В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Close

Вход на сайт

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.by, Бухгалтер.by, Экономист.by, Юрисконсульт.by.


 
RSS Печать

Правильная индексация приказов

Рубрика: Делопроизводство
Ответов: 122

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Chiardi
Статус неизвестенChiardi
[e-mail скрыт]
Беларусь
#11[94402] 9 июля 2009, 9:59
Свиток: Вопрос №22. Является ли нарушением требований Примерной инструкции по делопроизводству добавление к регистрационному номеру приказа по личному составу 75-летнего срока хранения литер «л/с»? Можно ли приказы о командировании и отпусках работников предприятия формировать в одну папку с добавлением литеры «о» к порядковому регистрационному номеру приказа? Если это является нарушением, то как перейти к правильной регистрации приказов? Нужно ли издавать по этому вопросу приказ?
Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), приказ должен быть зарегистрирован в организации в день подписания. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер, который присваивается по журналу регистрации приказов в пределах делопроизводственного года.
При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. В некоторых организациях издается также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две подгруппы:
о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;
о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.
В соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2004 г. № 4, указанные выше группы приказов имеют различные сроки хранения:
по основной деятельности — постоянно или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных);
по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках) — 75 лет;
по личному составу (о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках) — 3 года после проведения налоговой проверки;
по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет после проведения налоговой проверки.
В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1.
Пунктом 3.4.2 Примерной инструкции по делопроизводству определено, что приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением порядковому регистрационному номеру буквы «к» (без кавычек) и должны регистрироваться отдельно от приказов по основной деятельности. В то же время Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что приказы разных сроков хранения регистрируются в отдельных регистрационных формах и формируются в различные дела. Для того чтобы индексы приказов по личному составу различных групп (в зависимости от сроков хранения) не совпадали, к их порядковым регистрационным номерам добавляются литеры:
в приказах о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках — литера «к»;
в приказах о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках — литера «л».
Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственным вопросам: к их порядковым номерам также необходимо добавлять литеры, идентифицирующие данную группу приказов (нормативными актами не установлено, какие буквы при этом должны быть использованы, например «ад» или «ахд»).
К регистрационным номерам приказов по основной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не добавляются. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, возможно ведение отдельной регистрации приказов разных видов.
Сравним индексы приказов различных групп:
№ 1 (приказ по основной деятельности);
№ 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);
№ 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);
№ 1-ад (приказ по административно-хозяйственным вопросам).
Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных), по административно-хозяйственным вопросам.
С учетом изложенного к регистрационному номеру приказа по личному составу 75-летнего срока хранения должна добавляться литера «к». Приказы о командировании и отпусках работников предприятия могут формироваться в одну папку (вместе с приказами о наложении взысканий и назначении дежурных) с добавлением литеры «л» к порядковому регистрационному номеру приказа.
В то же время при большом количестве приказов определенной разновидности (например, о командировании) они могут регистрироваться отдельно от других приказов аналогичного срока хранения и формироваться в отдельное дело. В этом случае к регистрационному номеру приказа следует добавлять буквенное обозначение, идентифицирующее именно эту выделенную группу приказов. Например, номера приказов о командировании в случае выделения их в отдельную группу могут быть дополнены литерами «км».
Так как регистрация приказов ведется отдельно по видам в течение делопроизводственного года, то вносить изменения в действующую в организации систему регистрации документов целесообразно с начала нового делопроизводственного года (в большинстве организаций делопроизводственный год совпадает с календарным).
Принципы регистрации документов, в том числе приказов, а также формирования дел должны оговариваться в инструкции по делопроизводству, разрабатываемой в каждой организации. Такая инструкция утверждается руководителем организации. В этих целях, как правило, издается приказ. Издание приказа также является необходимым при внесении изменений и дополнений в инструкцию.
А.Е. Рыбаков начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук
Обратите внимание на последний абзац, вероятно, издание соответствующего приказа может оправдать Вашу индексацию. Однако, считаю, что у Вас достаточно странная нумерация *SCRATCH*
Li-Lu
Статус неизвестенLi-Lu
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#12[94411] 9 июля 2009, 10:08
Нина писал(а):
Не нарушаю я чего либо таким присвоением номеров приказам? Могу ли я использовать такую номерацию???
Нарушаете ИНСТРУКЦИЮ по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утв. Пост.Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 N 4)

142.3. ...Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.;

142.4. ...Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой "к" (для документов 75-летнего срока хранения) или "л" (для документов 3-летнего срока хранения).
Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого в порядке, определенном абзацем 4 подпункта 142.3 настоящей Инструкции, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением;


Анна
Статус неизвестенАнна
sirivla@mail.ru
Беларусь, Минск
#13[172210] 6 апреля 2010, 12:11
приказ о предоставлении социального отпуска с буквой К или Л??? СПАСИБО!
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#14[172229] 6 апреля 2010, 12:38
Анна писал(а):
приказ о предоставлении социального отпуска с буквой К или Л??? СПАСИБО!
Л
"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Анна
Статус неизвестенАнна
sirivla@mail.ru
Беларусь, Минск
#15[172273] 6 апреля 2010, 13:34
А наша бухгалтер всегда ставит К.

И к трудовым отпускам тоже "Л"?
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#16[172288] 6 апреля 2010, 13:44
Анна писал(а):
И к трудовым отпускам тоже "Л"?
*YES*
Анна писал(а):
А наша бухгалтер всегда ставит К.
Смотри ответ Chiardi в самом верху.
"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Alla Gaityukevich
Статус неизвестенAlla Gaityukevich
malvilana@list.ru
Беларусь, Минск
#17[172906] 8 апреля 2010, 11:25
Эх, почитала, и поняла, что приказы у меня не с правильными индексами :(
Самый главный вопрос! А что за это будет?
-----
Best regards,
Alla
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Scorpion_grass
Статус неизвестенScorpion_grass
[e-mail скрыт]
Минск - жизни моей прописка!
#18[172912] 8 апреля 2010, 11:28
Alla Gaityukevich писал(а):
Эх, почитала, и поняла, что приказы у меня не с правильными индексами :(
Самый главный вопрос! А что за это будет?
ничего не будет.
можете с нового 20111 года просто начать вести правильную индексацию приказов *PARDON*
- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело

Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)

Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Chiardi
Статус неизвестенChiardi
[e-mail скрыт]
Беларусь
#19[172923] 8 апреля 2010, 11:38
ата-та будет :-D
Alla Gaityukevich
Статус неизвестенAlla Gaityukevich
malvilana@list.ru
Беларусь, Минск
#20[172944] 8 апреля 2010, 11:56
@}-\\--
-----
Best regards,
Alla

Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.



Порталы для специалистов

Уведомления
Голосование
Почему количество HR-сотрудников, выполняющих примерно равный объем работы в разных компаниях, сильно отличается?





Чем прежде всего руководствоваться, рассчитывая численность HR-ов в компании?




Какое соотношение HR-ов к количеству персонала вы считаете приемлемым?




Как вы относитесь к концепции HR-zero?



Статистика форума
Дни рождения

Сегодня свой день рождения празднуют 111 пользователей.

Посмотреть все

Погода

Вы можете выбрать другой город для информера
Ближайшие праздники