При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел (примечание 1).
Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена специальная форма акта приема-передачи личных дел. Вместе с тем акт - это документ, входящий в систему организационно-распорядительной документации, поэтому он должен оформляться в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13.
При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:
- наименование вышестоящей организации (если имеется);
- наименование организации;
- название вида документа (АКТ);
- дата;
- индекс;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если оно имеется);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- подпись.
Кроме перечисленных реквизитов в актах приема-передачи дел дополнительно оформляются подписи работников, соответственно сдавшего и принявшего дела, а также гриф утверждения акта руководителем.
Данный акт составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий. Учитывая специфику этого вида документа, единых, жестких правил формулирования заголовка к акту не установлено. В ряде случаев заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже с предлогом «О» и отвечает на вопрос «О чем?».
Пример
О выдаче, уничтожении и утрате пропусков и удостоверений, о выделении документов к уничтожению, о расследовании несчастного случая на производстве, об оборудовании учебных заведений, о нормировании труда и т.п.

В других случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в родительном падеже и отвечает на вопрос «чего?».
Пример
Приема выполненных работ, выдачи документов, готовности проектных работ, проверки выполнения коллективного договора и т.п.

В актах приема-передачи дел заголовок отвечает на вопрос «чего?».
Пример
Акт (чего?) приема-передачи дел.

Располагается заголовок к акту ниже реквизита «место составления» и печатается от границы левого поля листа документа.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта включает:
- основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ; устное указание руководителя, послужившее основанием для составления акта; оформляется с помощью слова «Основание»);
- состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы, фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименование должностей, инициалы, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке) (примечание 2).
Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствовавших при его составлении.
Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишут с прописной буквы, не отступая от границы левого поля документа, и оставляют открытыми.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты (если отражается несколько фактов, то текст акта делится на пункты). В случае необходимости в этой части излагают выводы и предложения по установленным фактам.
В конце текста перед «Отметкой о наличии приложения» указываются сведения о количестве экземпляров, в которых составлен акт.
Пример
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр - в дело № 4-10;
2-й экземпляр - в отдел кадров;
3-й экземпляр - в архив.

Число экземпляров акта определяется нормативно-правовыми документами или практической необходимостью.
При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложения». Если приложение названо в тексте акта, то в отметке указывается количество его листов и экземпляров.
Пример
Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если же приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указывается его полное название, количество листов и экземпляров (через 1 межстрочный интервал).
Пример
Приложение: 1. Перечень личных дел работников ОДО «Мартэл» на 4 л. в 1 экз.
2. Перечень трудовых книжек работников ООО «Мартэл» на 4 л. в 1 экз.

Акт подписывается его составителем (составителями). Если акт составляется комиссией, то в реквизите «Подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.
Пример
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка подписей

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой: «Замечания прилагаются»; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Некоторые виды актов, в т.ч. акты приема-передачи дел, подлежат утверждению руководителем организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Пример


УТВЕРЖДАЮ
Директор Государственного
учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»
Подпись В.Л.Носевич
15.07.2007

Если акт составлен на бланке либо на чистом листе бумаги с указанием в заголовочной части полного наименования организации, то в грифе утверждения в должности лица, утвердившего документ, допускается вместо полного указывать видовое наименование организации.
Пример

УТВЕРЖДАЮ
Директор центра
Подпись В.Л.Носевич
15.07.2007

Для придания акту юридической силы он должен быть зарегистрирован, иметь дату и индекс (номер). Дата в акте должна соответствовать дате актируемого события, она проставляется должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.
Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться и некоторые акты, например акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. Печать в актах проставляется на грифе утверждения. Внутренние акты приема-передачи дел, как правило, печатью не заверяются.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте под расписку, о чем ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления): «С актом ознакомлен», проставляется подпись лица, расшифровка подписи и дата ознакомления. В актах приема-передачи дел вместо отметки об ознакомлении оформляются подписи работников, сдавшего и принявшего дела.
В практике работы кадровых служб отдельные акты приема-передачи личных дел составляются крайне редко. В случае смены работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, как правило, составляется акт приема-передачи, в который наряду с личными делами включаются все дела, передаваемые по данной должности.
Форма и пример оформления акта приема-передачи дел по должности начальника отдела кадров приведены в приложениях 1 и 2.

Примечание 1. Акт - организационно-распорядительный документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Примечание 2. Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то при составлении акта в написании должностей необходимо указывать наименования учреждений, которые они представляют.

29.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), дополнение к личному листку по учету кадров включается в состав личного дела на этапе его формирования.
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В связи с этим при включении дополнения в личное дело в нем заполняется только строка «Фамилия, имя, отчество», остальные строки и графы заполняются в процессе ведения личного дела.
Форма дополнения к личному листку приведена в качестве приложения к Инструкции. Дополнение к личному листку представлено в виде соединения таких форм представления унифицированного текста, как анкета и таблица.
Пример оформления дополнения к личному листку по учету кадров приведен в приложении к материалу.

31.01.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор
Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

Приложение ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров Фамилия Янушевич Имя Иосиф Отчество Павлович 1. Данные о работе после заполнения личного листка Должность (с указанием наименования учреждения, организации, предприятия) Число, месяц, год Распорядительный документ приема (назначения, избрания), перевода увольнения о приеме-переводе об увольнении Старший научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (БелНИЦЭД) 01.04.1999 Приказ от 29.03.1999 № 45-к Ведущий научный сотрудник отдела комплектования БелНИЦЭД 01.06.2001 Приказ от 31.05.2001 № 27-к Заведующий отделом комплектования 01.04.2007 Приказ от 15.03.2007 № 19-к БелНИЦЭД 2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка (В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов.) 2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) Число, месяц, год награждения, присвоения Наименование правительственной награды, присвоение ученого, воинского, почетного звания Основание записи 27.08.1999 Медаль «В память 10-летия вывода Советских войск из Афганистана» Указ Президента Республики Беларусь от 27.08.1999 № 501 2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации Число, месяц, год Решение комиссии (квалификационной, аттестационной) Основание записи 15.05.2001 Достоин выдвижения на вышестоящую должность Приказ от 15.05.2001 № 23-к 2.3. Записи о присвоении классов Число, месяц, год Решение комиссии Основание записи 2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике Число, месяц, год Характер изменения Основание записи Личное дело проверено Дата _______ Подпись _________ Личное дело проверено Дата ________ Подпись __________ Личное дело проверено Дата _____ Подпись __________

Согласно п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.) помещаются в личном деле работника вслед за автобиографией.
Статьей 14 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании» (далее - Закон) определено, что соответствующие документы выдаются всем лицам, успешно прошедшим итоговую аттестацию по определенному уровню образования (за исключением дошкольного), повышению квалификации или переподготовке. В зависимости от уровня (ступени) полученного образования Законом установлены следующие виды документов об образовании:
- общее базовое - свидетельство об общем базовом образовании;
- общее среднее - аттестат об общем среднем образовании;
- профессионально-техническое образование с получением общего среднего образования - диплом о профессионально-техническом образовании с присвоением соответствующей квалификации;
- профессионально-техническое образование без получения общего среднего образования - аттестат о профессионально-техническом образовании с присвоением соответствующей квалификации;
- среднее специальное образование - диплом о среднем специальном образовании с присвоением соответствующей квалификации;
- высшее образование - диплом о высшем образовании.
Информацию о соотношении ступени образования, учреждения образования, обеспечивающего ее получение, и документе об образовании соответствующей ступени можно представить в виде таблицы (см. ст.23, 24, 26, 28, 30, 31, 33, 35 Закона):

Ступень (уровень) образования Вид учреждения образования Вид документа об образовании
Общее базовое Базовая школа, средняя школа Свидетельство об общем базовом образовании
Общее среднее Средняя школа, вечерняя (сменная) школа (общеобразовательная школа), гимназия, лицей, школа-интернат, санаторная школа (общеобразовательные учебные заведения) Аттестат об общем среднем образовании
Профессионально-техническое Профессионально-техническое училище, центр профессионального образования, профессиональный лицей (профессионально-технические учебные заведения), высшее профессиональное училище, профессионально-технический колледж Диплом о профессионально-техническом образовании (при наличии общего базового образования);
аттестат о профессионально-техническом образовании (без общего базового образования)
Среднее специальное Техникум (училище), колледж (средние специальные учебные заведения), высшее профессиональное училище, профессионально-технический колледж, высший колледж Диплом о среднем специальном образовании
Высшее Классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж Диплом о высшем образовании

Документ об образовании должен быть в обязательном порядке заверен печатью учреждения образования.
Следует обратить внимание, что признание документов об образовании учебных заведений иностранных государств и установление их соответствия документам об образовании Республики Беларусь производятся Министерством образования РБ.
Если поступающий на работу не завершил основное образование данного уровня (ступени) или не прошел итоговую аттестацию, а также прошел полный курс обучения в неаккредитованном учреждении образования (примечание), ему выдается справка установленного Министерством образования образца.
В соответствии с требованиями Инструкции в личное дело включаются копии документов об образовании, заверенные в установленном порядке. Копии таких документов могут быть изготовлены рукописным, машинописным способом либо с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокса). При изготовлении копии рукописным или машинописным способом она должна быть заверена либо нотариально, либо кадровой службой организации (специалистом по кадрам). В последнем случае отметка о заверении копии оформляется следующим образом: пишется слово «Верно», затем указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения копии.
Пример
Верно
Начальник отдела кадров Подпись Н.М.Дятлова
28.03.2008

Если в личное дело включается факсимильная копия документа об образовании (ксерокопия), то оформлять отметку о заверении копии не требуется, поскольку факсимильные копии, как правило, приравниваются к подлинникам и не требуют дополнительных средств удостоверения.
Аналогичным образом заверяются копии справок о незавершенном образовании или об окончании неаккредитованного учебного заведения. Такие справки являются личными документами и остаются на руках у работников.
Перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании, работник кадровой службы (специалист по кадрам) обязан затребовать подлинники соответствующих документов. Включение в личное дело копий документов об образовании без сверки их с подлинниками запрещается.

Примечание. Согласно ст.18 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании» государственная аккредитация - это процедура, подтверждающая соответствие содержания и качества образовательной деятельности, проводимой учреждением образования и его филиалами, уровня подготовки их выпускников требованиям образовательных стандартов и устанавливающих право учреждения образования на выдачу выпускникам документов установленного единого образца об образовании соответствующего уровня.

31.01.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров п.12 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), предусмотрена возможность заполнения анкеты.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
Следует обратить внимание на то, что личный листок по учету кадров не заполняется в том случае, если анкета, помещаемая в личное дело работника, дублирует всю информацию, которая отражается в личном листке.
Автобиография - это документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Инструкцией установлено, что автобиография составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В ней отражаются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
- трудовая деятельность;
- профессия;
- общественная работа, участие в выборных органах;
- отношение к воинской службе и воинское звание;
- наличие правительственных и других наград и поощрений;
- сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Инструкция не регламентирует способа оформления автобиографии (рукописный или машинописный), поэтому автобиография, помещаемая в личное дело работника, может быть написана от руки либо напечатана с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, принтер) (примечание). В обязательном порядке автобиография должна быть подписана работником и датирована. Дату проставляет работник при подписании, соответственно датой автобиографии является дата ее подписания.
Пример оформления автобиографии приведен в приложении к материалу.

Примечание. Исключение составляют автобиографии, составляемые при оформлении граждан на допуск к государственным секретам Республики Беларусь. Согласно Положению о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 10.04.2004 № 400, при оформлении на допуск автобиография в обязательном порядке оформляется автором от руки. Состав сведений, отражаемых в этом документе, отличается от установленного Инструкцией. Данные особенности определяются спецификой работ в области защиты государственных секретов.

31.01.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

Приложение

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Янушевич Иосиф Павлович, родился 6 мая 1963 г. в г.Минске. В 1980 г. окончил среднюю школу № 38 г.Минска с серебряной медалью. В том же году поступил на исторический факультет Минского государственного педагогического института им.А.М.Горького, который закончил в 1987 г. с отличием. Специальность по диплому - «история и иностранный язык», квалификация - «учитель истории и английского языка».
В 1981-1983 гг. проходил службу в рядах Советской Армии, в т.ч. в 1982-1983 гг. - в составе ограниченного контингента советских войск в Афганистане.
С 1987 по 1999 гг. работал в Белорусском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) в должностях младшего научного сотрудника, научного сотрудника, старшего научного сотрудника отдела документоведения. Являюсь разработчиком ряда нормативных правовых актов и методических документов по вопросам организации документационного обеспечения управления и архивного дела. Принимал участие в разработке Государственной программы Республики Беларусь «Электронный документооборот» на 1999-2005 годы и на перспективу до 2010 года. В 1998 г. за большой вклад в создание и развитие нормативной базы по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в Республике Беларусь награжден Почетной грамотой Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
С 1988 по 1992 гг. без отрыва от производства обучался в аспирантуре Белорусского государственного университета. В 1993 г. защитил диссертацию на соискание ученой степени кандидата исторических наук по теме «Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1990 гг.)». Подготовленная диссертация является первой в Беларуси по специальности 05.25.02 «Документалистика, документоведение и архивоведение». Основные направления научных исследований - источниковедение, документоведение, история архивного дела и делопроизводства.
В 1997 г. прошел подготовку на летних курсах Центральноевропейского университета в г.Будапеште (Венгрия), имею сертификат об успешном окончании курса «Организация документов в современных информационных системах».
Во время работы в БелНИИДАД с 1992 по 2007 гг. являлся председателем профсоюзного комитета института, в 1997 году выдвигался делегатом от архивной отрасли на I Всебелорусский съезд профсоюзов.
Имею государственные награды: Грамота Президиума Верховного Совета СССР «Воину-интернационалисту» (1988), медаль «70 лет Вооруженным силам СССР» (1988), медаль «Воину-интернационалисту от благодарного афганского народа» (1989).
Женат, имею двоих детей.
Жена - Янушевич Наталья Николаевна, 1965 года рождения, преподаватель истории в средней школе № 38.
Сын - Янушевич Петр Иосифович, 1992 года рождения, школьник.
Дочь - Янушевич Полина Иосифовна, 1992 года рождения, школьница.

Подпись
30.03.2007 И.П.Янушевич

Вопрос: Как правильно оформить обложку журналов (книг) в организации? Необходимо ли все журналы (книги) пронумеровать, прошнуровать и сделать соответствующую запись на последнем листе журнала (книги) по форме: «В данном журнале (книге) пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов», заверив ее подписью ответственного лица и печатью предприятия? Следует ли в журнале (книге) указывать лицо, ответственное за его ведение? Когда необходимо производить оформление журнала (книги): при заведении в делопроизводстве или при подготовке к передаче в архив? При заведении журналов регистрации в начале календарного (делопроизводственного) года указывается ли на первой странице дата начала их ведения? В каком нормативном акте изложены требования по оформлению журналов (книг)?
Ответ: Ответ на поставленные вопросы зависит от вида журнала (книги), который заводится в делопроизводстве организации. Если речь идет о журналах (книгах) регистрации документов и дел (журналы регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, учета личных дел работников и т.п.), то нормативные правовые акты Республики Беларусь по делопроизводству не содержат особых требований к их оформлению. Следовательно, указанные выше регистрационно-учетные формы специальному оформлению (прошнуровке, прошивке, скреплению печатью) не подлежат.
Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4), иными нормативными правовыми актами по делопроизводству предусмотрено оформление обложек дел при их заведении в делопроизводстве. При заведении дела, в т.ч. журнала (книги), на обложке указываются:
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения или функция (направление деятельности) организации;
- индекс дела по номенклатуре;
- заголовок дела;
- дата дела (год, в котором заведено дело);
- срок хранения дела.
Следовательно, дата (год) заведения дела (журнала (книги)) будет указана на обложке дела.
Как правило, указанные выше регистрационные формы являются переходящими и ведутся до их полного заполнения. Поэтому если журнал регистрации документов будет вестись более одного года, то начало каждого нового делопроизводственного года должно быть отражено на новой странице этой регистрационной формы.
Заверительная надпись о количестве листов дела в журналах (книгах) после окончания их ведения не делается, так как соответствующие регистрационные формы передаче в архив, как правило, не подлежат.
В то же время нормативными правовыми актами Республики Беларусь установлены особые требования к оформлению некоторых категорий журналов и книг. В частности, согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция), для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек ведется следующая документация:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - приходно-расходная книга);
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - книга учета движения трудовых книжек).
Пунктом 58 Инструкции установлено, что приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия - печатью нанимателя.
При этом в Инструкции не оговаривается порядок осуществления указанных процедур. Согласно общим требованиям нормативных документов по делопроизводству и архивному делу заверительная надпись оформляется в конце дела на отдельном листе (лист-заверитель дела). В отличие от дел общего делопроизводства, заверительную надпись в которых оформляет и подписывает лицо, подготовившее дело, лист-заверитель в приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек подписывает наниматель (руководитель организации).
Особые требования оформления и удостоверения установлены и для книги замечаний и предложений.
Правила оформления и ведения книги учета замечаний и предложений регулируются Декретом Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» и Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 (далее - Положение).
Согласно указанным нормативным правовым актам книга выдается и регистрируется в налоговом органе по месту постановки организации или индивидуального предпринимателя на учет. При выдаче книги должностное лицо налогового органа регистрирует ее с указанием регистрационного номера, даты выдачи, фамилии, имени, отчества и наименования должности лица, получающего книгу. Факт выдачи (получения) книги удостоверяется подписями должностного лица налогового органа и лица, получающего книгу. Пунктом 5 Положения установлено, что при выдаче книги должностным лицом налогового органа заполняются реквизиты титульной страницы книги и проставляется оттиск печати налогового органа.
Осуществление дополнительных технических операций по оформлению книги замечаний и предложений нормативными правовыми актами не предусмотрено. В организации, получившей оформленную в установленном порядке книгу из налогового органа, дополнительная ее прошивка или заверение печатью не требуется.

Вопрос: В связи с тем что срок действия трудовых договоров, заключенных в течение одного календарного года, истекает в разное время, как правильно формировать в дела трудовые договоры (контракты) для передачи в архив?
Ответ: Согласно п.219 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень-2006), для трудовых договоров и контрактов установлен срок хранения 3 года после истечения срока действия трудовых договоров, контрактов. Следовательно, трудовые договоры и контракты, сформированные в отдельные дела, передаче в архив организации не подлежат.
По истечении установленного срока хранения трудовые договоры (контракты) подлежат уничтожению в установленном порядке и включаются в акт на уничтожение документов и дел, сроки хранения которых истекли.
Исключение составляют трудовые договоры (контракты), включенные в состав личных дел работников. В соответствии с п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. Требования нормативного акта предусматривают обязательное включение контрактов в состав личных дел только государственных служащих (п.7 данной Инструкции).
Трудовые договоры (контракты), включенные в состав личных дел, передаются на хранение в архив в составе этих дел.

Вопрос: Можно ли формировать в одно дело вместе с трудовыми договорами заявления работников и уведомления администрации организации (о продлении, прекращении трудовых отношений и т.п.)?
Ответ: При формировании дел с трудовыми договорами (контрактами), как правило, используется номинальный принцип (по названию вида документа). Это означает, что в дело включаются только трудовые договоры (контракты). Заявления, уведомления, а также иные документы, послужившие наряду с трудовыми договорами (контрактами) основанием для издания приказов по личному составу, формируются в самостоятельное дело, для которого согласно п.224 Перечня-2006 устанавливается срок хранения 3 года.

Вопрос: Как правильно группировать лицевые счета по начислению заработной платы и оформлять такие дела? Можно ли лицевые счета за несколько лет (например, 2-3 года) группировать в одно дело? Если нет, то как поступить, если лицевые счета по начислению заработной платы уже сгруппированы за 2-3 года и находятся в архиве?
Ответ: Пунктом 170 Инструкции № 4, в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел. Дела с лицевыми счетами по начислению заработной платы ни к категории переходящих, ни к категории личных не относятся. Более того, в п.172 данной Инструкции конкретизировано, что лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).
Таким образом, лицевые счета по начислению заработной платы за каждый год должны формироваться в отдельные дела.
Если в организации находятся на оперативном хранении дела с лицевыми счетами, сформированными за 2 или 3 года, то при подготовке их к передаче в архив такие дела должны быть переформированы в соответствии с установленными требованиями.
Если в архиве организации находятся на хранении дела с лицевыми счетами, сформированные за 2-3 года и они включены в опись дел в соответствии с установленными требованиями, переформировывать такие дела представляется нецелесообразным.

Вопрос: В 1995-2000 гг. приказы об оказании материальной помощи работникам формировались в дело с приказами о премировании работников со сроком хранения 75 лет. Согласно новому Перечню-2006 приказы об оказании материальной помощи хранятся 3 года.
Надо ли расшивать дела за прошлые годы и изымать эти приказы для уничтожения?
Ответ: Прежде всего следует обратить внимание, что действующими нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены конкретные сроки хранения приказов об оказании материальной помощи. Сроки хранения приказов закреплены в ст.16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями (далее - Перечень-2001). В ст.16 Перечня-2001 установлены сроки хранения приказов по личному составу двух групп:
о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках - 75 лет (ст.16.4);
о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - 3 года после проведения комплексной налоговой проверки (ст.16.3).
Как видно, приказы об оказании материальной помощи в Перечень-2001 не включены.
В то же время в п.944 Перечня-2006 установлены сроки хранения регистрационно-учетных форм документов (журналов, карточек). Среди других указаны сроки хранения журналов и карточек регистрации распорядительных документов по личному составу:
о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках - 75 лет;
о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи - 3 года.
Так как по общему правилу сроки хранения регистрационно-учетных форм устанавливаются аналогично срокам хранения регистрируемых в них документов, для приказов об оказании материальной помощи целесообразно устанавливать срок хранения 3 года. Установление соответствующего срока хранения обусловлено тем, что материальная помощь по определению является безвозмездным даром и в большинстве случаев не подлежит какому-либо налогообложению (например, материальная помощь, оказываемая работникам бюджетных организаций в рамках планового фонда материальной помощи). Так как с суммы полученной работником материальной помощи не уплачиваются отчисления в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ (далее - ФСЗН), она не может учитываться при определении размеров социальных пособий (пенсий и т.п.). В связи с этим практическая значимость данных приказов ограничивается незначительным временным периодом, в течение которого они могут быть востребованы только налоговыми и иными контролирующими финансово-хозяйственную деятельность органами.
Вместе с тем при определении сроков хранения приказов об оказании материальной помощи следует учитывать, что в ряде случаев с суммы полученной материальной помощи отчисляются средства в ФСЗН. Например, в тех же бюджетных организациях материальная помощь, оказываемая работникам из внебюджетного фонда материального поощрения, подлежит обложению соответствующим налогом и, следовательно, будет учитываться при определении размеров социальных пособий. В этом случае для приказов об оказании материальной помощи целесообразно устанавливать срок хранения 75 лет.
Что касается вопроса о переформировании дел с приказами по личному составу разных сроков хранения, то при его решении необходимо руководствоваться действующими актами законодательства по архивам и делопроизводству. В частности, п.170 Инструкции № 4 установлено, что документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Следовательно, законодательство предусматривает раздельное формирование дел с документами разных сроков хранения на этапе делопроизводства.
В случае если в течение делопроизводственного года в одно дело были включены документы разных сроков хранения, следует руководствоваться подп.4.3.2.1 п.4.3 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5, которым предусмотрено, что при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве осуществляется обязательный полистный просмотр дел, из которых изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.
Таким образом, при проведении экспертизы ценности документов и подготовке дел к передаче на архивное хранение или выделение к уничтожению из дел постоянного или долговременного хранения документы временного (до 10 лет включительно) хранения должны быть изъяты. Однако если расшивать дела за прошлые годы и изымать приказы для уничтожения, это приведет к нарушению нумерационного принципа формирования дел, установленного п.172 Инструкции № 4, что, по мнению автора, должно быть отражено в листе-заверителе дела, хотя нормативными правовыми актами это и не предусмотрено.
Если экспертиза ценности документов проводится в архиве организации, а соответствующие дела прошли научно-техническую обработку в установленном порядке (листы пронумерованы, внутренние описи и листы-заверители составлены, дела переплетены или прошиты и т.д.), расформировывать такие дела представляется нецелесообразным. В этом случае срок хранения подобных дел устанавливается согласно максимальному сроку хранения включенных в него документов.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Согласно п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Ведение личных дел на указанные категории работников является обязательным. Ведение личных дел на работников, относящихся к категории рабочих, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрено. В то же время законодательство не запрещает вести личные дела на рабочих, решение по данному вопросу организация принимает самостоятельно.
В отличие от личных дел личная карточка должна вестись на всех работников организации независимо от их профессии или занимаемой должности. Статьей 52 Трудового кодекса РБ определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РБ или уполномоченным им органом. Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. (например, приказы по соответствующим вопросам, табель использования рабочего времени и др.). К их числу относится и личная карточка.
Необходимость ведения личной карточки на каждого работника организации определяется и иными нормативными правовыми актами. В частности, п.16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления Минтруда РБ от 11.05.2000 № 72), установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под расписку в личной карточке формы Т-2.
Порядок ведения личной карточки до недавнего времени регулировался постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (в редакции постановления от 28.06.1990 № 94; далее - постановление № 241). Согласно Кратким указаниям по применению и заполнению утвержденных данным постановлением форм документов все изменения данных о работнике после заполнения личной карточки (образование, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке. Следовательно, регулировавший данные правоотношения нормативный правовой акт СССР не только допускал, но и требовал вносить изменения и дополнения в личную карточку в процессе ее ведения. Порядок внесения изменений и дополнений не устанавливался, в связи с чем организации определяли его самостоятельно, например, по аналогии с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку работника.
Вместе с тем на сегодняшний день в Республике Беларусь порядок заполнения и ведения личной карточки нормативными правовыми актами не регламентирован. Постановлением Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 постановление № 241 признано утратившим силу.
Из сказанного следует, что в настоящее время:
- личную карточку необходимо вести на всех работников организации;
- форма личной карточки нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена;
- правила ее применения и заполнения отсутствуют;
- использование для обозначения личной карточки индекса «Т-2» является неправомерным.
Таким образом, организации вправе самостоятельно определять форму карточки и порядок ее ведения, при этом за основу можно взять форму карточки и правила ее применения и заполнения, утвержденные действовавшим ранее постановлением № 241.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Последовательность включения документов в личное дело работника и порядок формирования личных дел регулируются главой 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2.
На этапе ведения личного дела в делопроизводстве (до передачи в архив) документы личного дела подшиваются в отдельную обложку (папку-скоросшиватель). Переплет либо подшивка нитками личных дел на данном этапе нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрена.
Вместе с тем личные дела работников после их увольнения подлежат передаче на хранение в архив организации. Нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регулирующими данные вопросы (примечание), установлено, что при подготовке к передаче в архив дела переплетаются либо подшиваются в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них.

Примечание. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4); Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5).

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Очевидно, вопрос возник в связи с утверждением постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 нового перечня типовых документов с указанием сроков хранения (примечание) и необходимостью проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации в предыдущие годы, с целью подготовки их к передаче в архив или выделения к уничтожению.
При решении данного вопроса следует учитывать, что при проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться теми нормативными правовыми актами Республики Беларусь, которые действуют на момент оценки научно-исторической и практической значимости документов. Поэтому устанавливать срок хранения дела, завершенного делопроизводством в 2002 г., необходимо на основании пунктов указанного выше перечня независимо от срока хранения, который был определен ранее на основании действовавших в 2002 г. нормативных актов.
Что касается оформления дела, то в силу п.181 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) дела подлежат полному и частичному оформлению. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. дела по личному составу, после их завершения делопроизводством при подготовке к передаче в архив организации.
В связи с этим указанное в вопросе дело 2002 г. необходимо оформить по установленным п.183 Инструкции по делопроизводству правилам в том случае, если оно имеет постоянный или долговременный срок хранения и подлежит передаче в архив организации. На обложке такого дела будет указан только срок его хранения согласно новому перечню. Номер пункта перечня, на основании которого установлен этот срок, на обложке дела не указывается. Не следует указывать номер пункта по перечню и в описи дел, в которую это дело будет включено.
Необходимость указать номер пункта перечня, на основании которого установлен срок хранения дела, сформированного в 2002 г., может возникнуть только в том случае, если это дело имеет временный (до 10 лет включительно) срок хранения. Такое дело после истечения установленного срока хранения подлежит уничтожению по акту. Форма соответствующего акта утверждена в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству и предусматривает заполнение графы «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню». Поэтому при включении дела в акт на уничтожение наряду со сроком хранения дела будет указан и номер пункта по новому перечню, на основании которого он был определен.
Следует также помнить, что выделение документов к уничтожению допускается только в том случае, если в организации составлены и в установленном порядке утверждены описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий период.

Примечание. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Нормативные правовые акты Республики Беларусь не предусматривают ведения двух или более личных дел на одного работника. Кроме того, согласно п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Следовательно, на работника в организации необходимо вести одно личное дело, в котором должны быть отражены сведения как о его основной работе, так и о выполнении дополнительной работы у того же нанимателя. Указанные сведения отражаются в личном деле путем включения в него копий соответствующих приказов и внесения записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

В п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), указаны категории работников, на которых ведутся личные дела. Инструкция, иные акты законодательства Республики Беларусь не содержат норм, касающихся особого порядка ведения личных дел работников, для которых работа в данной организации является работой по совместительству. Кроме того, согласно ст.291 Трудового кодекса РБ работа на условиях неполного рабочего времени, в т.ч. на условиях совместительства, не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности трудовых отпусков, исчисления трудового стажа и других трудовых прав. На этом основании на совместителей должны в установленном порядке заводиться и вестись личные дела, если они относятся к категории работников, указанных в п.2 Инструкции.
Перевод работника на другую работу, в т.ч. на 0,5 ставки по совместительству, не является основанием для закрытия прежнего и заведения нового личного дела. Согласно п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело. Следовательно, личное дело работника, переведенного на работу на 0,5 ставки по совместительству, будет завершено делопроизводством только после увольнения данного работника и включения в его личное дело копии соответствующего приказа.
Таким образом, при переводе работника на работу на 0,5 ставки по совместительству ведение его личного дела должно продолжаться. Сведения о произошедших изменениях трудовых отношений отражаются в личном деле путем включения в него копии приказа о переводе и внесения соответствующей записи в дополнение к личному листку по учету кадров.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела