В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Close

Вход на сайт

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.by, Бухгалтер.by, Экономист.by, Юрисконсульт.by.


 
RSS Печать

Номенклатура дел

Рубрика: Делопроизводство
Ответов: 117

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Татьяна Л.
Статус неизвестенТатьяна Л.
[e-mail скрыт]
Республика Беларусь, Минск
#61[540224] 10 мая 2018, 10:11
Здравствуйте!
Скажите, пожалуйста.
Можем ли мы структуру номенклатуры дел частной организации, где пока нет структурных подразделений, построить следующим образом:
1. Общие документы.
2. Зам. директора по правовым и кадровым вопросам.
3. Зам.директора по коммерческим вопросам.
4. Зам.директора по технологии и производству.
5. Бухгалтерия.

И можем ли устанавливать нумерацию индексов дела по своему усмотрению (конечно, учитывая то, что расположение их должно зависеть от значимости документа и сроков его хранения)?
Все возможно! На невозможное просто требуется больше времени. Дэн Браун
aliaksandra-96
Статус неизвестенaliaksandra-96
[e-mail скрыт]
Беларусь, Брест
#62[542970] 20 августа 2018, 12:32
Здравствуйте.

Устроилась недавно в микроорганизацию, ООО, которая образовалась в 2017 г. В составе, включая меня, 3 человека: директор, я-делопроизводитель и бухгалтер, которая совместитель. Номенклатура дел до этого не велась. Фактически лежат папки: входящие, исходящие, кадры (договоры, заявления, приказы), обычные договоры с актами, учредительные, где решения учредителя плюс устав и свидетельство, банк где всё связанное с банком, документов везде немного, 250 листов нигде не набралось. Плюс ещё у бухгалтера несколько папок, которые она ведёт своим способом. Номенклатуру сейчас надо будет делать. Вопросы:

1) Нужна ли экспертная комиссия и если нужна, то как - взять нас троих?)
2) Можно ли в папках хранить документы нескольких дел, отметив это на папках? Например, в номенклатуре написано (упрощённо) "03-01 - Приказы К, 03-02 - Приказы Л, 03-03 - трудовые договоры(контракты)", и в одной папке все три вида, а на папке написать соответственно все эти виды с индексами.
3) И можно ли в папках хранить документы за несколько лет, написав на них, например "01-01 Название дела за 2017-2018 гг"? Может ещё можно хранить так несколько групп - "01-01 Название и 01-02 Название за 2017-2018 гг."?
4)Бухгалтер утверждает, что номенклатуру можно делать на несколько лет. Везде читаю, что только на год, но всё-таки есть ли это в законодательстве или нет? Тем более номенклатура не меняется...
Спасибо всем кто откликнется!

И ещё не совсем по теме, но: в организации есть ПВТР и положения об оплате труда и о бух. учёте. Может быть кто-нибудь может подсказать, какие ещё правила/инструкции/положения нужны в данном случае? Буду очень благодарна.
giacinta
Статус неизвестенgiacinta
[e-mail скрыт]
Беларусь
#63[550941] 17 июня 2019, 12:33
Здравствуйте, ООО создано в феврале, работать начали в мае, нужно ли составлять номенклатуру дел на 2019 год или уже можно 2020??
Лауреат конкурса «Персона года»
polevchyk
Статус неизвестенpolevchyk
polevchyk@gmail.com
беларусь, минск
#64[550942] 17 июня 2019, 13:59
Я бы разработал на этот год
ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ
Статус неизвестенГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ
[e-mail скрыт]
ГРОДНО
#65[553679] 1 октября 2019, 22:29
можно ли в номенклатуре объединить в одно дело позиции?
например -Решения, распоряжение, постановления Министерства информации Республики Беларусь, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов (п.7-постоянно ,п.8 перечня -до минования надобности )
а еще интересует объединение дел с разными сроками хранения....можно ли объединять и устанавливать больший срок хранения
blanka85@inbox.ru
ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ
Статус неизвестенГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ
[e-mail скрыт]
ГРОДНО
#66[553680] 1 октября 2019, 22:41
И еще вопрос- а можно ли, найдя соответствующий пункт в перечне - "обозвать" дело по своему? или надо строго придерживаться названия как по перечню?
Вот например "Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц" - я назвала дело "Журнал регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, и ответов на них" (п.78 перечня)
или хочу объединить "Доверенности на право управления предприятием"(п 65), "Доверенности и представительство интересов предприятия"(п.63)
правомерно будет объединять?
blanka85@inbox.ru
ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ
Статус неизвестенГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ
[e-mail скрыт]
ГРОДНО
#67[553717] 3 октября 2019, 9:02
кто -нибудь есть на форуме???
blanka85@inbox.ru
Лауреат конкурса «Персона года»
tikhan
Статус неизвестенtikhan
tikhan@tut.by
Новогрудок
#68[553721] 3 октября 2019, 11:10
Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 24 мая 2012 г. № 140 О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Примечания:

1. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее – Перечень) используется при проведении государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения.

2. Нормы Перечня обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов.

3. В графе 1 указана нумерация его пунктов.

4. В графе 2 указаны виды и названия документов, данные в обобщенной форме. При объединении в одном пункте разных видов документов по одному вопросу и имеющих одинаковый срок хранения используется термин «документы», а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенных в пункт.

5. В графе 3 указаны сроки хранения документов в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей.

6. В графе 4 указаны сроки хранения документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

7. В графе 5 указаны особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока.

8. Документы, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Документы, для которых Перечнем установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

9. Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа, иной организации (далее – организации), решению индивидуального предпринимателя. Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций.

10. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

11. Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, индивидуальными предпринимателями, в делопроизводстве которых эти документы образовались.

12. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

13. Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют органы архивного дела и делопроизводства.
Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

165.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);



Например:

Приказы директора института по основной деятельности



указание адресата или корреспондента документов;



Например:

Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов



географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;



Например:

Отчеты средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской области об учебно-методической работе



даты (период), к которым относится содержание документов дела;



Например:

Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2001–2006 гг.



указание на копийность документов, включенных в дело.



Например:

Приказы директора института по основной деятельности. Копии



Термин «Документы» используется в заголовке:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;



Например:

Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы, справки и др.)



при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.



Например:

Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год



Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.



Например:

Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.



Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.



Например:

Переписка с Министерством здравоохранения Республики Беларусь, торгово-производственным республиканским унитарным предприятием «Белфармация» о поставке лекарственных средств



Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.



Например:

Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о распределении молодых специалистов



Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.



Например:

Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих



В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.



Например:

Планы работы структурных подразделений института на IV кв. 2007 г.

Квартальные отчеты о работе структурных подразделений института за 2007 год



Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.).

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации и др.);

распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

переписка;

учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;
"Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения." (В.Пелевин)
9fJLb.png
Лауреат конкурса «Персона года»
polevchyk
Статус неизвестенpolevchyk
polevchyk@gmail.com
беларусь, минск
#69[553722] 3 октября 2019, 11:12
а зачем изменять смысл то не поменялся? я с таким не сталкивался
Mika
Статус неизвестенMika
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#70[553752] 3 октября 2019, 14:08
ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ писал(а):
можно ли в номенклатуре объединить в одно дело позиции?
например -Решения, распоряжение, постановления Министерства информации Республики Беларусь, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов (п.7-постоянно ,п.8 перечня -до минования надобности )
Перечисленные Вами документы хранятся постоянно только по месту их принятия (т.е. в органах, которые их приняли), в иных органах и организациях они хранятся до минования надобности. Таким образом, в Вашем случае все вышеуказанные документы имеют одинаковый срок хранения - до минования надобности.

Если эти документы объединены одним вопросом, их можно формировать в одно дело.
Заголовок можно сформулировать примерно так:
"Документы, регламентирующие... (и указать 2-3 вида документов)"

Примеры:
Документы, регламентирующие деятельность средств массовой информации (постановления, решения и др.),
Нормативные правовые акты, регулирующие... (постановления, распоряжения и др.)
Документы по вопросу ... (постановления, решения и др.)


В графе 4 "Срок хранения" нужно указать "до минования надобности, пп.7.2, 8.2"
ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ писал(а):
а еще интересует объединение дел с разными сроками хранения....можно ли объединять и устанавливать больший срок хранения
НПА в сфере делопроизводства такой принцип формирования дел не допускают.

Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.



Порталы для специалистов

Уведомления
Голосование
Известен ли вам такой инструмент как «Оценка 360 градусов»?




Приходилось ли вам участвовать в «оценке 360 градусов» в качестве оцениваемого или оценщика?



Могут ли коллеги по работе объективно оценить вас как работника?


Статистика форума
Дни рождения

Сегодня свой день рождения празднуют 113 пользователей.

Посмотреть все

Погода

Вы можете выбрать другой город для информера
Ближайшие праздники