Свиток: ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях. Номенклатуры дел структурных подразделений являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.
Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.
Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров (см. приложение к материалу).
Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел отдела кадров на первое место вынесены дела с распорядительными документами (8-1 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии»; 8-2 «Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение и др.)»; 8-3 «Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных)»). При этом дело с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, помещено впереди, несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (1-е экземпляры находятся в канцелярии). За ним следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале - прием, перевод, увольнение, поощрение работников (срок хранения - 75 лет), затем - отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных (срок хранения - 3 года).
Следует обратить внимание на то, что согласно приведенному в приложении примеру в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии - соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к делам с аналогичными заголовками будет добавлено слово «Копии»). Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в отделе кадров. В этом случае, естественно, указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать.
Для удобства в работе и быстрого определения структурных подразделений, в которых хранятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно добавить ссылки на место их хранения, например: «Подлинники - в канцелярии».
За распорядительными документами помещены дела с организационными документами (8-4 «Положение об отделе. Копия»; 8-5 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»; 8-6 «Штатное расписание предприятия. Копия»; 8-7 «Правила внутреннего трудового распорядка»). В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся 2-е экземпляры соответствующих документов, а 1-е находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии и (или) бухгалтерии.
За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов (8-8 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним»), планами и отчетами (8-9 «План работы отдела кадров на 2008 год»; 8-10 «Отчет о работе отдела кадров за 2008 год», 8-11 «Статистические отчеты по кадрам»). В отделе кадров хранятся 1-е экземпляры протоколов, планов и отчетов.
Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с индекса 8-12 по индекс 8-23). Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (все личные дела включаются в номенклатуру под одним индексом) и трудовых книжек работников (также включаются под одним индексом). Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам - Книге учета личных дел и Книге учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним. Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.
Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской (дела № 8-19, 8-20). В приведенном примере переписка сформирована в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не имеющими связи между собой при решении вопроса, поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов - «переписка», «сведения» и др. Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если отделу кадров удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела могут быть выделены и включены в номенклатуру дел. Например, предприятие имеет два филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены такие отдельные дела под заголовками: «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 1», «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 2».
Отдельную группу составляют в номенклатуре дела по учету военнообязанных (с индекса 8-24 по индекс 8-26).
В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).
В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.
В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:
- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38);
- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
В Перечне 2001 г. порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне 2006 г. - пунктами. Соответственно, в приведенном примере номенклатуры дел отдела кадров в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.
При определении сроков хранения дел следует обратить внимание также на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, обычно устанавливается срок хранения - 3 года, независимо от срока хранения подлинных документов (в т.ч. и для документов постоянного хранения). В рассматриваемом примере дело с подлинниками приказов директора предприятия по основной деятельности (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хранится в отделе кадров) - 3 года.
Под номерами 8-37 и 8-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров.
Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого структурного подразделения, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.
На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений.
После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и отдел кадров), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений (см. дело 8-36).
30.05.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Приложение
Пример номенклатуры дел кадровой службы
Частное унитарное предприятие
«Вихрь»
Отдел кадров
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
15.12.2007 № 8-36
г.Минск
на 2008 год
Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Коли-чество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
8-1 Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии 3 г.
ст.16.1
8-2 Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение и др.) 75 л.
ст.16.4
8-3 Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска,
командировки, взыскания, назначение дежурных) 3 г.
ст.16.3
8-4 Положение об отделе. Копия 3 г.
ст.10
8-5 Должностные инструкции работникам отдела. Копии 3 г.
ст.12.3
После замены
новыми
8-6 Штатные расписания предприятия на 2008 год. Копии 3 г.
ст.126
8-7 Правила внутреннего трудового распорядка 1 г.
п.74
После замены
новыми
8-8 Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним 15 л. ЭПК
п.278
Документы (протоколы счетных
комиссий, бюллетени и др.) - 5 л., п.279
8-9 План работы отдела на 2008 год 3 г.
ст.22.1
8-10 Отчет о работе отдела за 2008 год 5 л.
ст.22.1
8-11 Статистические отчеты по кадрам Пост.
ст.23.1
8-12 Список работников предприятия Пост.
п.215
8-13 Список работников, состоящих в резерве руководящих кадров Пост.
п.213
8-14 Трудовые договоры, контракты с работниками предприятия 3 г.
п.219
После истечения срока действия договора, контракта
8-15 Личные учетные карточки
работников 75 л.
8-16 Личные дела работников 75 л.
п.216
8-17 Книга учета личных дел 75 л.
ст.507
8-18 Трудовые книжки работников До востребования
п.226
Невостре-бованные - 50 л.
8-19 Документы о работе с кадрами (переписка, сведения, справки и др.) 5 л.
пп.206, 207
8-20 Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.) 3 г.
п.224
8-21 Документы по персонифицированному учету работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении и др.) 5 л.
пп.181.1, 182
8-22 Характеристики работников, на которых не заведены личные дела 75 л.
п.223
8-23 График отпусков 1 г.
п.245
8-24 Списки военнообязанных 3 г.
п.237
8-25 Карточки учета военнообязанных 3 г.
п.238
После
увольнения
8-26 Отчеты о бронировании военнообязанных 5 л.
п.236
8-27 Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним 50 л.
п.227
8-28 Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек 5 л.
п.228
После окончания ведения
8-29 Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение) 75 л.
п.944.2
8-30 Журнал регистрации приказов по личному составу (отпуска, командировки, назначения дежурных) 3 г.
п.944.3
8-31 Картотека регистрации обращений граждан 5 л.
п.945
8-32 Журнал учета отпусков 3 г.
п.246
8-33 Журнал учета работников, направленных в командировки 5 л.
п.243
8-34 Журнал регистрации командировочных удостоверений 3 г.
п.244
8-35 Журнал учета выдачи личных справок (о трудовом стаже, заработной плате и др.) 3 г.
п.247
8-36 Номенклатура дел отдела 5 л.
п.930.2
8-37
8-38
Начальник отдела кадров Подпись В.И.Ивановский
Зав. архивом Подпись Н.А.Шумилина