В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Close

Вход на сайт

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.by, Бухгалтер.by, Экономист.by, Юрисконсульт.by.


 
RSS Печать

Сроки хранения приказов

Рубрика: Делопроизводство
Ответов: 17

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

« Первая ← Пред.1 2 След. → Последняя (2) »
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#1[234720]  1 ноября 2010, 18:31
Оценок нет
Добрый день!
Подскажите, сколько хранятся приказы по кадрам и по личному составу? Данные необходимо внести в номенклатуру дел. И в каком акте установлены эти сроки?
Зарание спасибо!
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Scorpion_grass
Статус неизвестенScorpion_grass
[e-mail скрыт]
Минск - жизни моей прописка!
#2[234722] 1 ноября 2010, 19:02
Li-Lu писал(а):
Упс... Так нужен, оказывается, был кусок из "Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, органи-заций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэконо-мическим связям с указанием сроков хранения" утв. Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 6 августа 2001 г. N 38... Да? Сорри, не туда глянула...
У меня есть "Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения" утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 14 декабря 2006 г. N82
Как говорил на семинаре Рыбаков - оба эти перечня регламентируют сроки хранения документов. Что касается кадров - они дублируют друг друга.
Смотрите в обмене документами. Там оба постановления в сокращенном варианте, т.е. только кадровые документы
Помнится, после семинара у Рыбакова "на свежую голову" составляла номенклатуру дел по кадрам... В основном там ссылки на МИНЮСТовское постановление, т.к. у Госархива далеко не все документы упомянуты
- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело

Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)

Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#3[234723] 1 ноября 2010, 19:05
И ещё такой вопрос. Создавая номенклатуру я наткнулся на такой нормативный акт:
Цитата:
Постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. №38 "Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения"
там выделяются такие виды приказов:
16.3 ¦ о предоставлении отпусков, ¦3 г. ¦3 г. ¦
¦ взысканиях, назначении дежурных,¦ ¦ ¦
¦ командировках ¦ ¦ ¦
------+---------------------------------+------------+------------+-----------
-----------------------------------------------------------

16.4 ¦ о приеме, перемещении, ¦75 л. ¦75 л. ¦
¦ увольнении, поощрении, ¦ ¦ ¦
¦ премировании кадров, длительных ¦ ¦ ¦
¦ и зарубежных командировках ¦ ¦ ¦

А я хочу (если можно, конечно) внести в номенклатуру стандартные приказы по кадрам и приказы по личному составу. Можно ли их как-то переименовать (в приказы по кадрам и лс), чтобы не было расхождения с нормативными актами?
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Scorpion_grass
Статус неизвестенScorpion_grass
[e-mail скрыт]
Минск - жизни моей прописка!
#4[234726] 1 ноября 2010, 19:14
**persona** писал(а):
Свиток: ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях. Номенклатуры дел структурных подразделений являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.
Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.
Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров (см. приложение к материалу).
Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел отдела кадров на первое место вынесены дела с распорядительными документами (8-1 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии»; 8-2 «Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение и др.)»; 8-3 «Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных)»). При этом дело с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, помещено впереди, несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (1-е экземпляры находятся в канцелярии). За ним следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале - прием, перевод, увольнение, поощрение работников (срок хранения - 75 лет), затем - отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных (срок хранения - 3 года).
Следует обратить внимание на то, что согласно приведенному в приложении примеру в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии - соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к делам с аналогичными заголовками будет добавлено слово «Копии»). Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в отделе кадров. В этом случае, естественно, указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать.
Для удобства в работе и быстрого определения структурных подразделений, в которых хранятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно добавить ссылки на место их хранения, например: «Подлинники - в канцелярии».
За распорядительными документами помещены дела с организационными документами (8-4 «Положение об отделе. Копия»; 8-5 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»; 8-6 «Штатное расписание предприятия. Копия»; 8-7 «Правила внутреннего трудового распорядка»). В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся 2-е экземпляры соответствующих документов, а 1-е находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии и (или) бухгалтерии.
За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов (8-8 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним»), планами и отчетами (8-9 «План работы отдела кадров на 2008 год»; 8-10 «Отчет о работе отдела кадров за 2008 год», 8-11 «Статистические отчеты по кадрам»). В отделе кадров хранятся 1-е экземпляры протоколов, планов и отчетов.
Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с индекса 8-12 по индекс 8-23). Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (все личные дела включаются в номенклатуру под одним индексом) и трудовых книжек работников (также включаются под одним индексом). Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам - Книге учета личных дел и Книге учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним. Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.
Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской (дела № 8-19, 8-20). В приведенном примере переписка сформирована в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не имеющими связи между собой при решении вопроса, поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов - «переписка», «сведения» и др. Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если отделу кадров удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела могут быть выделены и включены в номенклатуру дел. Например, предприятие имеет два филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены такие отдельные дела под заголовками: «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 1», «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 2».
Отдельную группу составляют в номенклатуре дела по учету военнообязанных (с индекса 8-24 по индекс 8-26).
В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).
В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.
В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:
- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38);
- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
В Перечне 2001 г. порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне 2006 г. - пунктами. Соответственно, в приведенном примере номенклатуры дел отдела кадров в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.
При определении сроков хранения дел следует обратить внимание также на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, обычно устанавливается срок хранения - 3 года, независимо от срока хранения подлинных документов (в т.ч. и для документов постоянного хранения). В рассматриваемом примере дело с подлинниками приказов директора предприятия по основной деятельности (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хранится в отделе кадров) - 3 года.
Под номерами 8-37 и 8-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров.
Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого структурного подразделения, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.
На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений.
После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и отдел кадров), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений (см. дело 8-36).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Приложение

Пример номенклатуры дел кадровой службы
Частное унитарное предприятие
«Вихрь»
Отдел кадров

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
15.12.2007 № 8-36
г.Минск

на 2008 год

Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Коли-чество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
8-1 Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии 3 г.
ст.16.1

8-2 Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение и др.) 75 л.
ст.16.4

8-3 Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска,
командировки, взыскания, назначение дежурных) 3 г.
ст.16.3

8-4 Положение об отделе. Копия 3 г.
ст.10

8-5 Должностные инструкции работникам отдела. Копии 3 г.
ст.12.3
После замены
новыми
8-6 Штатные расписания предприятия на 2008 год. Копии 3 г.
ст.126

8-7 Правила внутреннего трудового распорядка 1 г.
п.74
После замены
новыми
8-8 Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним 15 л. ЭПК
п.278
Документы (протоколы счетных
комиссий, бюллетени и др.) - 5 л., п.279

8-9 План работы отдела на 2008 год 3 г.
ст.22.1

8-10 Отчет о работе отдела за 2008 год 5 л.
ст.22.1
8-11 Статистические отчеты по кадрам Пост.
ст.23.1

8-12 Список работников предприятия Пост.
п.215

8-13 Список работников, состоящих в резерве руководящих кадров Пост.
п.213

8-14 Трудовые договоры, контракты с работниками предприятия 3 г.
п.219
После истечения срока действия договора, контракта
8-15 Личные учетные карточки
работников 75 л.
8-16 Личные дела работников 75 л.
п.216

8-17 Книга учета личных дел 75 л.
ст.507
8-18 Трудовые книжки работников До востребования
п.226
Невостре-бованные - 50 л.
8-19 Документы о работе с кадрами (переписка, сведения, справки и др.) 5 л.
пп.206, 207

8-20 Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.) 3 г.
п.224

8-21 Документы по персонифицированному учету работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении и др.) 5 л.
пп.181.1, 182

8-22 Характеристики работников, на которых не заведены личные дела 75 л.
п.223

8-23 График отпусков 1 г.
п.245

8-24 Списки военнообязанных 3 г.
п.237

8-25 Карточки учета военнообязанных 3 г.
п.238
После
увольнения
8-26 Отчеты о бронировании военнообязанных 5 л.
п.236

8-27 Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним 50 л.
п.227

8-28 Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек 5 л.
п.228
После окончания ведения
8-29 Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение) 75 л.
п.944.2

8-30 Журнал регистрации приказов по личному составу (отпуска, командировки, назначения дежурных) 3 г.
п.944.3

8-31 Картотека регистрации обращений граждан 5 л.
п.945

8-32 Журнал учета отпусков 3 г.
п.246

8-33 Журнал учета работников, направленных в командировки 5 л.
п.243

8-34 Журнал регистрации командировочных удостоверений 3 г.
п.244

8-35 Журнал учета выдачи личных справок (о трудовом стаже, заработной плате и др.) 3 г.
п.247

8-36 Номенклатура дел отдела 5 л.
п.930.2

8-37
8-38

Начальник отдела кадров Подпись В.И.Ивановский

Зав. архивом Подпись Н.А.Шумилина


- Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?
- Живи как человек, набело

Рио-де-Жанейро, - это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с)

Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть.
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Chiardi
Статус неизвестенChiardi
[e-mail скрыт]
Беларусь
#5[234732] 1 ноября 2010, 20:30
Александр писал(а):

А я хочу (если можно, конечно) внести в номенклатуру стандартные приказы по кадрам и приказы по личному составу. Можно ли их как-то переименовать (в приказы по кадрам и лс), чтобы не было расхождения с нормативными актами?
по кадрам - это и есть лс ( т.е. по личному составу)
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#6[234764] 2 ноября 2010, 10:22
Цитата:
по кадрам - это и есть лс ( т.е. по личному составу)
я могу ошибаться, но по-моему приказы по кадрам - это приказы о приёме на работу, увольнении, переводе и перемещении, а те приказы, которые регулируют остальные (приём на должность, премирование, предоставление отпусков и т.д.) - это приказы по л.с.
Лауреат конкурса «Персона года»
m-olja
Статус неизвестенm-olja
m-olja@yandex.ru
Беларусь, Минск
#7[234769] 2 ноября 2010, 10:39
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
19 января 2009 г. N 4

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ


98. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения - на два: по основной деятельности и по личному составу.


142.4. регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой "к" (для документов 75-летнего срока хранения) или "л" (для документов 3-летнего срока хранения).

172. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.
Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:
о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);
о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.
line_c7_l20_b1_t0747279-746f-6265-746865-62657374-77696665_d02.06.2011_fc16_f0_fs10_tz10800.png
Лауреат конкурса «Персона года»
m-olja
Статус неизвестенm-olja
m-olja@yandex.ru
Беларусь, Минск
#8[234770] 2 ноября 2010, 10:40
Так что выделяются приказы по личному составу, которые делятся по срокам хранения
line_c7_l20_b1_t0747279-746f-6265-746865-62657374-77696665_d02.06.2011_fc16_f0_fs10_tz10800.png
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#9[235053] 2 ноября 2010, 16:52
А вы не в курсе, включается ли в номенклатуру дел журнал по противопожарной безопасности и журнал регистрации охраны труда и журнал регистрации вводного инструктажа?
И сколько лет каждый из них храниться?
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#10[235116] 2 ноября 2010, 18:10
Подскажите, пожалуйста, очень нужна эта информация!
« Первая ← Пред.1 2 След. → Последняя (2) »

Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.



Порталы для специалистов

Уведомления
Голосование
Получали вы когда-либо предложение о работе после собеседования в виде офера?



Как относитесь к использованию компаниями оферов?




Как относитесь к компаниям, которые высылают офер, а потом могут его отозвать?


Статистика форума
Дни рождения

Сегодня свой день рождения празднуют 115 пользователей.

Посмотреть все

Ближайшие праздники