АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО ИЗМЕНЕНИЮ ФАМИЛИИ РАБОТНИКА
Законодательством установлена процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку в случае изменения работником фамилии. Что касается внесения изменений в другие учетные документы работника, то в настоящий момент действующее законодательство не предусматривает четкой их процедуры.
Давайте разбираться вместе.
Итак, при смене фамилии работника вам необходимо внести изменения в следующие документы:
- трудовую книжку;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- документы личного дела;
- трудовой договор (контракт);
- личную карточку и др.
Последовательность действий кадровой службы при изменении фамилии работника представим в виде пошагового алгоритма.
Шаг 1 Работник подает заявление об изменении фамилии
Ћ
Шаг 2 На основании заявления работника издаем приказ
Ћ
Шаг 3 Вносим изменения в трудовую книжку работника
Ћ
Шаг 4 Вносим изменения в личное дело работника
Ћ
Шаг 5 Вносим изменения в личную карточку работника
Ћ
Шаг 6 Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту)
Ћ
Шаг 7 Получаем новое свидетельство государственного социального страхования
Шаг 1. Работник подает нанимателю заявление об изменении фамилии в учетной и иной документации. К заявлению прилагаются копии следующих документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о регистрации брака или иной документ, подтверждающий изменение фамилии. Образец заявления работника см. ниже.
Юридическая служба Директору общества с ограниченной
ответственностью «ВКЛ»
Гирину О.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
23.02.2010 № 17
Петровой Т.П.
Подготовить приказ об изменении
фамилии.
Подпись Гирин О.В.
24.02.2010
В связи со вступлением в брак и переменой фамилии прошу изменить в учетных и иных документах фамилию «Шупило» на фамилию «Ясная». Копии свидетельства о регистрации брака и паспорта на новую фамилию прилагаю.
Юрисконсульт Подпись Ю.В.Шупило
Шаг 2. На основании заявления работника издаем приказ.
На практике возникает вопрос о датировании данного приказа.
Свидетельство о регистрации брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается только через несколько недель. По мнению автора, изменения необходимо оформлять только тогда, когда работник получил новый паспорт, так как в большинство учетных и иных официальных документов изменения вносятся на основании нового паспорта.
Образец приказа об изменении фамилии работника см. ниже.
Общество с ограниченной
ответственностью «ВКЛ»
ПРИКАЗ
24.02.2010 № 25-к
г.Минск
Об изменении фамилии
ИЗМЕНИТЬ:
В учетных и иных официальных документах ООО «ВКЛ» фамилию Шупило Юлии Витальевны, юрисконсульта юридической службы, на фамилию Ясная с 24.02.2010.
Основание: 1. Заявление Шупило Ю.В. от 23.02.2010 № 17.
2. Свидетельство о регистрации брака I-ВН № 1234567 от 25.01.2010, выданное о/загс администрации Фрунзенского района г.Минска (копия).
3. Паспорт МР 2661576, выданный 19.02.2010 Фрунзенским РУВД г.Минска (копия).
Директор общества Подпись О.В.Гирин
Визы
С приказом ознакомлена Подпись Ю.В.Шупило
Дата
Копию (выписку) приказа необходимо включить в личное дело работника (абзац 5 п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников)).
Шаг 3. Внесение изменений в трудовую книжку производится в порядке, предусмотренном в п.38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30.
Изменения записей о фамилии в трудовой книжке осуществляются нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату. На практике у кадровых работников при изменении фамилии работника в связи со вступлением в брак возникает вопрос о том, на какой документ все же стоит ссылаться в данном случае: на свидетельство о регистрации брака либо на паспорт с измененной фамилией? По мнению автора, в таком случае необходимо ссылаться на свидетельство о регистрации брака.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная.
Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
Также следует отразить изменение фамилии работника в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Для этого старая фамилия зачеркивается или заключается в скобки и над ней пишется новая.
Шаг 4. Внесение изменений в документы личного дела производится на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.
Помимо включения копии (выписки) приказа об изменении фамилии вам нужно:
- на обложке личного дела прежнюю фамилию заключить в скобки, а новую записать над ней;
- произвести соответствующую запись в п.2.4 дополнения к личному листку по учету кадров.
Шаг 5. Вносим изменения в личную карточку работника.
В настоящее время форму и порядок заполнения личной карточки работника (ранее- личная карточка формы Т-2) определяет наниматель. Это значит, что и внесение изменения фамилии осуществляется по усмотрению нанимателя (как правило, старая фамилия зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая).
Шаг 6. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).
На практике возникают споры о том, нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) в связи с изменением фамилии работника. По мнению автора, это необходимо сделать на основании изданного приказа об изменении фамилии.
Образец дополнительного соглашения к трудовому контракту см. ниже
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 3
к трудовому контракту
от 15.03.2009 № 325
г.Минск «24» февраля 2010 г.
Общество с ограниченной ответственностью «ВКЛ» в лице директора Гирина Олега Владимировича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Наниматель, с одной стороны и Шупило Юлия Витальевна, юрисконсульт юридической службы, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны заключили настоящее дополнительное соглашение о внесении в трудовой контракт от 15.03.2009 № 325 следующих изменений:
1. В пункте 1 контракта заменить фамилию работника «Шупило» на фамилию «Ясная».
2. Условия трудового контракта, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.
3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового контракта от 15.03.2009 № 325, составлено в двух экземплярах равной юридической силы, один из которых хранится у Работника, второй - у Нанимателя, и вступает в силу с 24.02.2010.
Наниматель Подпись О.В.Гирин Работник Подпись Ю.В.Шупило
Шаг 7. Получаем новое свидетельство государственного социального страхования.
Для этого форма ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных) представляется в орган Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю или в представительство (филиал) Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах» (далее - «Белгосстрах») документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных (п.14 постановления Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (с изменениями и дополнениями) «Об утверждении правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования»).
Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю или в представительство (филиал) «Белгосстраха» для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).
|