организации работы с личными делами выделяется три основных этапа:
1) формирование личного дела;
2) ведение личного дела;
3) учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.
В соответствии с п.5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется. Лишь после издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) собранные документы располагаются в деле в последовательности, определенной п.6 Инструкции:
- внутренняя опись документов личного дела;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
- заявление о приеме на работу;
- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их представления в кадровую службу. Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности наниматель может потребовать от претендента на должность сначала копии документов об образовании, затем претендентом на работу будет заполнен личный листок по учету кадров, далее он напишет заявление о приеме на работу, автобиографию, и лишь после этого работником кадровой службы будут заполнены внутренняя опись и дополнение к личному листку. Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке.
Необходимость включения перечисленных выше документов в состав личного дела определена многолетней практикой ведения личных дел. Личный листок по учету кадров и дополнение к нему, копии документов об образовании, заявление и приказ о приеме на работу - традиционные документы личного дела, без которых информационная емкость последнего сводится к минимуму, теряется сам смысл ведения личного дела как такового. Составление внутренней описи документов личного дела предусмотрено требованиями, предъявляемыми к оформлению дел при их подготовке к передаче в архив, в частности подп.5.1.20 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (специфика оформления личных дел заключается в том, что внутренняя опись заполняется по мере включения документов в состав личного дела, а не после прекращения его ведения при подготовке к передаче в архив организации).
В личные дела отдельных категорий работников при формировании дополнительно включаются следующие документы:
- декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
- обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
- контракт (для государственных служащих);
- справка-объективка;
- анкета;
- копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
- копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
- копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.).
Необходимость включения в личное дело декларации о доходах определена ст.25 Закона РБ от 14.06.2003 № 204-З «О Государственной службе в Республике Беларусь». Соответствующие документы представляются и подписываются главным образом государственными служащими (лицами, уполномоченными на выполнение государственных функций), в личные дела которых и помещаются.
Несколько иначе обстоит дело с контрактами государственных служащих. Согласно п.7 Инструкции контракты с государственными служащими в обязательном порядке подлежат включению в состав личных дел. Эта норма фактически закрепляет сложившийся в большинстве государственных органов порядок - почти все работники в них относятся к категории государственных служащих, с которыми заключение контрактов обязательно и на которых ведение личных дел согласно п.2 Инструкции также обязательно. Таким образом, формирование контрактов с государственными служащими в личные дела, систематизированные по алфавиту фамилий, удобно в работе (обеспечивает оперативный поиск этих документов) и придает самим личным делам достаточную информационную насыщенность.
Вместе с тем частью второй п.8 Инструкции установлено, что по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) трудовые договоры (контракты) с работниками могут включаться в состав личных дел. Указанная норма не противоречит п.7 Инструкции и обусловлена тем, что личные дела во многих организациях ведутся не на всех работников. На этом основании возникает вопрос, как формировать в дела трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых личные дела не ведутся.
Специальные правила, регулирующие порядок формирования в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками, не утверждены (за исключением уже упомянутой нормы Инструкции, определяющей порядок формирования в дела контрактов с государственными служащими), поэтому их следует помещать (подшивать) в дела в соответствии с общими правилами, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Исходя из этого, трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками, могут формироваться как в личные дела, так и в отдельное дело по алфавиту фамилий работников или по хронологии в пределах делопроизводственного года. На обложке такого дела указывается заголовок: «Трудовые договоры (контракты) с работниками организации (предприятия, завода и т.п.)», а само дело включается в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором оно будет храниться (кадровая служба), и в сводную номенклатуру дел организации.
Возможен и третий вариант - смешанный. В этом случае трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых ведутся личные дела, можно включать в состав этих дел, а трудовые договоры (контракты) с остальными работниками - формировать в отдельное дело. В этом случае в номенклатуре дел в графе «Примечание» напротив заголовка дела с трудовыми договорами следует пометить, что трудовые договоры с работниками, на которых ведутся личные дела, включены в состав личных дел. Очевидно, что этот вариант не очень удобен, так как в ряде случаев может вызвать затруднения при поиске необходимого трудового договора (контракта).
Справка-объективка содержит биографические сведения о работнике. Составляется, как правило, на работников, представляемых к назначению на должности либо к поощрению (награждению). Если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации (в вышестоящий орган), в личное дело работника подшивается ее копия.
Анкета заполняется в тех случаях, когда в личном деле необходимо иметь дополнительные сведения о работнике, не предусмотренные графами личного листка по учету кадров (примечание 1). Необходимость заполнения анкеты при приеме на работу определяется, как правило, ведомственными нормативными правовыми актами. Наиболее распространен этот вид документа в высших органах государственной власти и управления, а также силовых структурах (органах КГБ, МВД). Заполнение анкеты предусмотрено и постановлением Совета Министров РБ от 10.04.2004 № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам». Однако в этом случае анкета в личное дело работника не подшивается, так как направляется в соответствующую структуру КГБ для осуществления проверки.
Трудовым законодательством Республики Беларусь предусмотрено назначение на некоторые должности по результатам выборов или конкурса. В частности, частью второй ст.254 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) определено, что собственник имущества организации или уполномоченный им орган вправе устанавливать в учредительных документах организации процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации (проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др.); ст.319 ТК предусмотрены особенности регулирования труда творческих, педагогических научных работников, в т.ч. конкурсное замещение должностей. Копии (выписки) соответствующих документов согласно п.7 Инструкции также подлежат включению в личное дело работника (примечание 2). Следует помнить, что копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, а выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В любом случае копия (выписка), включаемая в личное дело, должна быть заверена в установленном порядке.
Исходя из п.7 Инструкции в личные дела материально ответственных лиц подлежат включению договоры о материальной ответственности. Так как личные дела ведутся не на всех материально ответственных лиц, принцип формирования соответствующих договоров в дела аналогичен принципу формирования в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками.
В личные дела некоторых категорий работников включаются также направления на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.). Направление - это документ, послуживший основанием для издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу. Наряду с направлением на работу к этой категории документов относятся заявления, протоколы заседаний Ученых советов о замещении вакантных должностей по конкурсу и т.п. Таким образом, Инструкция предполагает включение в состав личных дел работников практически всех документов (или их копий), послуживших основанием для издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).
В связи с этим возникает вопрос, куда формировать документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено. Согласно установленным правилам, соответствующие документы должны подшиваться в отдельное дело. Обычно данное дело имеет заголовок: «Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки и др.), не вошедшие в состав личных дел». В него включаются документы, составленные не принятыми претендентами на работу (личные листки по учету кадров и др.), основания для издания распорядительных документов, не включаемые в состав личных дел (например, о командировании, предоставлении отпуска и др.), а также основания для издания распорядительных документов, фиксирующих трудовые отношения с работниками, на которых личные дела не ведутся (заявления о приеме, переводе, увольнении и др.). Срок хранения такого дела в соответствии с п.224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, составляет 3 года.
Все указанные документы помещаются в личное дело перед копией (выпиской) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Таким образом, этап формирования личного дела при приеме на работу (назначении на должность) завершается включением в него копии (выписки) соответствующего распорядительного документа. Необходимо обратить внимание, что некоторые из перечисленных документов могут быть включены в состав личного дела уже после того, как оно будет сформировано (например, справка-объективка может быть составлена спустя несколько лет после приема работника). В этом случае личное дело переформированию не подлежит. Согласно п.8 Инструкции в сформированное личное дело все включаемые в последующем документы подшиваются в хронологическом порядке. На основании сказанного, после включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) начинается этап ведения личного дела.

Примечание 1. По своей сути и содержанию личный листок - это анкета, содержащая установленную совокупность данных о работнике. Не случайно в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и личному листку, и дополнению к личному листку, как видам документов, по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы» присвоен код 050 («Анкета»).
Примечание 2. Копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей), копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом), копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации.

31.01.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Свиток: ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документы, включаемые в состав личного дела (заявления, приказы и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.
Внутренняя опись составляется после оформления личного дела и содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), к таким нормативным правовым актам относятся Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (п.8.2), и Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п.5.1.20), в которых содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела.
Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения (примечание); во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е. по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в этом деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому согласно п.10 Инструкции во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). При оформлении других дел (в частности, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.
Инструкцией установлена форма внутренней описи документов личного дела, заголовочная часть которой имеет следующий вид:

№ п/п Название и заголовок документа Дата документа Индекс документа Номера листов дела Дата включения документа в личное дело Примечание
1 2 3 4 5 6 7

Внутренняя опись включает семь граф.
В графе 1 указывается порядковый номер, под которым документ включен в личное дело.
Согласно п.6 Инструкции под первым номером в описи всегда будет указан личный листок по учету кадров, под вторым - дополнение к личному листку по учету кадров и т.д.
В графе 2 указывается название и заголовок документа.
Название документа - это обозначение его вида, которое оформляется на самом документе. Вид - это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, приказ, протокол, автобиография, аттестационный лист, диплом, аттестат и т.д.).
Название вида документа оформляется на каждом документе, за исключением письма. Письма, как правило, в состав личных дел не включаются, кроме случаев увольнения работников в порядке перевода на другую работу (к другому нанимателю). В этом случае в графе 2 внутренней описи делается следующая запись:
«Письмо об увольнении в порядке перевода на другую работу (к другому нанимателю)».
Из приведенного выше примера следует, что название документа должно быть дополнено заголовком. Заголовок - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, постановлениях, решениях) и письмах он формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «О присвоении квалификационной категории», «Об увольнении в порядке перевода на другую работу» и т.д.
Падежные согласования названий некоторых видов документов, включаемых в состав личного дела, и формулируемых к ним заголовков приведены в таблице.

Название вида документа На какой вопрос отвечает заголовок Пример формулировки заголовка
приказ о чем? о приеме на работу
список чего? научных трудов и изобретений
диплом о чем? об окончании высшего учебного заведения
кого? доктора наук
аттестат о чем? об окончании общеобразовательной школы
кого? профессора
заявление о чем? о переводе на другую работу
характеристика кого? Сидорчука Андрея Николаевича
протокол чего? общего собрания трудового коллектива об избрании на должность

Некоторые документы в личное дело включаются не в подлинниках, а в копиях. В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой. Например:
«Приказ о приеме на работу. Копия».
Разновидностью копий являются выписки. Выписка - это копия части документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов само слово «выписка» включается в название вида документа, в частности: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Поэтому в графе 2 внутренней описи название и заголовок документа в соответствующих случаях формулируется следующим образом:
«Выписка из приказа о приеме на работу»;
«Выписка из приказа о присвоении квалификационных категорий» и т.п.
В графе 3 внутренней описи указывается дата документа.
Датой документа, как правило, является дата его подписания, для утверждаемых документов - дата утверждения. Датой протокола является дата проведения протоколируемого мероприятия (собрания, заседания, совещания), акта - актируемого события.
В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах установлено два способа: словесно-цифровой и цифровой.
При цифровом способе все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр - день месяца, вторая - порядковый номер месяца, последние четыре цифры - год (без буквы «г»). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить ноль. Например, дату «2 января 2008 г.» следует оформлять так: 02.01.2008.
Нормативные акты по делопроизводству предусматривают оформление даты в документах цифровым способом. Словесно-цифровой способ допускается использовать при оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, а также нормативных правовых актах Республики Беларусь. Во внутренней описи дата вписывается цифровым способом независимо от того, каким способом она оформлена на подлиннике или копии документа, включенного в личное дело, например: 08.09.2008.
В графе 4 указывается индекс документа.
Регистрационный индекс - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, признаком вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.
Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регистрационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистрации в пределах календарного года.
К примеру, регистрационный индекс приказа по основной деятельности, протокола, как правило, включает только регистрационный номер (индекс и номер совпадают): № 1, № 2 и т.д. Регистрационный индекс приказа по личному составу 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводе, увольнении и др.) кроме регистрационного номера содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов: № 1-к, № 2-к и т.д. Регистрационный индекс письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ после исполнения: № 1-15/118, где 1-15 - индекс дела по номенклатуре, 118 - порядковый номер.
В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело. Должна указываться точная календарная дата, когда документ был подшит в дело, например: 18.09.2008.
Для всех документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, дата, указываемая в графе 6, будет одинаковой. Это обусловлено тем, что согласно Инструкции организация работы с личным делом работника включает в себя три основных этапа:
1. Формирование личного дела.
2. Ведение личного дела.
3. Учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.
В соответствии с п.5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется. Лишь после издания распорядительного документа о приеме (назначении) на работу собранные документы располагаются в деле в последовательности, определенной п.6 Инструкции.
Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их представления в кадровую службу. Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности наниматель может потребовать от претендента на должность сначала документы об образовании, затем претендентом на работу будет заполнен личный листок по учету кадров, затем он напишет заявление о приеме на работу, автобиографию, и лишь после этого работником кадровой службы будут заполнены внутренняя опись и дополнение к личному листку. Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке.
Следовательно, датой включения в личное дело документов, предусмотренных п.6 Инструкции, будет являться дата формирования личного дела, которая должна совпадать с датой включения в него копии приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Вместе с тем дата включения приказа о приеме на работу не обязательно должна соответствовать дате самого приказа.
В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника. В частности, в графе «Примечание» может отражаться изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями и др.
В конце внутренней описи оформляется заверительная надпись, отражающая количество включенных в нее листов. Так как внутренняя опись заполняется по ходу ведения личного дела, заверительная надпись составляется после закрытия личного дела при подготовке его к передаче на хранение в архив организации.
Следует обратить внимание, что листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, закрепленное в нормативных документах по архивному делу и делопроизводству.
В приложении приведен пример заполнения внутренней описи документов личного дела.

Примечание. Согласно требованиям нормативных документов по архивам и делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив, что в свою очередь предполагает их полное оформление. Полное оформление кроме составления внутренней описи включает в себя нумерацию листов дела, составление надписи листа-заверителя дела, переплет (подшивку) дела и др. Дела, не передаваемые в архив, подлежат частичному оформлению: такие дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, лист-заверитель не составляется и т.д.

31.01.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение

Внутренняя опись
документов личного дела № 115, Сидорчук Андрей Николаевич

№ п/п Название и заголовок документа Дата документа Индекс документа Номера листов дела Дата включения документа в личное дело Приме-чание
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров 1 30.03.2008
2 Личный листок по учету кадров 30.03.2008 2-3 30.03.2008
3 Список научных трудов 4-6 30.03.2008
4 Автобиография 30.03.2008 7 30.03.2008
5 Диплом об окончании Белгосуниверситета. Копия 22.06.1993 ТВ-I № 032492 8 30.03.2008
6 Диплом кандидата наук. Копия КН 01913 9 30.03.2008
7 Заявление о приеме на работу 28.03.2008 10 30.03.2008
8 Приказ о приеме на работу. Копия 29.03.2008 45-к 11 30.03.2008


Итого ____________________________________________________________ документов*
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи* __________________________________________
(цифрами и прописью)

______________
"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#64[174627] 17 апреля 2010, 7:58
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА
Свиток: СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.
Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:
- постоянного хранения;
- временного (свыше 10 лет) хранения;
- по личному составу.
Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.
Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).
В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.
Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.
Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.
Основными категориями документов по личному составу, включаемыми в опись дел по личному составу кадровой службы, являются:
- приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));
- личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);
- личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);
- список (штатно-списочный состав) работников организаций;
- протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).
Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).
Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.
Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:
- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
- правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
- качество подшивки или переплета дела;
- правильность нумерации листов дела;
- наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;
- наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;
- правильность оформления обложки дела.
В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.
После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.
Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.
При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.
Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).
Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.
Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).
Пример
Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:
«Приказы № 1-115 директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»
«То же. № 116-231. Т.2».
Пример
Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:
«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».
«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».

Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.
В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.
Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- список (штатно-списочный состав) работников;
- личные карточки уволенных работников;
- личные дела уволенных работников;
- протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;
- невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;
- документы расследований несчастных случаев.
При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).
Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.
Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.
В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.
Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.
Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.
Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.
Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.
Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.
Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.
Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.
Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).
Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.
Пример
№ 3 л/с-2007, где 3 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2007 - год, в котором были заведены дела (примечание 1), включенные в опись.

В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).
Пример
«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».

Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2) и утверждается руководителем кадровой службы.
Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.
Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.
Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.
На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.
Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.
Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).

Примечание 1. Для личных дел - год увольнения работника.
Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1


(наименование организации)

(наименование структурного подразделения)


УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
	 
Опись № _____

(название раздела)


п/п Индекс дела
(тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела
(тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
1 2 3 4 5 6 7



В данную опись внесено __________________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № __________ по № _______, в т.ч.:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи ___________ № __________
Дата

Передал дел.
(цифрами и прописью)

Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата

Принял дел.
(цифрами и прописью)

Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата

______________
* При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

     
Приложение 2

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
(Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»

Отдел кадров

УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела кадров
Подпись В.С.Селеменя
14.04.2007

Опись № 3 л/с-2006

Отдел кадров


п/п Индекс дела
(тома, части) Заголовок дела
(тома, части) Дата дела
(тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме-чание
1 2 3 4 5 6 7
1 3-2*
Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение)**
02.01.2006 31.12.2006 154 75 лет
2 3-9 Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 2006 15 75 лет
3 3-9 То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 2006 10 75 лет
Личные дела уволенных работников
4 57***
Алексейчиков Андрей Петрович 30.12.1999
20.12.2006 25 75 лет
5 153 Бирюков Владимир Олегович 10.02.2001
15.11.2006 38 75 лет

<…>

12 54 Федосов Владимир Васильевич 15.05.1999 03.10.2006 18 75 лет
Невостребованные
трудовые книжки
13 Адамович Игорь Васильевич 10.12.2006 50 лет После уволь-нения

В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
12.04.2007

СОГЛАСОВАНО
Зав. канцелярией
Подпись Н.А.Кохан
13.04.2007

Передал 14 (четырнадцать) дел по личному составу.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
15.04.2007

Принял 14 (четырнадцать) дел по личному составу.

Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская
15.04.2007

______________
* Переносится из номенклатуры дел.
** В представленном примере предполагается, что приказы по личному составу ведутся в кадровой службе.
*** Переносится из книги учета личных дел.

    
Приложение 3

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»

Отдел кадров

УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела кадров
Подпись В.С.Селеменя
14.04.2007

Опись № 3 л/с-2005-2006

Отдел кадров


п/п Индекс дела
(тома, части) Заголовок дела
(тома, части) Дата дела
(тома, части) Коли-
чество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме-чание
1 2 3 4 5 6 7
2002
1 3-2 Приказы № 1-102 директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение). Т.1 02.01.2005 31.07.2005 251 75 лет
2 3-2 То же с № 103 по № 200. Т.2 01.08.2005
31.12.2005 120 75 лет
3 3-9 Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Я» 2002 15 75 лет
Личные дела уволенных работников
4 110 Абрамович Иван Иванович 30.01.2000
12.12.2005 15 75 лет
5 46 Олехнович Татьяна Петровна 15.02.1999
11.11.2005 19 75 лет

<…>

10 57 Сынковицкий Алексей Евстигнеевич 07.07.1999
09.05.2005 38 75 лет
2003
11
3-2 Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение) 02.01.2006 31.12.2006 154 75 лет
12 3-9 Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 2006 15 75 лет
13 3-9 То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 2006 10 75 лет
Личные дела уволенных работников
14 57 Алексейчиков Андрей Петрович 30.12.1999
20.12.2006 25 75 лет
15 153 Бирюков Владимир Олегович 10.02.2001
15.11.2006 38 75 лет

<…>

19 54 Федосов Владимир Васильевич 15.05.1999 03.10.2006 18 75 лет
Невостребованные
трудовые книжки
20 Адамович Игорь Васильевич 10.12.2006 50 лет После уволь-нения

В данную опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
12.04.2007

СОГЛАСОВАНО
Зав. канцелярией
Подпись Н.А.Кохан
13.04.2007

Передал 20 (двадцать) дел по личному составу.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
15.04.2007

Принял 20 (двадцать) дел по личному составу.

Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская
15.04.2007

    
Приложение 4

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»

Отдел кадров

УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела кадров
Подпись В.С.Селеменя
14.04.2007

Опись № 3 л/с-2006

Отдел кадров


п/п Индекс дела
(тома, части) Заголовок дела
(тома, части) Дата дела
(тома, части) Коли-
чество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме-чание
1 2 3 4 5 6 7
Личные дела уволенных работников
1 57 Алексейчиков Андрей Петрович 30.12.1999
20.12.2006 25 75 лет
2 153 Бирюков Владимир Олегович 10.02.2001
15.11.2006 38 75 лет

<…>

17 54 Федосов Владимир Васильевич 15.05.1999 03.10.2006 18 75 лет

В данную опись внесено 17 (семнадцать) дел с № 1 по № 17.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
12.04.2007

СОГЛАСОВАНО
Зав. канцелярией
Подпись Н.А.Кохан
13.04.2007

Передал 17 (семнадцать) дел по личному составу.

Инспектор отдела кадров Подпись А.П.Свито
15.04.2007

Принял 17 (семнадцать) дел по личному составу.

Зав. архивом Подпись И.П.Глазовская
15.04.2007

"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#65[174632] 17 апреля 2010, 8:03
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА
Свиток: ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Пунктами 19 и 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел.
Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: № личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.
Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный личному делу при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).
Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Пример
Приказ о приеме на работу Янушевича Иосифа Павловича был подписан 26 марта 2007 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 28 марта, а в отдел кадров была передана 31 марта и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Янушевича Иосифа Павловича будет считаться сформированным 31 марта 2007 г. и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

Если в организации журнал (книга) учета личных дел не велся, то после заведения соответствующего журнала (книги) все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников должны быть поставлены на учет одновременно.
В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата соответствует дате из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дата в конце описи проставляется работником кадрового подразделения и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.
Пример оформления журнала (книги) учета личных дел приведен в приложении.
Для обеспечения оперативного поиска личных дел кроме журнала (книги) целесообразно вести также вспомогательную алфавитную картотеку (примечание 1). Алфавитную картотеку рационально вести в том случае, если личные дела систематизированы в кадровой службе не по алфавиту фамилий работников, а по порядку регистрационных номеров личных дел (п.19 Инструкции допускает и тот, и другой порядок систематизации личных дел в делопроизводстве). Нормативными правовыми актами не определена форма карточки учета личного дела, поэтому ее оформляют произвольно. Не установлена также обязательная структура такой картотеки. Вместе с тем представляется целесообразным делить алфавитную картотеку на два блока: личные дела работающих и личные дела уволенных. По мере увольнения работников карточки будут перемещаться из первого блока во второй. Из последнего блока алфавитные карточки будут передаваться в архив организации одновременно с личными делами, где будут формироваться в справочную картотеку архива.
В кадровой службе могут вестись и иные вспомогательные картотеки, сформированные по различным признакам, например: картотека по структурно-алфавитному признаку (примечание 2), отдельные картотеки на личные дела работающих в организации пенсионеров, работников, имеющих ученые степени (звания), и др. Вспомогательные картотеки оказывают большую помощь в оперативном поиске необходимой информации при подготовке отчетов по кадрам и заполнении статистических форм.

Примечание 1. Кроме специальной алфавитной картотеки номера личных дел могут фиксироваться также в личных учетных карточках работников ф.Т-2.
Примечание 2. В такой картотеке карточки на личные дела распределяются по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений - по алфавиту фамилий. Это позволяет быстро выбрать личные дела всех работников требуемого структурного подразделения.

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Приложение

ЖУРНАЛ (КНИГА) УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ

№ личного дела Фамилия, имя, отчество работника Дата
постановки на учет Отметка о снятии с учета
1 2 3 4
1 Носевич Вячеслав Леонидович 22.02.1998
2 Смиловицкий Игорь Семенович 22.02.1998 31.03.2001 Подпись
3 Синеокова Юлия Николаевна 22.02.1998

<…>

115 Янушевич Иосиф Павлович 31.03.1999

"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#66[174633] 17 апреля 2010, 8:06
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА
Свиток: ПОДГОТОВКА ЛИЧНЫХ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.
Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.
В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче в архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст.216 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, установлен 75-летний срок хранения.
Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п.23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.
Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется согласно требованиям законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.
Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).
Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2006 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2006 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2007 г.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- составление заверительной надписи дела;
- описание дела на обложке.
Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно (примечание 1).
Внутренняя опись составляется к делам, которые включают документы, сформированные по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела, например внутренние описи к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами и т.п.
Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве. Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями (п.5.1.21 Основных правил работы архивов организаций) в конце внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, отображающая цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно от листов дела. Завершенная опись должна быть заверена (подписана) работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив.
Пример оформления внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством, приведен в приложении 1.
В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист-заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается.
Форма листа-заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 2. Пример заполнения листа-заверителя личного дела приведен в приложении 3.
Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.
Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.
В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение) (примечание 2), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Пример
(Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь)
(Госкомархив)

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
(Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»

Отдел кадров

В данном примере старое название вышестоящей организации («Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь») заключено в скобки, а новое название («Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь») дописано ниже.
После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты приказов о приеме и увольнении работников (примечание 3). Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например:
Начато: 29.03.1999.
Окончено: 15.08.2007.
Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.
Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов. При этом следует помнить, что согласно Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82, для личных дел руководящих работников государственных органов, работников, имеющих почетные звания, государственные премии, награды, ученые степени и звания, устанавливается срок хранения «постоянно».
Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.
Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя:
- номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, - присваивается соответствующим архивом);
- номер описи;
- номер дела по описи.
Например: Ф.32. Оп.2-л/с. Д.420.
Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 4.

Примечание 1. На тома разбиваются дела, объем которых превышает 250 листов.
Примечание 2. Например, при реорганизации или ликвидации организации (структурного подразделения).
Примечание 3. Датами приказов являются даты их подписания.

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1

Пример оформления внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством

Внутренняя опись
документов личного дела № 115, Янушевич Иосиф Павлович


п/п Название
и заголовок
документа Дата
документа Индекс
документа Номера
листов дела Дата включения документа в личное дело Приме-чание
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение 1 30.03.1999
к личному листку
по учету кадров
2 Личный листок 2-3 30.03.1999
по учету кадров 31.03.1999
3 Список научных 4-6 30.03.1999
трудов
4 Автобиография 30.03.1999 7 30.03.1999
5 Диплом 22.06.1993 ТВ-I 8 30.03.1999
об окончании
Белгосуниверситета. № 032492
Копия
6 Диплом кандидата КН 01913 9 30.03.1999
наук. Копия
7 Заявление 28.03.1999 10 30.03.1999
о приеме на работу
8 Приказ о приеме 29.03.1999 45-к 11 30.03.1999
на работу. Копия

28 Приказ 15.08.2007 51-к 42 15.08.2007
об увольнении. Копия


Итого 28 (двадцать восемь) документов.
Количество листов внутренней описи - 3 (три).

Начальник отдела кадров Подпись А.П.Свито
07.03.2008*

* Итоговая запись о количестве листов дела, листов внутренней описи, а также подпись работника кадровой службы (специалиста по кадрам) оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив организации, как правило, в году, следующем за годом завершения дела в делопроизводстве.

Приложение 2

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____

В деле подшито и пронумеровано ______________________________________________
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________ лист(ов),
в том числе: литерные листы* _____________________________________________________;
пропущенные номера _____________________________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________________________

Особенности физического состоянияи
и формирования дела Номера листов
1 2



Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи
составившего заверительную
надпись

Дата

__________________
* Строки «литерные листы», «пропущенные номера», а также таблица «Особенности физического состояния и формирования дела» заполняются при наличии соответствующих листов, номеров и особенностей.

Приложение 3

Пример заполнения листа-заверителя личного дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ЛИЧНОГО ДЕЛА № 115
ЯНУШЕВИЧ Иосиф Павлович

В деле подшито и пронумеровано 42 (сорок два) листа
+ 3 (три) листа внутренней описи

Начальник отдела кадров Подпись А.П.Свито
07.03.2008

Приложение 4

Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив

Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский
центр электронной документации» (БелНИЦЭД)

Отдел кадров

Личное дело № 115
Янушевич Иосиф Павлович
Начато: 29.03.1999.
Окончено: 15.08.2006

На 42 листах

Хранить 75 лет

Ф.
Оп.
Д.


"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#67[174635] 17 апреля 2010, 8:07
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА
Свиток: ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ, ПРОВЕРКА ИХ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ

Под оперативным понимается хранение дел в организации с момента их заведения до передачи в архив организации или уничтожения.
Порядок оперативного хранения личных дел определяется в главе 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).
Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, форма которой приведена в приложении 4 к Инструкции (примечание 1). Данная форма разработана на основе формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Государственным стандартом СССР (ГОСТ) 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования», Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция), и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила).
При заведении личного дела на его обложку выносятся:
- наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
- наименование организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело);
- индекс (номер) личного дела (указывается по журналу (книге) учета личных дел);
- заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже).
Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:
- «дата (крайние даты) дела» («Начато: _____» и «Окончено: ____») (примечание 2);
- «количество листов в деле» («На ______ листах»);
- «срок хранения дела» («Хранить _____»).
Пример оформления обложки личного дела при его заведении приведен в приложении 1 к данному материалу.
Указанные выше реквизиты полностью оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив организации после увольнения работника.
Обложка личного дела отличается от формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Примерной инструкцией и Основными правилами, тем, что на ней конкретизируется вид дела («Личное дело»), индекс дела указывается не по номенклатуре дел, а по отдельному журналу (книге) учета личных дел, в качестве заголовка дела указываются фамилия, имя и отчество работника, на которого заведено личное дело (примечание 3).
При этом следует помнить, что если в период формирования и ведения личного дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
Личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел и располагаться по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Подпунктом 10.1 Примерной инструкции установлено, что на этапе оперативного хранения дела должны располагаться в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В соответствии с п.22 Инструкции руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет должен назначать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел.
Пример оформления такого приказа приведен в приложении 2 к данному материалу.
Проверке подлежат дела, находящиеся на оперативном хранении, т.е. не переданные в архив организации (примечание 4). Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации. В акте могут быть указаны конкретные предписания по устранению выявленных недостатков и нарушений. В случае если актом предписывается достаточно большое количество действий, руководителем организации может быть издан отдельный приказ об устранении недостатков и нарушений в оформлении, ведении и хранении личных дел.

Примечание 1. Согласно ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.
Примечание 2. Датами начала и окончания личного дела являются даты приказов (распоряжений, постановлений, решений) о приеме на работу (назначении на должность) и увольнении с работы (освобождения от занимаемой должности).
Примечание 3. Индекс дела указывается не по номенклатуре дел, а по отдельному журналу (книге) учета личных дел в связи с тем, что все личные дела включаются в номенклатуру дел организации под одним индексом.
Примечание 4. Проверка личных дел, находящихся на хранении в архиве организации, осуществляется в рамках проверки наличия и состояния дел архива в соответствии с подп.6.8 Основных правил.

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1

Пример оформления обложки личного дела при его заведении

Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)
Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский
центр электронной документации» (БелНИЦЭД)
Отдел кадров

Личное дело № 115

Янушевич Иосиф Павлович

Начато: ________________
Окончено: ______________
На ______ листах
Хранить _______________

Приложение 2

Пример приказа о проведении проверки наличия и состояния личных дел

Государственный герб
Республики Беларусь

Дзяржаўная ўстанова
«Беларускi навукова-даследчы цэнтр
электроннай дакументацыi»
БелНДЦЭД
ЗАГАД
02.05.2007 № 54
г.Мiнск Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский
центр электронной документации»
БелНИЦЭД
ПРИКАЗ

г.Минск

О проведении проверки
наличия и состояния личных дел

Основание: постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников».
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести проверку наличия и состояния личных дел работников БелНИЦЭД с 02.05.2007 по 31.05.2007.
2. Создать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников БелНИЦЭД в составе:
Председатель - ученый секретарь З.А.Кривошей
Члены комиссии: 1. Секретарь Н.А.Кохан
2. Начальник отдела кадров В.С.Селеменя.
3. Председателю комиссии З.А.Кривошею в случае выявления недостатков и нарушений в оформлении, ведении и хранении личных дел по результатам проверки подготовить акт и представить его на утверждение директору до 04.06.2007.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора центра В.В.Соловьеву.

Директор центра Подпись В.Л.Носевич

Визы

"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#68[174637] 17 апреля 2010, 8:10
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА
Свиток: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ: ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Порядок использования личных дел определен в п.21 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция): личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям только с разрешения руководителя организации в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
К актам законодательства, устанавливающим такой порядок, относятся:
- Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция), - регламентирует вопросы выдачи дел, находящихся на оперативном хранении);
- Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила), - определяют порядок выдачи дел из архива организации).
С учетом требований этих нормативных правовых актов Инструкцией установлено, что для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (примечание 1), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело.
Пример оформления контрольной карточки приведен в приложении 1 к данному материалу.
Контрольная карточка помещается на место выданного дела, что позволяет оперативно определить местонахождение каждого выданного во временное пользование дела и ожидаемый срок его возврата.
При выдаче личных дел сторонним организациям следует помнить, что согласно Примерной инструкции выдача дел сторонним организациям осуществляется по актам (п.10.2). Форма такого акта нормативными правовыми актами по делопроизводству не установлена, однако в Основных правилах имеется форма акта выдачи во временное пользование дел из архива организации (приложение 2 к материалу).
На основании этой формы и с учетом общих правил составления и оформления актов в организации может быть разработана форма акта выдачи во временное пользование дел, находящихся на оперативном хранении.
Пример оформления такого акта приведен в приложении 3 к материалу.
Акт выдачи дел во временное пользование составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в организации, другой вместе с делами передается получателю. Акты подписывают оба руководителя, их подписи скрепляются печатями организаций (при наличии - гербовыми печатями).
После возвращения дел в акте делается соответствующая отметка. При этом состояние возвращаемых в организацию дел должно быть проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или повреждения листов составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к ответственности (примечание 2).
Таким образом, при выдаче личных дел во временное пользование работникам своей организации оформляется контрольная карточка, а при выдаче дел сторонним организациям наряду с контрольной карточкой (картой - заместителем дела) составляется акт.
Срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, составляет 30 дней. Этот срок установлен п.6.7.4 Основных правил для архивных дел. Предельный срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, находящиеся на оперативном хранении, нормативными правовыми актами специально не установлен, однако по принципу аналогии права он также должен ограничиваться 30 днями.
30-дневный максимальный срок выдачи дел во временное пользование применяется как при выдаче дел должностным лицам организации, в которой ведутся эти личные дела, так и сторонним организациям.
Следует обратить внимание также на то, что представитель сторонней организации может ознакомиться с содержанием личного дела работника непосредственно в самой организации. В этом случае выдача дела производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.
При организации использования личных дел (предоставление доступа, выдача во временное пользование) следует помнить, что личные дела работников могут содержать информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан. В этом случае работа с личными делами должна строиться с учетом сохранения конфиденциальности содержащихся в них сведений.
Решая вопросы предоставления доступа к личным делам и выдачи их во временное пользование сторонним организациям, следует руководствоваться действующим законодательством Республики Беларусь, которое в ряде случае определяет круг тех государственных органов, которым документы должны предоставляться в обязательном порядке. К их числу относятся судебные, следственные, налоговые, контрольные органы, деятельность и права которых регламентированы специальными актами законодательства. Например, Инструкцией о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 03.07.1996 № 21, установлено, что документы, содержащие сведения о тайне личной жизни в полном объеме выдаются должностным лицам, исполняющим служебные обязанности на основе Законов РБ «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», «Об оперативно-розыскной деятельности», «О прокуратуре», «О милиции», «Об адвокатуре» и др. Вместе с тем это не исключает необходимости соблюдения установленной процедуры предоставления доступа к личным делам и выдачи их во временное пользование.
Выдачу дел во временное пользование сторонним организациям не следует путать с изъятием документов у субъектов хозяйствования, которое регламентируется специальными актами законодательства (примечание 3).
Инструкция запрещает при выдаче личного дела во временное пользование производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые. При этом актами законодательства Республики Беларусь наряду с изъятием дел в организациях допускается и изъятие отдельных документов из дел, в т.ч. личных дел. В этом случае в соответствии с п.10.2 Примерной инструкцией по делопроизводству на место изъятого документа должен быть помещен листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа.
Форма листка - заместителя документа, установленная Примерной инструкцией, приведена в приложении 4 к материалу.

Примечание 1. В Примерной инструкции и Основных правилах для обозначения контрольной карточки используется термин «карта - заместитель дела».
Примечание 2. Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях установлена административная ответственность за нарушение законодательства по архивам и делопроизводству, в т.ч. за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений (ст.23.37).
Примечание 3. См., например, постановление МНС РБ от 29.12.2003 № 124 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами»; постановление МВД РБ от 16.04.2004 № 88 «Об утверждении Инструкции о порядке изъятия (истребования) документов, касающихся производственной и финансово-хозяйственной деятельности юридических и физических лиц и индивидуальных предпринимателей, и (или) их копий органами внутренних дел».

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1

Пример оформления контрольной карточки на личное дело, выданное во временное пользование

Контрольная карточка

Личное дело № 115
Фамилия Янушевич
Имя Иосиф
Отчество Павлович

Отметка о выдаче личного дела

Дата выдачи Кому выдано Расписка в получении Номер телефона Дата возврата
1 2 3 4 5
18.02.2008 Ученый секретарь Кривошей З.А. Подпись 264 14 17 18.03.2008

Приложение 2

Форма акта выдачи дел во временное пользование из архива организации

Наименование организации

АКТ
_____________ № ________________ ________________________________
(место составления)

о выдаче дел во временное пользование

__________________________________ (наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)

Основание ______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _____________________________________________________
________________________________________________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда № ______________________________________________ (название фонда)

№ п/п Опись № Дело № Заголовок дела Дата дела Кол-во листов в деле Примечание
1 2 3 4 5 6 7



Всего выдается ______________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ________________________________________________________________

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок, справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности
руководителя организации,
выдающей дела Наименование должности
руководителя организации-
получателя
Подпись Расшифровка
подписи Подпись Расшифровка
подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства ______________________________________________ ________________________________________________________________________________
(наименование организации)

Заведующий архивом* Подпись Расшифровка подписи
(лицо, ответственное за архив)
Дата

Принял дела по поручению руководства _____________________________________________ ________________________________________________________________________________
(наименование организации)

Заведующий архивом* Подпись Расшифровка подписи
(лицо, ответственное за архив)
Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
(лицо, ответственное за архив)
Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
(лицо, ответственное за архив)
Дата

_______________
* Если дела принимаются иным должностным лицом, то указывается официальное наименование должности этого лица.

Приложение 3

Пример акта выдачи во временное пользование личных дел, находящихся на оперативном хранении

Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский
центр электронной документации»

АКТ
02.07.2007 № 1-24/67
г.Минск

О выдаче личных дел во временное
пользование прокуратуре
Первомайского р-на г.Минска

Основание: письмо прокуратуры Первомайского р-на г.Минска от 25.06.2007 № 1-17/1056.
Для какой цели выдается личное дело: проведение следственных мероприятий по уголовному делу.
Выдаются следующие дела из фонда Государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»:

№ п/п № дела по книге учета личных дел Фамилия, имя, отчество Крайние даты документов дела* Кол-во листов в деле Примечание
1 2 3 4 5 6
1 63 Журавков Павел Павлович 01.06.2000
15.03.2007 18
2 …

Всего выдается 2 (два) дела, срок возвращения - 01.08.2007.
Дела выданы в обложках, с пронумерованными листами и внутренней описью.
Получатель обязуется не извлекать из дел полученные во временное пользование документы, не предоставлять дела для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок, справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в организацию в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Директор Государственного учреждения
«Белорусский научно-исследовательский
центр электронной документации» Прокурор Первомайского р-на
г.Минска
Подпись В.Л.Носевич Подпись Э.Н.Давыдов
02.07.2007 02.07.2007
Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению директора Государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»

Начальник отдела кадров Подпись В.С.Селеменя
02.07.2007

Принял дела по поручению прокурора Первомайского р-на г.Минска.

Старший следователь Подпись Д.Д.Нарядов
02.07.2007

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению прокурора Первомайского р-на г.Минска.

Старший следователь Подпись Д.Д.Нарядов
31.07.2007

Принял по поручению директора Государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».

Инспектор по кадрам Подпись А.П.Свито
31.07.2007

_______________
* Указываются дата заведения дела (дата приказа о приеме на работу или назначении на должность) и дата самого позднего документа, включенного в дело.

Приложение 4

Форма листка заместителя документа

ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа _____________________ Дата __________________ Индекс ________________
Корреспондент __________________________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _______________________________________
________________________________________________________________________________
Выдан ________________________________ ________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал ________________________________ Получил ________________________________
(подпись) (подпись)

"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#69[174639] 17 апреля 2010, 8:12
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА
Свиток: ВЕДЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Согласно п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:
- характеристики и аттестационные листы;
- списки научных трудов и изобретений;
- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.
Требование включения в состав личных дел характеристик и аттестационных листов определяется рядом нормативных правовых актов Республики Беларусь. Прежде всего - Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 31.10.1996 № 84. Аналогичную норму содержит п.19 Положения о проведении аттестации государственных служащих, утвержденного Указом Президента РБ от 06.11.2003 № 489, которым предусмотрено, что аттестационный лист и служебная характеристика государственного служащего хранятся в его личном деле.
Списки научных трудов и изобретений включаются в личное дело как продолжение п.9 личного листка по учету кадров. При этом следует учитывать, что если список научных трудов составлен работником при приеме на работу, то такой список необходимо поместить в личное дело сразу за личным листком по учету кадров в качестве приложения к нему, а в самом личном листке в соответствующем пункте сделать запись: «Список научных трудов прилагается». В том случае, если список научных трудов составлен позднее (например, по истечении 10 лет работы в данной организации), он должен быть помещен в конец личного дела в соответствии с хронологическим принципом формирования дел.
В личное дело в процессе ведения включаются также документы, послужившие основанием для издания приказов о переводе и увольнении работников. К таким документам относятся в первую очередь заявления (о переводе, увольнении), представления (о переводе), письма об увольнении работников в порядке перевода и др. Включение документов соответствующей категории в личные дела является традиционным и закрепилось многолетней практикой их ведения.
Необходимость включения в состав личного дела копий (выписок) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, изменении фамилии определена одной из основных функций личного дела - источника, содержащего информацию, используемую при подготовке и выдаче справок социально-правового характера (о трудовом стаже, стаже работы по специальности, размере заработной платы и др.). В связи с этим для личных дел работников п.216 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, установлен 75-летний срок хранения. Аналогичный срок хранения установлен ст.19 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» для документов по личному составу.
По этой же причине в личные дела включаются копии распорядительных документов о присвоении классов, квалификационных разрядов, званий и т.п., несмотря на то, что соответствующие сведения отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.
При работе с личными делами особое внимание следует обратить на п.8 Инструкции, согласно которому в личное дело в процессе его ведения помещаются иные документы, предусмотренные законодательством РБ. Законодательство Беларуси включает в себя не только собственно законодательные акты (законы РБ, декреты и указы Президента РБ), но и нормативные правовые акты, принимаемые в т.ч. республиканскими органами государственного управления - министерствами, госкомитетами, комитетами при Совете Министров РБ. К их числу относятся постановления, приказы, а также утверждаемые этими документами положения, инструкции, правила. Так, например, в соответствии с Положением о проведении конкурса на занятие государственной должности, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 26.09.2003 № 1221, в личном деле работника, назначенного на должность по итогам проведенного конкурса, должна храниться выписка из протокола заседания конкурсной комиссии о результатах конкурса. Аналогичная позиция закреплена и в п.7 Инструкции относительно копий (выписок) протокола заседания Ученого совета для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.
При этом п.9 Инструкции определено, что в личное дело не включаются следующие документы:
- копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
- другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Таким образом, Инструкция закрепляет принцип, согласно которому в состав личного дела не входят документы, срок хранения которых не превышает 10 лет (исключение составляют документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов о приеме, переводе, увольнении). Например, приказы о предоставлении отпуска, наложении взысканий, командировании работников (за исключением длительных и зарубежных командировок) согласно ст.16.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38, имеют срок хранения 3 года после проведения налоговой проверки и, следовательно, в личное дело включаться не должны.
Также следует обратить внимание на то, что для некоторых категорий приказов по личному составу может устанавливаться срок хранения, отличающийся от зафиксированного в вышеназванном Перечне типовых документов. Например, если положения, закрепленные в приказах об отпусках, командировании могут быть востребованы при подтверждении в последующем трудового стажа, стажа работы с вредными условиями труда, размера заработной платы и другой социально значимой информации, то их срок хранения должен устанавливаться в 75 лет, а копии этих документов необходимо включать в состав личных дел. К такой категории могут быть отнесены, например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, приказы о командировании на длительную работу за границу и т.п. Данное положение не противоречит требованиям действующего законодательства. Следует помнить, что согласно ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» в состав личного дела могут включаться в т.ч. документы о предоставлении отпусков и о командировании.

31.01.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#70[174643] 17 апреля 2010, 8:14
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА
Свиток: ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА: ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

Личный листок по учету кадров является одним из базовых документов личного дела. Форма личного листка приведена в качестве приложения к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).
Личный листок представлен в виде анкеты - формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики.
Требования к заполнению личного листка по учету кадров определены в п.11 Инструкции. Личный листок заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Заполнение личного листка работником отдела кадров на основании представленных документов не допускается.
Под личным документом понимается официальный документ, который удостоверяет личность человека и (или) его права, обязанности, служебное либо общественное положение, а также может содержать другие сведения биографического характера (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Кроме документов, перечисленных в п.11 Инструкции, к личным документам относятся служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.
Обратим внимание, что понятие «личные документы» достаточно часто путают с понятием, похожим по звучанию, но имеющим несколько иной смысл, - «документы по личному составу». Документы по личному составу - это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы (ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»). В документы по личному составу входят, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, переводе на контрактную форму найма, предоставлении отпусков, личная карточка формы Т-2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. (примечание 1). Понятие «личный документ» также нельзя путать с понятием «документ личного происхождения» - документом, созданным лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
На все вопросы личного листка по учету кадров даются исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер («да», «нет»), а также не допускается ставить прочерк в строках (примечание 2). Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных наград, то в соответствующей строке личного листка должно быть написано: «не имею».
Фамилия, имя и отчество работника пишутся полностью в именительном падеже (к примеру, Сидорчук Андрей Николаевич).
Число, месяц и год рождения (дата рождения) в личном листке оформляются цифровым способом - 05.08.1963.
Наряду с цифровым способом оформления дат в документах допускается применять словесно-цифровой - 5 августа 1963 г. Согласно требованиям нормативных правовых актов Республики Беларусь словесно-цифровой способ применяется только при оформлении:
- документов высших органов государственной власти и управления;
- финансовых документов;
- актов законодательства (дат издания/принятия актов; дат, содержащихся в их текстах).
Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: БССР, дер.Леньки Слуцкого р-на Минской обл.).
В строке «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.).
В строке «Образование» указывается уровень полученного работником образования в соответствии с Законом РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании в Республике Беларусь» (в редакции Закона РБ от 19.03.2002 № 95-З). Напомним, что исходя из ст.7 Закона основное образование в Республике Беларусь включает в себя 7 уровней:
- дошкольное;
- общее базовое;
- общее среднее;
- профессионально-техническое;
- среднее специальное;
- высшее;
- послевузовское.
Получение общего среднего образования (продолжительность обучения - 12 лет) обеспечивают следующие учреждения образования: начальная школа, базовая школа, средняя школа, вечерняя (сменная) школа, общеобразовательная школа, гимназия, лицей, школа-интернат, санаторная школа-интернат (общеобразовательные учебные заведения).
Общее базовое образование (срок обучения - 10 лет) является ступенью общего среднего образования, а общее начальное образование (продолжительность обучения - 4 года) является ступенью общего базового образования.
Получение профессионально-технического образования осуществляется на основе общего базового и общего среднего образования. К учреждениям, обеспечивающим получение профессионально-технического образования, относятся: профессионально-технические училища, центры профессионального образования, профессиональные лицеи (профессионально-технические учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально-технические колледжи.
Среднее специальное образование может быть получено на основе общего базового, общего среднего и профессионально-технического образования. К учреждениям, обеспечивающим получение среднего специального образования, относятся: техникумы (училища), колледжи (средние специальные учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально-технические колледжи, высшие колледжи.
К учреждениям, обеспечивающим получение высшего образования, относятся высшие учебные заведения: классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж. Право на обучение в учреждениях, обеспечивающих получение высшего образования, имеют лица, получившие общее среднее или среднее специальное образование.
Послевузовское образование включает в себя две ступени:
- подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени кандидата наук (аспирантура, адъюнктура, ассистентура-стажировка);
- подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени доктора наук (докторантура).
К учреждениям, обеспечивающим получение послевузовского образования, относятся высшие учебные заведения (независимо от форм собственности), научные и другие организации, которые в установленном Правительством РБ порядке получили право заниматься послевузовским образованием.
Таким образом, согласно нормам Закона «Об образовании в Республике Беларусь» в соответствующей строке личного листка по учету кадров предусмотрены записи: общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее. Однако Инструкция не предполагает указание в личном листке в качестве ступени образования такого уровня, как общее базовое образование. Это обусловлено тем, что на основании действующих в Республике Беларусь квалификационных справочников должностей рабочих и служащих (как общих для всех отраслей экономики, так и отраслевых) для занятия должностей руководителей и специалистов необходимо наличие как минимум среднего образования (примечание 3). В то же время в абзаце 2 п.2 Инструкции определено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а в большинстве случаев для занятия соответствующих должностей требуется не только общее среднее и высшее, но иногда и послевузовское образование. Следовательно, на работников, имеющих общее базовое образование, ведение личных дел законодательством не предусмотрено.
Вместе с тем в практике ведения личных дел достаточно часто встречаются исключения из этого правила. Кроме того, Инструкция не запрещает ведение личных дел на категории работников, не указанные в п.2. Поэтому при заполнении строки «Образование» в личном листке по учету кадров Инструкцией предусмотрена возможность записи о том, сколько классов средней школы окончил работник (для окончивших неполную среднюю школу).
Работники, имеющие высшее либо среднее специальное образование, дополнительно заполняют в строке «Образование» таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства). Наименование учебного заведения записывается полностью, как оно обозначено в документе об образовании.
Аналогичным образом для работников, не закончивших обучение в высшем либо среднем специальном учебном заведении (например, отчисленных по различным причинам, поступающих на работу при одновременном продолжении обучения в очной либо заочной форме), указывается, сколько курсов он окончил или с какого курса ушел.
Специальность в личном листке вписывается в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. К примеру, работнику, обучавшемуся в педагогическом институте (университете) по специальности «история и иностранный язык», может быть присвоена квалификация «учитель истории и английского языка». В личном листке отражается не квалификация, а именно специальность.
Инструкцией не предусмотрено также указание в соответствующей строке личного листка такого уровня образования, как «послевузовское». Это обусловлено тем, что для отражения сведений об ученой степени в личном листке отведена отдельная строка. В случае если работник обучался в аспирантуре, адъюнктуре и иных учреждениях образования, обеспечивающих получение послевузовского образования, но не защитил диссертацию и не получил степень кандидата (доктора) наук, соответствующая информация может быть отражена в строке 16 личного листка «Дополнительные сведения».
В строке «Какими языками владеете» отражается знание языков (как государственных, так и иностранных), а также уровень владения ими (например: «белорусским, русским, английским - владею свободно; польским, украинским - читаю и могу объясняться»).
В строке «Ученая степень, ученое звание» указывается присвоенная степень или звание. Исходя из ст.15 Закона РБ от 21.10.1996 № 708-ХIII «О научной деятельности» (в редакции Закона РБ от 17.10.2005 № 46-З) в Беларуси присуждаются ученые степени кандидата наук и доктора наук. Статьей 16 этого же Закона предусмотрено присвоение ученых званий доцента и профессора, а также академических ученых званий члена-корреспондента и действительного члена (академика) Национальной академии наук Беларуси.
Если работнику в разное время присваивались обе степени (звания), то указывается наивысшая степень (звание) (например, доктор технических наук, профессор). Если работнику присвоены ученые степени в разных отраслях научного знания, то в соответствующей строке личного листка вписываются эти степени (например, доктор исторических наук, кандидат философских наук, профессор).
В строке «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения. Если площади, отведенной в личном листке для изложения соответствующей информации, не достаточно, список научных трудов и изобретений оформляется на отдельном листе (листах), подписывается составителем с внесением даты, а в соответствующей строке личного листка делается запись: «список научных трудов (изобретений) прилагается».
В строке «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности. Записи в соответствующей строке личного листка делаются на основании трудовой книжки работника, а также иных документов, подтверждающих периоды работы. При отсутствии достаточного количества места для изложения всех этапов трудовой деятельности такая информация может оформляться на отдельном листе (листах) с обязательной отметкой об этом в личном листке.
В строку «Семейное положение» вносятся данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например:
женат:
жена - Сидорчук Наталья Николаевна, 1965 г.р.,
сын - Сидорчук Петр Андреевич, 1994 г.р.,
дочь - Сидорчук Полина Андреевна, 1996 г.р.
В графе «Место жительства» отражается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.) отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.
Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, с записями в документах.
Пример оформления личного листка приведен в приложении.

Примечание 1. Толкуя понятие «документы по личному составу» в широком смысле, специалисты иногда относят к ним такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы к категории документов по личному составу не относятся. К примеру, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включают не в опись дел по личному составу, а в опись дел постоянного хранения.
Примечание 2. В Инструкции вместо слова «строка» используется термин «графа», что представляется не совсем верным. Графы применяются в таблицах для обозначения вертикального уровня членения текста и содержат обобщенные показатели постоянной информации. Переменная информация в анкетах и таблицах, представленная в словесной или цифровой форме, отражается в строках (горизонтальный уровень членения текста).
Примечание 3. В частности, согласно Единому квалификационному справочнику должностей служащих (выпуск 25) для занятия самой низкой должности «фармацевт» (без категории) необходимо отвечать следующим квалификационным требованиям: «среднее фармацевтическое образование без предъявления требований к стажу работы».

31.01.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

1. Фамилия Сидорчук
имя Андрей отчество Николаевич

2. Пол муж. 3. Число, месяц и год рождения 06.08.1963

4. Место рождения г.Минск


5. Гражданство Республика Беларусь

6. Образование высшее Место для фотокарточки

Наименование учебного заведения и его местонахождение Факультет или отделение Год
поступ-ления Год окончания.
Если не окончил, то с какого курса ушел Какую специальность получил, № диплома или удостоверения
Минский государ- историче- 1980 1987 История и иностранный
ственный педагоги- ский язык
ческий институт Диплом с отличием
им.А.М.Горького ТВ-I № 032492

7. Какими языками владеете белорусским, русским, английским - владею
свободно, польским, украинским - читаю и могу объясняться
(владеете свободно, читаете и можете объясняться, читаете со словарем)
8. Ученая степень, ученое звание кандидат исторических наук
9. Какие имеете научные труды и изобретения список научных трудов прилагается
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей).

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

Число, месяц и год Должность с указанием
учреждения, организации, предприятия Местонахождение
учреждения, организации, предприятия
приема
(назначения, избрания), перевода увольнения
1 2 3 4
08.07.1981 21.05.1983 Служба в Советской Армии г.Минск
01.08.1983 31.08.1983 Токарь 2 разряда эксперимен-
тального цеха Минского научно-
исследовательского приборо-
строительного института
12.10.1986 19.06.1987 Учитель истории средней г.Минск
школы № 202
01.09.1980 22.05.1987 Студент исторического факуль- г.Минск
тета Минского государственного
педагогического института
им.А.М.Горького
01.08.1987 12.06.1989 Младший научный сотрудник г.Минск
отдела документоведения Бело-
русского научно-исследователь-
ского института документове-
дения и архивного дела
(БелНИИДАД)
13.06.1989 09.08.1995 Научный сотрудник отдела доку-
ментоведения БелНИИДАД
10.08.1995 31.10.2006 Старший научный сотрудник
отдела документоведения
БелНИИДАД

11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

Местонахождение выборного органа Название выборного органа В качестве кого избран Число, месяц, год
избрания выбытия
не участвовал

12. Участие в профессиональном союзе состою членом Белорусского профсоюза
(членом какого профсоюза состоите, с какого времени)
работников государственных и других учреждений с 1980 года
13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания медаль «70 лет Вооруженных сил СССР», 23.02.1988, Грамота Президиума Верховного Совета СССР «Воину-интернационалисту», 28.12.1988, медаль «Воину-интернационалисту от благодарного афганского народа», 27.06.1989.
(когда и чем награждены, присвоены)
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание военнообязанный, рядовой
Военно-учетная специальность по действительному названию дешифровщик-фотограм-
метрист радиотехнической разведки
15. Семейное положение женат
(перечислить членов семьи с указанием возраста)
жена - Сидорчук Наталья Николаевна, 1965 г.р.
сын - Сидорчук Петр Андреевич, 1994 г.р.
дочь - Сидоорчук Полина Андреевна, 1996 г.р.
16. Дополнительные сведения (указывается по согласованию анкетируемого и нанимателя): ___________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
17. Место жительства: ул.Ложинская, д.28, корп.1, кв.76, 220017, г.Минск
Телефон 268 92 00
Паспорт: серия МР № 0178018
Кем выдан Советским РОВД г.Минска
Дата выдачи 31.11.1997
Личный номер 3050779А017РВ8

«31» октября 2007 г.
(дата заполнения)
Личная подпись СИДОРЧУК

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело.)

"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.



Порталы для специалистов

Уведомления
Голосование
Знаете ли вы, что такое Talent Acquisition?



Кто такой талантливый сотрудник?





Есть ли в вашей компании пул талантов (кадровый резерв)?



Статистика форума
Дни рождения

Сегодня свой день рождения празднуют 108 пользователей.

Посмотреть все

Погода

Вы можете выбрать другой город для информера
Ближайшие праздники