tikhantikhan@tut.by Новогрудок
|
|
kozitsks писал(а):
1. С первого года существования фирмы разделение приказов было только на 2 вида: производственные и кадровые(без разделения на К и Л), принципиально это в такой маленькой фирме или нет?
принципиально, т.к. сроки хранения у приказов с индексами "л" и "к" разные (3 г. и 75 л. соответственно) Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 6 августа 2001 г. № 38 Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения
16 Постановления, приказы, распоряжения и приложения к ним:
16.1 по основной деятельности Пост. 10 л.
16.2 по административно-хозяйственным вопросам 5 л. 1 5 л. 1
16.3 о предоставлении отпусков, взысканиях,
назначении дежурных, служебных командировках
в пределах Республики Беларусь 3 г. 1 3 г. 1
16.4 о приеме, перемещении, увольнении,
поощрении, премировании кадров, длительных
(более месяца) служебных командировках в
пределах Республики Беларусь и служебных
командировках за границу 75 л. 75 л.
1 После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
|
kozitsks писал(а):
2. Что относится к приказамадминистративно-хозяйственной деятельности( например , об использовании личного автомобиля в служебных целях)?
ВОПРОС: Каков перечень приказов по административно-хозяйственным вопросам?Свиток: ОТВЕТ:
Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, был четко определен в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988. Указанный Перечень содержал раздел «Административно-хозяйственное обслуживание», включавший в себя подразделы «Административно-хозяйственные вопросы», «Эксплуатация служебных зданий», «Транспортное обслуживание», «Организация внутриведомственной связи», «Охрана учреждений, организаций, предприятий».
С принятием Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006 № 82 (примечание), Перечень 1988 г. утратил силу.
В новом перечне раздел «Административно-хозяйственное обслуживание» не выделен, что обусловлено спецификой оформления нормативных правовых актов. Вместе с тем в Перечне 2006 г. имеются самостоятельные главы: 28 «Административно-хозяйственные вопросы», 29 «Эксплуатация служебных зданий, помещений», 30 «Охрана организаций, гражданская оборона», 31 «Транспортное обслуживание», 32 «Организация внутренней связи». Приказы, издаваемые по вопросам, получившим отражение в указанных главах, и будут являться приказами по административно-хозяйственной деятельности.
15.10.2007 г.
Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
kozitsks писал(а):
3. В приказах по личному составу обязательно разделение на приказы-"К" и приказы-"Л"?
см. ответ на первый вопрос kozitsks писал(а): И идут ли они под общей нумерацией с разными буквами или храняться отдельно друг от друга? И если все приказы были с буквой "К", то я могу просто со следующего приказа начать их разделять?
Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
...
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.
...
170. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
kozitsks писал(а): 4. И, ответьте, пожалуйста, к какому же приказу относится приказ о мат помощи?
ВОПРОС: В 1995-2000 гг. приказы об оказании материальной помощи работникам формировались в дело с приказами о премировании работников со сроком хранения 75 лет. Согласно новому Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень-2006), приказы об оказании материальной помощи хранятся 3 года.
Надо ли расшивать дела за прошлые годы и изымать эти приказы для уничтожения?Свиток: ОТВЕТ:
Прежде всего следует обратить внимание, что действующими нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены конкретные сроки хранения приказов об оказании материальной помощи. Сроки хранения приказов закреплены в ст.16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями (далее - Перечень-2001). В ст.16 Перечня-2001 установлены сроки хранения приказов по личному составу двух групп:
о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках - 75 лет (ст.16.4);
о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - 3 года после проведения комплексной налоговой проверки (ст.16.3).
Как видно, приказы об оказании материальной помощи в Перечень-2001 не включены.
В то же время в п.944 Перечня-2006 установлены сроки хранения регистрационно-учетных форм документов (журналов, карточек). Среди других указаны сроки хранения журналов и карточек регистрации распорядительных документов по личному составу:
о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках - 75 лет;
о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи - 3 года.
Так как по общему правилу сроки хранения регистрационно-учетных форм устанавливаются аналогично срокам хранения регистрируемых в них документов, для приказов об оказании материальной помощи целесообразно устанавливать срок хранения 3 года. Установление соответствующего срока хранения обусловлено тем, что материальная помощь по определению является безвозмездным даром и в большинстве случаев не подлежит какому-либо налогообложению (например, материальная помощь, оказываемая работникам бюджетных организаций в рамках планового фонда материальной помощи). Так как с суммы полученной работником материальной помощи не уплачиваются отчисления в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ (далее - ФСЗН), она не может учитываться при определении размеров социальных пособий (пенсий и т.п.). В связи с этим практическая значимость данных приказов ограничивается незначительным временным периодом, в течение которого они могут быть востребованы только налоговыми и иными контролирующими финансово-хозяйственную деятельность органами.
Вместе с тем при определении сроков хранения приказов об оказании материальной помощи следует учитывать, что в ряде случаев с суммы полученной материальной помощи отчисляются средства в ФСЗН. Например, в тех же бюджетных организациях материальная помощь, оказываемая работникам из внебюджетного фонда материального поощрения, подлежит обложению соответствующим налогом и, следовательно, будет учитываться при определении размеров социальных пособий. В этом случае для приказов об оказании материальной помощи целесообразно устанавливать срок хранения 75 лет.
Что касается вопроса о переформировании дел с приказами по личному составу разных сроков хранения, то при его решении необходимо руководствоваться действующими актами законодательства по архивам и делопроизводству. В частности, п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4), установлено, что документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Следовательно, законодательство предусматривает раздельное формирование дел с документами разных сроков хранения на этапе делопроизводства.
В случае если в течение делопроизводственного года в одно дело были включены документы разных сроков хранения, следует руководствоваться подп.4.3.2.1 п.4.3 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5, которым предусмотрено, что при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве осуществляется обязательный полистный просмотр дел, из которых изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.
Таким образом, при проведении экспертизы ценности документов и подготовке дел к передаче на архивное хранение или выделение к уничтожению из дел постоянного или долговременного хранения документы временного (до 10 лет включительно) хранения должны быть изъяты. Однако если расшивать дела за прошлые годы и изымать приказы для уничтожения, это приведет к нарушению нумерационного принципа формирования дел, установленного п.172 Инструкции № 4, что, по мнению автора, должно быть отражено в листе-заверителе дела, хотя нормативными правовыми актами это и не предусмотрено.
Если экспертиза ценности документов проводится в архиве организации, а соответствующие дела прошли научно-техническую обработку в установленном порядке (листы пронумерованы, внутренние описи и листы-заверители составлены, дела переплетены или прошиты и т.д.), расформировывать такие дела представляется нецелесообразным. В этом случае срок хранения подобных дел устанавливается согласно максимальному сроку хранения включенных в него документов.
15.09.2009 г.
Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
|
|
|