В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Close

Вход на сайт

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка.by, Бухгалтер.by, Экономист.by, Юрисконсульт.by.


 
RSS Печать

Личные дела сотрудников

Рубрика: Делопроизводство
Ответов: 274

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

« Первая ← Пред.1 2 3 4 5 6 7 8 10 11 12 13 14 15 16 17  ... След. → Последняя (28) »
FreeDom
Статус неизвестенFreeDom
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#81[518796] 3 ноября 2016, 19:58
Уважаемые специалисты-кадровики, развейте мои сомнения;) все ли верно у меня организовано с личными делами.
У нас на предприятии заведены личные дела на всех работников (каждое в отдельной папке).В нем хранятся копии: паспорта, документа об образовании, военного билета, оригинал заявления на прием, копия приказа на прием, контракт (оригинал), личная карточка (сама заполнила). Завершает это "дело" - Реестр документов личного дела - где по порядковым номерам и по-странично перечисляются все вышеуказанные документы. И, вот, например, у меня издается приказ "Об изменении режима рабочего времени", или приказ о переводе сотрудника на другую должность. Я должна прикладывать эти копии приказов в личное дело.Ведь правильно? и дописывать их в Реестр документов личного дела? Так?
Арина
Статус неизвестенАрина
urs_2912@mail.ru
Беларусь, Минск
#82[518804] 4 ноября 2016, 9:07
При формировании личного дела документы в него включаются в следующей последовательности (п. 6 Инструкции о личных делах):
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Ах, кружите меня, кружите!
Арина
Статус неизвестенАрина
urs_2912@mail.ru
Беларусь, Минск
#83[518812] 4 ноября 2016, 9:25
1.2. Работники, на которых ведутся личные дела

Законодательно определен перечень лиц, на которых при трудоустройстве оформляются личные дела в обязательном порядке (ч. 2 п. 2 Инструкции о личных делах).

Обратите внимание!
Личные дела ведутся на лиц, определенных законодательством, вне зависимости от того, приняты они на работу по основному месту работы или по совместительству, по срочному трудовому договору (п. 2 - 5 ч. 1 ст. 17 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)) или договору на неопределенный срок (п. 1 ч. 1 ст. 17 ТК).
Ведутся личные дела только на работников организации, то есть на лиц, состоящих с нанимателем в трудовых отношениях на основании заключенного трудового договора (абз. 8 ч. 1 ст. 1 ТК). На граждан, выполняющих в организации работы по гражданско-правовым договорам (например, договорам подряда, возмездного оказания услуг), личные дела не ведутся. Отношения сторон, вытекающие из гражданско-правовых договоров, регулируются гражданским законодательством и не подпадают под действие ТК (ст. 6 ТК).

Ситуация из практики. У гражданина был заключен с организацией договор подряда. Затем его приняли на работу в эту организацию на условиях трудового договора. В соответствии с номенклатурой дел организации договоры подряда хранятся в бухгалтерии. После издания приказа о приеме на работу специалист по кадрам обратился в бухгалтерию с требованием предоставить ему договор подряда для включения его в личное дело работника.
Трудовые правоотношения у работника с организацией возникли с момента приема его на работу по трудовому договору. Личное дело работника сформировано после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу (п. 5 Инструкции о личных делах). В процессе ведения личного дела документы в него включаются в хронологической последовательности (ч. 3 п. 8 Инструкции о личных делах). К тому же договор подряда не входит в состав документов, подлежащих включению в личное дело. Поэтому включать его в личное дело работника не требуется.
Личные дела ведутся на (ч. 2 п. 2 Инструкции о личных делах):
1) руководителей;
2) специалистов.
Обратите внимание!
Для того чтобы определить, относится та или иная должность к категории руководителей или специалистов, нужно руководствоваться Единым квалификационным справочником должностей служащих (далее - ЕКСД) (ч. 2 ст. 61 ТК).
Отметим, что согласно Общим положениям Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденным Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 N 1 (далее - Общие положения ЕКСД), все служащие делятся на 3 категории: руководители, специалисты, другие служащие (ч. 1 п. 1 Общих положений ЕКСД). При этом законодательством по общему правилу предусмотрена необходимость ведения личных дел только на руководителей и специалистов (ч. 2 п. 2 Инструкции о личных делах).
Пример. К категории других служащих (лиц, выполняющих исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста) (п. 8 Общих положений ЕКСД) относятся: агент, архивариус, секретарь, делопроизводитель и др.
Ситуация из практики. В организацию временно по срочному трудовому договору (п. 2 ч. 1 ст. 17 ТК) сроком на 2 месяца (ст. 292 ТК) приняли аудитора.
В действующем законодательстве Республики Беларусь не существует особого порядка ведения личных дел временных работников. Должность аудитора относится к категории специалистов (выпуск 1 ЕКСД "Должности служащих для всех видов деятельности", утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159 (далее - Выпуск 1 ЕКСД)). Поэтому на указанного специалиста необходимо завести личное дело.
3) научных работников;
4) государственных служащих.
5) других работников в случаях, определенных законодательством.
Так, в соответствии с ч. 2 п. 5 Положения о трудоустройстве родителей, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.01.2007 N 105 (далее - Положение о трудоустройстве обязанных лиц), к таким работникам относятся обязанные лица. Личные дела на обязанных лиц (независимо от должности, профессии) оформляются органами по труду, занятости и социальной защите (ч. 1, 2 п. 5 Положения о трудоустройстве обязанных лиц).
Ситуация из практики. Работник принят на работу по профессии столяра седьмого разряда. Личное дело на него не заводилось. Через полгода его перевели на должность мастера и оформили на него личное дело. Специалист по кадрам включила в состав его личного дела документы, относящиеся к его предыдущей трудовой деятельности (заявление, приказ о приеме на работу по профессии столяра седьмого разряда). Такие действия специалиста по кадрам являются неверными, поскольку личное дело следует формировать после заключения трудового договора и издания приказа о переводе работника на работу по руководящей должности (должности мастера), по которой предусмотрено обязательное ведение личных дел. Документы о предыдущей трудовой деятельности работника в качестве столяра в состав его личного дела не включаются.

1.3. Лица, ведущие личные дела

В соответствии с п. 3 Инструкции о личных делах формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, специалист по кадрам или, при отсутствии такого специалиста, работник, на которого руководителем организации возложены функции по ведению и оперативному хранению личных дел.

Обратите внимание!
Если в организации есть кадровая служба (специалист по кадрам), то издание приказа о назначении лица, ответственного за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел, не требуется. Согласно п. 3 Инструкции о личных делах данную функцию исполняет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
В случае отсутствия кадровой службы (специалиста по кадрам) данная функция возлагается на конкретное лицо приказом и закрепляется в его должностной инструкции.

Под оперативным имеется в виду хранение личных дел в организации с момента их заведения и до передачи в архив организации (гл. 17 Инструкции по делопроизводству).
Контроль за правильностью оформления и хранения личных дел возложен персонально на руководителя организации (п. 4 Инструкции о личных делах).
Обратите внимание!
Соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению, обязаны государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели (ч. 2 ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 N 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь").
Так, за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения (к таким документам относится и личное дело), а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрена административная ответственность в виде штрафа от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП)).
2.1. Документы, включаемые в личное дело
при приеме на работу

Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (п. 5 Инструкции о личных делах).
Состав документов личного дела при оформлении на работу (назначении на должность) зависит от того, в какую организацию, на какую работу принимают работника, какова будет специфика его трудовой деятельности.
Ситуация из практики. При проведении проверки наличия и состояния личных дел комиссией, назначенной руководителем, было обнаружено, что отсутствует личное дело на инженера по охране труда.
В законодательстве прописана обязанность ведения личных дел, в том числе и на специалистов. Инженер по охране труда относится к категории специалистов (Выпуск 1 ЕКСД). Соответственно, если не ведется личное дело на специалиста, нарушаются требования законодательства. Поэтому необходимо оформить личное дело на работника с момента обнаружения факта его отсутствия.
При формировании личного дела документы в него включаются в следующей последовательности (п. 6 Инструкции о личных делах):
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Одни документы включаются в личное дело в оригиналах, другие - в копиях (выписках). Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (ч. 2 п. 64 Инструкции по делопроизводству). По общему правилу на копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся. Заверяются они следующим образом: на них проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой разрешается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию (ч. 9 п. 64 Инструкции по делопроизводству).
Пример.
Верно
Подпись В.В.Одуванчиков
2.2. Документы, включаемые в личное дело
при приеме на работу отдельных категорий работников

При формировании в состав личных дел отдельных категорий работников дополнительно включаются следующие документы (п. 7 Инструкции о личных делах):
1) декларация о доходах и имуществе.
Так, лица, поступающие на государственную службу, обязаны представлять декларацию о доходах и имуществе (ч. 1 ст. 29 Закона Республики Беларусь от 15.07.2015 N 305-З "О борьбе с коррупцией" (далее - Закон о борьбе с коррупцией), подп. 1.6 п. 1 ст. 25 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 N 204-З "О государственной службе в Республике Беларусь" (далее - Закон о государственной службе), ст. 8 Закона Республики Беларусь от 04.01.2003 N 174-З "О декларировании физическими лицами доходов и имущества");
2) обязательство государственного должностного лица, лица, претендующего на занятие должности государственного должностного лица (ст. 16 Закона о борьбе с коррупцией). Данное обязательство устанавливает обязанность указанных лиц по соблюдению ряда ограничений, определенных ст. 17 - 20 Закона о борьбе с коррупцией.
3) контракт. По общему правилу контракт обязательно включается в личное дело государственных служащих. Однако по решению руководителя или кадровой службы (специалиста по кадрам; лица, уполномоченного на ведение и оперативное хранение личных дел) организации любой формы собственности в состав личных дел работников любых категорий могут включаться трудовые договоры (контракты) (ч. 2 п. 8 Инструкции о личных делах);
4) справка-объективка - включается в состав личного дела некоторых категорий работников.

Обратите внимание!
Специально для включения в личное дело справка-объективка не составляется. Она оформляется при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, представлении их к награждению и подписывается руководителем организации.

Справка-объективка составляется, например:
- при формировании резерва руководящих кадров таможенных органов Республики Беларусь (абз. 2 п. 16 Инструкции об организации работы с руководящими кадрами в таможенных органах Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 15.02.2005 N 10 (далее - Постановление N 10));
- при направлении представления о награждении государственными наградами (абз. 4 ч. 2 п. 6 Положения о порядке награждения государственными наградами Республики Беларусь, лишения государственных наград Республики Беларусь и восстановления в правах на эти награды, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 08.04.2005 N 168).
Согласно п. 124 Инструкции по делопроизводству справка - это информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера.
Руководствуясь утвержденными формами справок-объективок (например, приложение 1 к Положению о конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров в таможенных органах Республики Беларусь, утвержденному Постановлением N 10; приложение 1 к Положению о конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, утвержденному Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 13.07.2005 N 41), можно сделать вывод о том, что указанная справка содержит такие сведения о работнике, как:
фамилия, имя, отчество;
место работы, учебы;
занимаемая должность;
год рождения;
место рождения;
образование;
что окончил работник и когда;
специальность по образованию;
наличие правительственных наград;
является ли депутатом;
работа в прошлом и др.
5) анкета (заполняется при необходимости отразить в личном деле работника дополнительные сведения).

Обратите внимание!
Требования к заполнению анкеты аналогичны требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Только анкету подписывают и работник, принимаемый на работу, и кадровая служба (специалист по кадрам; лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) (ч. 2 п. 12 Инструкции о личных делах).
6) копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей).

Пример. В учреждении высшего образования был объявлен конкурс на замещение должности заведующего кафедрой менеджмента. По результатам конкурса выбранный кандидат был назначен на должность. Копия протокола заседания ученого совета была включена в личное дело выбранного заведующего кафедрой;

7) копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
8) копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации.

Обратите внимание!
Собственник имущества организации или уполномоченный им орган вправе устанавливать в учредительных документах организации процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации (ч. 2 ст. 254 ТК).
9) договор о полной материальной ответственности (для материально ответственных лиц).
10) направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
2.3. Документы, включаемые в личное дело
в процессе его ведения

Ведение личного дела осуществляется нанимателем на протяжении всего периода времени работы работника в организации. Оно заключается в следующих действиях:
- внесение (при необходимости) записей в личное дело (например, внесение записи во внутреннюю опись документов личного дела о включении в дело копии приказа о переводе работника; внесение записи в дополнение к личному листку по учету кадров о присвоении очередного класса государственному служащему).
- включение в личное дело документов, характеризующих деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (например, характеристик, аттестационных листов, заявлений работника и др. (п. 8 Инструкции о личных делах));
- изменение (при необходимости) состава документов личного дела (например, изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (ч. 2 п. 10 Инструкции о личных делах)).

Пример. Инженер по охране труда был направлен на курсы повышения квалификации. После обучения на курсах он получил свидетельство о повышении квалификации (далее - свидетельство). Указанное свидетельство он принес инспектору по кадрам своей организации, который и включил свидетельство в состав личного дела специалиста.
Спустя некоторое время работник обнаружил, что у него хранится отснятый оригинал свидетельства. Он обратился к нанимателю с просьбой найти и вернуть ему оригинал свидетельства. Специалист по кадрам обнаружила свидетельство в личном деле работника, изъяла его оттуда и поместила в личное дело вместо оригинала его заверенную копию (п. 15 Инструкции о личных делах).

В сформированное личное дело в соответствии с п. 8 Инструкции о личных делах в хронологической последовательности дополнительно к обязательным документам включаются:
1) характеристики (официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника) и аттестационные листы (заполняются по форме, установленной в приложении к Типовому положению об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденному Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 N 784, по результатам аттестации работника).
Обратите внимание!
Нанимателям предоставлено право при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы. При этом характеристика должна быть выдана в течение 5 календарных дней со дня получения соответствующего запроса (п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 N 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций" (далее - Декрет N 5)).
2) списки научных трудов и изобретений (при их наличии);
3) заявления работника о переводе, увольнении и иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника (например, медицинское заключение, докладная записка).

Пример. Инженер по охране труда отсутствовал на работе без уважительных причин. За совершение прогула его уволили по п. 5 ст. 42 ТК. Все документы, послужившие основанием для издания приказа об увольнении работника: акт об отсутствии работника на рабочем месте, докладная записка начальника отдела охраны труда об отсутствии работника на рабочем месте, объяснительная записка работника, предварительное согласие профсоюза - включили в состав личного дела работника;

4) копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

5) иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. К таким документам, в частности, относятся:
- приказ о поощрении прокурорского работника (п. 49 Положения о прохождении службы в органах прокуратуры Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 27.03.2008 N 181);
- акт о принесении присяги судьей Конституционного Суда Республики Беларусь (ч. 6 ст. 93 Кодекса Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей);
- документ об оценке соблюдения руководителем организации определенных критериев (в частности, критерия обеспечения производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины), который составляется лицами, уполномоченными на принятие соответствующих решений, при аттестации руководителей организаций или при продлении либо заключении с ними контрактов на новый срок (п. 1, 2 Декрета N 5).

Обратите внимание!
На этапе ведения личного дела все документы личного дела собираются в отдельную папку. Переплет или подшивка нитками личного дела на данном этапе нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрены (п. 183 Инструкции по делопроизводству).

2.4. Документы, не подлежащие включению в личное дело

В законодательстве содержится перечень документов, которые не подлежат включению в состав личного дела.
В соответствии с п. 9 Инструкции о личных делах в состав личного дела не включаются следующие документы:
1) копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания).

2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
3) другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Обратите внимание!
Для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации, необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов.
Ах, кружите меня, кружите!
Арина
Статус неизвестенАрина
urs_2912@mail.ru
Беларусь, Минск
#84[518813] 4 ноября 2016, 9:28
Обложка личного дела
Все документы личного дела помещаются в отдельную папку, обложка которой оформляется по установленной форме согласно приложению 4 к Инструкции о личных делах (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах).
Обложка личного дела должна содержать следующие реквизиты:
1) при наличии вышестоящей организации указывается полное официальное наименование вышестоящей организации. Если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, оно указывается после полного в скобках (подп. 82.1 п. 82 Правил работы архивов). Наименование организации (структурного подразделения) - указывается полное наименование организации (структурного подразделения) в именительном падеже. При наличии официально принятого сокращенного наименования организации оно указывается после полного в скобках (подп. 82.1 п. 82 Правил работы архивов).
Обратите внимание!
Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование применяется в случае, если оно закреплено в учредительных документах организации (ч. 3 п. 41 Инструкции по делопроизводству).
2) регистрационный индекс дела указывается согласно журналу (книге) учета личных дел (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах).
3) заголовок личного дела - указываются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах);
4) реквизиты "Начато" и "Окончено" - указываются дата начала и дата окончания личного дела. При этом крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено личное дело (ч. 3 п. 188 Инструкции по делопроизводству).
Ситуация из практики. В организацию был принят на работу инженер-механик. Приказ о приеме на работу работника был издан 11 апреля 2012 г., при этом дата приема на работу - 16 апреля 2012 г. Так как должность инженера-механика относится к категории специалистов, на работника было заведено личное дело. Спустя некоторое время работник решил уволиться. Приказ о его увольнении был издан 18 марта 2013 г., при этом дата увольнения работника - 22 марта 2013 г. Рассмотрим, какие даты должны быть проставлены на обложке личного дела.
Личные дела уволенных работников завершаются делопроизводством и подлежат передаче в архив организации. При полном оформлении личного дела на его обложке проставляются даты начала и окончания дела. Для личного дела такими датами будут даты приказов о приеме и увольнении работника, то есть 11 апреля 2012 г. и 18 марта 2013 г., а не даты приема и увольнения работника.
Дата на обложке личного дела пишется арабскими цифрами (ч. 3 п. 188 Инструкции по делопроизводству);
5) количество листов дела. Данный реквизит обложки личного дела оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела для передачи в архив.
6) срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации (подп. 82.7 п. 82 Правил работы архивов).
Все надписи на обложке личного дела делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой (ч. 5 п. 188 Инструкции по делопроизводству).
Согласно ч. 5 п. 188 Инструкции по делопроизводству оформление обложки разрешается на отдельном листе с помощью технических средств (например, с помощью принтера). Изготовленный лист наклеивают на обложку дела. При этом на изготовленном с помощью технических средств листе должны быть воспроизведены все реквизиты обложки личного дела согласно установленной форме.
3.2. Внутренняя опись документов
Внутренняя опись на документы личного дела составляется по форме согласно приложению 1 к Инструкции о личных делах после оформления личного дела. В ней содержатся сведения о названиях документов, включенных в состав личного дела (заявления, приказы и др.), их индексах и датах (ч. 1 п. 10 Инструкции о личных делах).
Пополнение личного дела новыми документами, изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями - все это отражается во внутренней описи в процессе ведения личного дела (ч. 2 п. 10 Инструкции о личных делах).
Рассмотрим подробнее порядок заполнения граф внутренней описи:
в первой графе указывается порядковый номер, под которым документ включается в личное дело работника;
во второй графе указываются название и заголовок документа, включаемого в личное дело работника.
Отметим, что название документа - это обозначение вида документа, которое определяется его назначением (ч. 2 п. 45 Инструкции по делопроизводству) (например, приказы, распоряжения, акты, протоколы, характеристики, дипломы, автобиографии, заявления и др. - это все названия документов).
Обратите внимание!
Название вида документа не указывается на письмах (ч. 2 п. 45 Инструкции по делопроизводству).
Заголовок документа - это краткое и емкое изложение текста документа (ч. 3 п. 54 Инструкции по делопроизводству). Согласно ч. 2 п. 54 Инструкции по делопроизводству заголовок к тексту должны иметь все документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4. Допускается не указывать заголовок на документах, оформленных на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Пример. Письмо (о чем?) "Об увольнении работника в порядке перевода на другую работу", приказ (о чем?) "О переводе работника на другую работу", протокол (чего?) общего собрания трудового коллектива об избрании на должность.
Обратите внимание!
В личное дело включаются не только оригиналы документов, но и их копии. В таких случаях во второй графе после заголовка документа делают отметку о том, что в дело включена копия.
в третьей графе арабскими цифрами указывается дата документа (ч. 5 п. 46 Инструкции по делопроизводству).
Пример. Датой документа является (ч. 2 п. 46 Инструкции по делопроизводству):
- дата подписания (например, письмо, приказ);
- дата события при фиксации какого-либо события (например, акт, протокол);
- дата утверждения для утверждаемого документа (например, положение);
- дата принятия для документа, принимаемого коллегиально (например, решение);
в четвертой графе указывается индекс документа, состоящий из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора и другими условными обозначениями (ч. 2 п. 47 Инструкции по делопроизводству).
Пример. Индекс исходящего письма: N 1-12/15;
в пятой графе указываются номера листов дела;
в шестой графе указывается дата включения документа в личное дело;
в седьмой графе "Примечание" указываются отметки, отражающие особенности формирования и ведения личного дела работника.

Пример. В личное дело работника был включен оригинал приказа о приеме на работу. При просмотре личных дел специалист по кадрам заметила оригинал приказа и изъяла его из личного дела работника, заменив его копией приказа. Во внутренней описи документов личного дела в седьмой графе "Примечание" она сделала отметку о замене оригинала приказа о приеме на работу копией.

При оформлении личного дела к передаче в архив организации в конце внутренней описи документов личного дела делается итоговая запись цифрами и прописью с указанием количества включенных в нее документов и количества листов внутренней описи (ч. 3 п. 78 Правил работы архивов). Работник кадровой службы (специалист по кадрам; лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) подписывает внутреннюю опись документов личного дела с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления (ч. 4 п. 78 Правил работы архивов).
Нумерация листов внутренней описи ведется отдельно от нумерации листов личного дела (ч. 1 п. 10 Инструкции о личных делах).
Обратите внимание!
Порядок нумерации листов внутренней описи законодательством не установлен. Полагаем, что для определения такого порядка можно руководствоваться п. 185 Инструкции по делопроизводству, согласно которому листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графитным карандашом.
3.3. Дополнение к личному листку по учету кадров
В соответствии с п. 6 Инструкции о личных делах в состав личного дела при его формировании включается дополнение к личному листку по учету кадров. После заполнения личного листка по учету кадров изменения и дополнения в него не вносятся (ч. 5 п. 11 Инструкции о личных делах). Все данные о работе, а также изменения в учетных сведениях о работнике в последующем фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров (п. 13 Инструкции о личных делах).
Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по установленной форме согласно приложению 3 к Инструкции о личных делах (п. 13 Инструкции о личных делах).
В заголовке дополнения к личному листку по учету кадров указываются фамилия, имя, отчество работника, на которого формируется личное дело.
Дополнение к личному листку по учету кадров состоит из двух разделов. В первом разделе кадровой службой организации (специалистом по кадрам; лицом, уполномоченным на ведение и оперативное хранение личных дел) указываются сведения о работе работника: о приеме (назначении, избрании) на работу, о переводах и увольнении. Во втором разделе фиксируются данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка, то есть после приема работника на работу в данную организацию. К таким изменениям, в частности, относятся:
награждение правительственными наградами;
присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней;
сведения о повышении квалификации;
сведения о проведении аттестации;
записи о присвоении классов;
получение образования;
знание языков;
участие в составе выборных законодательных и представительных органов;
изменение фамилии.
Все вышеуказанные сведения вносятся в таблицы установленной формы (приложение 3 к Инструкции о личных делах) со ссылкой на соответствующие документы.
В отметке о проверке фиксируется факт проведения проверки наличия и состояния личных дел организации с указанием даты и подписи (ч. 1 п. 22 Инструкции о личных делах).
3.4. Личный листок по учету кадров
В соответствии с п. 6 Инструкции о личных делах личный листок по учету кадров включается в личное дело после дополнения к личному листку по учету кадров, однако составляется он, наоборот, раньше: при трудоустройстве поступающего на работу.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции о личных делах в одном экземпляре без помарок и исправлений (ч. 2 п. 11 Инструкции о личных делах). Поэтому необходимо обратить внимание на то, что, если принимаемый на работу совершит ошибку, ему надо будет заполнять новый бланк личного листка по учету кадров.
Сведения в личный листок по учету кадров принимаемый на работу вносит на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и других личных документов (ч. 2 п. 11 Инструкции о личных делах) (например, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении и расторжении брака и др.).
Личный листок по учету кадров заполняется с соблюдением следующих требований (ч. 3 п. 11 Инструкции о личных делах):
ответы на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие, не допускается отвечать односложно "да" или "нет";
не допускается прочеркивать графы;
в случае отрицательного ответа пишется: "не имею", "не участвовал" и т.п.

Пример. Если поступающий на работу не имеет ученой степени, ученого звания, то в соответствующей графе делается запись "не имею";

в именительном падеже полностью пишутся фамилия, имя, отчество.

Пример. Голубкина Анна Петровна;

в графе "Дата рождения" число, месяц и год рождения пишутся арабскими цифрами.

Пример. 19.09.1980;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Полагаем, что в данной ситуации целесообразно указывать место рождения в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Пример. БССР, дер. Строзберг Борисовского р-на Минской обл.;

в графе "Гражданство" указывается название страны рождения.

Пример. Республика Казахстан;

в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее".
Поступающие на работу, имеющие профессионально-техническое, среднее специальное или высшее образование, а также не окончившие учебное заведение, дополнительно заполняют таблицу. В таблице указываются наименование учебного заведения и его местонахождение, факультет или отделение, год поступления и год окончания учебного заведения, полученная специальность и номера диплома или удостоверения. В случае, если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью в соответствии с документами об образовании;
в графе "Какими языками владеете" указывается знание языков, а также уровень владения ими.

Пример. Французским владею свободно, английский читаю со словарем;

в графе "Ученая степень, ученое звание" указывается присвоенная степень или звание.

Пример. Кандидат физико-математических наук;

в графе "Какие имеете научные труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения или делается запись следующего содержания: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";
в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" описывается предыдущая трудовая деятельность, включая перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Военную службу записывают с указанием должности. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, указывается период работы в каждой должности;
в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова). После этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Пример. Замужем:
муж - Голубкин Иван Кириллович, 1979 г.р.,
дочь - Голубкина Алена Ивановна, 2000 г.р.,
мать - Коршунова Галина Александровна, 1950 г.р.,
отец - Коршунов Петр Михайлович, 1951 г.р.;

в графе "Место жительства" указываются адрес регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания, фактический адрес проживания и телефон, паспортные данные.

После заполнения личного листка по учету кадров лицо, поступающее на работу, расписывается и указывает дату заполнения (ч. 5 п. 11 Инструкции о личных делах).
После этого работник кадровой службы (специалист по кадрам; лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) проверяет полноту и правильность внесенных в него сведений. Все записи, внесенные в личный листок по учету кадров, он сверяет с документами (ч. 2 п. 11 Инструкции о личных делах).
На завершающем этапе на личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу (ч. 4 п. 11 Инструкции о личных делах).
Отметим, что после заполнения изменения и дополнения в личный листок по учету кадров не вносятся (ч. 5 п. 11 Инструкции о личных делах).

3.5. Автобиография

Автобиография - это документ, в котором кратко излагаются в хронологическом порядке основные этапы жизни и деятельности его автора (ч. 1 п. 14 Инструкции о личных делах).
Автобиография составляется поступающим на работу самостоятельно в свободной форме на листе бумаги формата А4 (ч. 1 п. 14 Инструкции о личных делах).
Форма изложения автобиографии повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация в ней должна излагаться в хронологической последовательности.
В автобиографии составителем указываются следующие сведения (ч. 1 п. 14 Инструкции о личных делах):
фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
полученное образование - указывается, где, когда и в каких учебных заведениях обучался. Образование обычно пишется в порядке его получения. Указывают годы учебы, наименование учебного заведения, полученную специальность. Если какое-то учебное заведение не закончено, целесообразно указать причину;
трудовая деятельность - указываются месяц, год приема и увольнения, занимаемая должность и функциональные обязанности;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиографию подписывает составитель с указанием даты (ч. 2 п. 14 Инструкции о личных делах). Дата проставляется слева, а подпись справа под текстом автобиографии.
3.6. Копии документов об образовании,
повышении квалификации, переподготовке

За автобиографией в личное дело включают копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестата, диплома, свидетельства и др.) (п. 6 Инструкции о личных делах).
В соответствии с п. 15 Инструкции о личных делах копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, включаемые в личное дело, должны быть в установленном порядке заверены.
Отметка о заверении копии документа включает в себя слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись с расшифровкой и дату заверения (ч. 5 п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Пример.
Верно

Начальник отдела кадров Подпись А.А.Ромашкина
22.03.2012

3.7. Заявления о приеме, переводе, увольнении
На этапе формирования личного дела после копий документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке в него включается заявление о приеме на работу (п. 6 Инструкции о личных делах).

В соответствии со ст. 26 ТК заявление о приеме на работу не относится к числу документов, предъявляемых при трудоустройстве. Соответственно оно может и не входить в состав документов личного дела. Однако полагаем, что целесообразно попросить поступающего на работу письменно подтвердить свое волеизъявление вступить в трудовые отношения.
На этапе ведения личного дела заявления о переводе, увольнении работника помещаются в него в хронологической последовательности (п. 8 Инструкции о личных делах).

3.8. Копия (выписка) распорядительного документа
о приеме на работу (назначении на должность)

Согласно ч. 4 ст. 25 ТК после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, который объявляется работнику под роспись. Оформление заключения трудового договора приказом (распоряжением) и объявление его работнику под роспись - одна из обязанностей нанимателя при приеме на работу (п. 5 ч. 1 ст. 54 ТК).


В личные дела работников включаются копии (выписки) распорядительных документов о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции о личных делах).

3.9. Иные документы, включаемые в личное дело

В личное дело работника могут дополнительно включаться и иные документы, при заполнении которых соблюдаются определенные требования.
Анкета - один из документов личного дела, в котором отражаются важные для нанимателя и не учтенные в личном листке по учету кадров сведения о принимаемых на работу.
Анкета не относится к обязательным документам личного дела (ч. 1 п. 12 Инструкции о личных делах), и поэтому каждый наниматель самостоятельно принимает решение о необходимости заполнения анкеты поступающим на работу при трудоустройстве.
Требования к заполнению анкеты аналогичны требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров (ч. 2 п. 12 Инструкции о личных делах).


Анкету после заполнения подписывают составитель и работник кадровой службы (специалист по кадрам либо лицо, уполномоченное на ведение и оперативное хранение личных дел) (ч. 2 п. 12 Инструкции о личных делах).
Также в личное дело может быть включена характеристика. Характеристика - официальный документ, который содержит сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника (ч. 1 п. 17 Инструкции о личных делах).
Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. Характеристика, как правило, излагается от третьего лица в настоящем или прошедшем времени.

Пример. Сведения об обучении и работе могут быть указаны следующим образом: окончил Белорусский государственный университет. Занимает должность инженера по охране труда.

Характеристика содержит следующие сведения (ч. 1 п. 17 Инструкции о личных делах):
- название вида документа (характеристика);
- имя, отчество, фамилию характеризуемого;
- текст, в котором указываются год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и в данной должности, деловые и моральные качества, оценка трудовой деятельности, повышение профессиональных качеств, наличие поощрений, правительственных наград, а также целевое назначение характеристики.

Характеристика может быть внешней или внутренней (ч. 2 п. 17 Инструкции о личных делах). Внешняя характеристика составляется одной организацией для представления в другую организацию (например, в вышестоящий орган). Также возможна ситуация, когда работник при трудоустройстве на работу принесет с предыдущего места работы характеристику. Такая характеристика также будет являться внешней.

Обратите внимание!
Нанимателям предоставлено право при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы. При этом характеристика должна быть выдана в течение 5 календарных дней со дня получения соответствующего запроса (п. 11 Декрета N 5).

Пример. Работник совершил административное правонарушение, и внешнюю характеристику у организации затребовал адвокат.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации с указанием даты и заверяется печатью (ч. 2 п. 17 Инструкции о личных делах).
Внутренняя характеристика составляется в самой организации в определенных случаях. Перечень оснований для составления внутренних характеристик наниматель может утвердить в локальном нормативном правовом акте организации (например, в инструкции о делопроизводстве организации).

Пример. Внутренняя характеристика работника составляется:
- при проведении аттестации работников;
- при принятии решений о применении мер поощрения или дисциплинарного воздействия на работников;
- при решении вопросов о переводе на вакантные должности и т.д.


Внутренняя характеристика подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты (ч. 2 п. 17 Инструкции о личных делах). В личное дело работника включают оригинал внутренней характеристики, а также оригинал характеристики, поступившей в организацию извне.
В случае, когда оригинал внешней характеристики на работника был направлен за пределы организации, в личное дело включается ее копия.
Ах, кружите меня, кружите!
Арина
Статус неизвестенАрина
urs_2912@mail.ru
Беларусь, Минск
#85[518814] 4 ноября 2016, 9:29
3.10. Изменения, вносимые в личное дело

С течением времени в жизни работников организации могут происходить различные изменения: они сменяют место жительства, заключают брак, разводятся, повышают свою квалификацию, меняют паспорта и т.д. Все эти изменения фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров (п. 13 Инструкции о личных делах).

Пример. Работника наградили правительственной наградой. В графе 2.1 "Записи о награждении, присвоении званий (степеней)" раздела 2 дополнения к личному листку по учету кадров делается запись о награждении.

Также все изменения состава документов личного дела: изъятие документов или их копий, включение новых документов или их копий, замена оригиналов документов их копиями и др. - отражаются во внутренней описи документов (ч. 2 п. 10 Инструкции о личных делах).


В случае если работник в период своей трудовой деятельности изменил фамилию, в личное дело необходимо внести следующие изменения:
- на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки и над ней надписывается новая (ч. 2 п. 18 Инструкции о личных делах);
- в дополнении к личному листку по учету кадров в графе 2.4 раздела 2 делается запись об изменении фамилии;
- в личное дело работника включается копия (выписка) приказа об изменении фамилии (ч. 1 п. 8 Инструкции о личных делах).
Если в период формирования личного дела наименование вышестоящей организации, организации, структурного подразделения изменилось, прежнее наименование заключается в скобки, а новое указывается выше (подп. 82.1 п. 82 Правил работы архивов).

Пример. Общество с ограниченной ответственностью "Маргаритка"
(ООО "Маргаритка")
(Общество с ограниченной ответственностью "Кактус")


4.1. Личные дела внутренних совместителей

В личном деле содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (ч. 1 п. 2 Инструкции о личных делах). Поэтому, если работник в свободное от работы время выполняет оплачиваемую работу у того же нанимателя на условиях другого трудового договора, т.е. является внутренним совместителем (ч. 1 ст. 343 ТК), на данного работника все равно ведется только одно личное дело. Ведение двух и более личных дел на одного работника у одного нанимателя законодательство Республики Беларусь не предусматривает.


Ситуация из практики. Заведующий отделом хозяйственного обслуживания становится внутренним совместителем: в свободное от основной работы время он будет выполнять обязанности на 0,3 ставки уборщика производственных помещений 1-го разряда.
Личное дело на данного работника было заведено после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу в организацию по должности заведующего отделом хозяйственного обслуживания. Профессия "Уборщик производственных помещений 1-го разряда" является рабочей профессией (параграф 387 выпуска 1 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 N 331). Ведение личных дел на рабочих законодательством не предусмотрено.
Вместе с тем если на работника уже заведено личное дело, то в него необходимо вносить все сведения, касающиеся трудовой деятельности конкретного работника в данной организации (ч. 1 п. 2 Инструкции о личных делах), даже если эта деятельность связана с выполнением работы по рабочей профессии.

Если на работника до момента установления внутреннего совместительства не было заведено личное дело (например, он работал по рабочей профессии), а после оформления совместительства появилась необходимость ведения личного дела (работник будет выполнять обязанности по должности специалиста или руководителя), то нужно завести личное дело на работника - специалиста (руководителя), а о том, что работник также выполняет обязанности по рабочей профессии, целесообразно сделать отметку в личном деле.
Такую отметку можно сделать в п. 16 личного листка по учету кадров (в графе "Дополнительные сведения, указываемые по согласованию анкетируемого и нанимателя"), указав дату и номер приказа о приеме на работу по рабочей профессии в данную организацию.

Пример. 16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию анкетируемого и нанимателя): 08.06.2012 принят на работу столяром 5-го разряда (приказ N 184-к).

4.2. Личные дела внешних совместителей

Инструкция о личных делах не содержит каких-либо особенностей по оформлению, ведению личных дел работников, работающих на условиях внешнего совместительства (ч. 1 ст. 343 ТК). Поэтому если работник работает у данного нанимателя по совместительству, а основное место работы у него в другой организации, то наниматель обязан вести личное дело на такого работника в общем порядке. Личное дело такого работника должно содержать те же документы, что и личные дела работников организации, для которых это место работы является основным.


Ситуация из практики. Работник работал в ООО "Орхидея" по основному месту работы. Затем он уволился и устроился на основное место работы в другую организацию. В ООО "Орхидея" он устроился на ту же должность на 0,2 ставки по совместительству. Специалист по кадрам ООО "Орхидея" включила в состав его заведенного изначально личного дела приказ об увольнении, приказ о приеме на работу по совместительству и продолжила вести его прежнее личное дело.
Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника (абз. 6 подп. 82.5 п. 82 Правил работы архивов). Поэтому специалист по кадрам должна была после завершения дела делопроизводством передать его в архив организации и завести новое личное дело.


Ситуация из практики. Работник работал в ООО "Ключ" по совместительству, т.к. по основному месту работы он работал в ЗАО "МНП". В обеих организациях в соответствии с Инструкцией о личных делах на него были заведены и велись личные дела. Через некоторое время работник уволился из ЗАО "МНП", в связи с чем в его контракт в ООО "Ключ" были внесены изменения, связанные с тем, что ООО "Ключ" стало для работника основным местом работы.
В рассмотренной ситуации (в связи с переходом работника на основное место работы в ООО "Ключ") не требуется заводить на данного работника новое личное дело и завершать делопроизводством личное дело совместителя, т.к. работник непрерывно осуществляет трудовую деятельность у данного нанимателя.
Однако если бы работник был уволен из ООО "Ключ" (т.к. перестал быть совместителем) и был бы принят в ООО "Ключ" на ту же должность в качестве основного места работы, то потребовалось бы на основании увольнения завершить его личное дело делопроизводством и завести новое (абз. 11 подп. 82.5 п. 82 Правил работы архивов).


5.1. Порядок приема-передачи личных дел в организации
при увольнении или переводе работника кадровой службы

В соответствии с ч. 2 п. 20 Инструкции о личных делах если увольняется или переводится работник, ответственный за учет и сохранность личных дел, то дела передаются иному ответственному лицу по акту приема-передачи.

Пример. В небольшой организации работает 1 специалист по кадрам, который увольняется. Новый работник пока не найден, и руководитель организации просит главного бухгалтера принять личные дела.

Обратите внимание!
Если руководитель организации самостоятельно принимает личные дела, то издание дополнительного приказа не требуется, т.к. законодательством обязанность по контролю за хранением личных дел возложена персонально на руководителя организации (п. 4 Инструкции о личных делах). Однако оформление акта приема-передачи требуется в любом случае.

Непосредственно перед передачей необходимо оформить приказ, уполномочивающий главного бухгалтера принять дела и нести ответственность за их учет и сохранность.
Акт приема-передачи составляется в свободной форме, однако он должен содержать:
- дату приема-передачи;
- перечень передаваемых личных дел;
- подписи передающего и принимающего лиц.
В случае недостачи от ответственного лица нужно затребовать объяснительную записку с изложением причины допущенного нарушения.
Если ответственное лицо отказывается от дачи пояснений по факту недостачи личных дел, то об этом следует составить акт.
Если в ходе разбирательства будет установлено, что в действиях ответственного лица есть состав дисциплинарного проступка, то работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
Обратите внимание!
В связи с тем что прием-передача личных дел, а также разбирательство в причинах недостачи (при ее наличии) может занять значительный промежуток времени, нецелесообразно назначать прием-передачу на последний рабочий день ответственного лица, которое увольняется.

Ситуация из практики. Прием-передача личных дел был назначен на последний рабочий день специалиста по кадрам. Однако в указанный день принимающее лицо (главный бухгалтер) было неожиданно задействовано для дачи пояснений налоговой инспекции, проводящей проверку. Руководитель организации дал указание не выдавать трудовую книжку специалисту по кадрам, до того как последний передаст личные дела.
Однако наниматель не имеет права задерживать увольняющегося работника, отказывая ему в выдаче трудовой книжки (ст. 50 ТК) либо задерживая выплаты, причитающиеся работнику на день увольнения (ст. 78 ТК).
В рассматриваемой ситуации необходимо было назначить иное (кроме занятого главного бухгалтера) ответственное лицо и передавать дела ему, а приказ на главного бухгалтера признать утратившим силу.

Утраченные личные дела необходимо в срочном порядке восстановить, в противном случае должностное лицо, по вине которого произошла утрата, может быть привлечено к административной ответственности (ст. 23.37 КоАП). Восстановлением личного дела, как правило, занимается лицо, уполномоченное нанимателем на формирование и ведение личных дел.

5.2. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

Работникам организации либо сторонним организациям личные дела могут выдаваться во временное пользование (ч. 1 п. 21 Инструкции о личных делах). Как правило, работнику его личное дело выдается на основании заявления с разрешения руководителя организации. В заявлении (письме сторонней организации) обычно указываются причины и сроки выдачи.

Законодательство не содержит каких-либо ограничений по срокам предоставления личных дел во временное пользование. Полагаем, что определение срока должно зависеть от причины предоставления документа.

Обратите внимание!
Выдать личное дело во временное пользование является правом руководителя, а не его обязанностью, т.к. именно руководитель персонально отвечает за контроль за хранением личных дел (п. 4, ч. 1 п. 21 Инструкции о личных делах). Исключения составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством, в частности личные дела выдаются на основании постановлений следственных органов (ч. 8 ст. 36, ч. 2 ст. 103 Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь) и т.п.

Разрешение руководителя организации на выдачу может быть оформлено в виде резолюции на заявлении работника или письме сторонней организации, обратившейся за предоставлением личного дела.

Пример резолюции. Ивановой Е.П. не позднее 06.03.2013 выдать заявителю запрашиваемое личное дело на срок 5 рабочих дней.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые (ч. 2 п. 21 Инструкции о личных делах).

Обратите внимание!
Для контроля за составом и состоянием личного дела в момент выдачи и после его возврата целесообразно сделать ксерокопию всех документов, входивших в состав личного дела, включая внутреннюю опись, и попросить лицо, которое получает дело во временное пользование, расписаться на копии внутренней описи.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (ч. 3 п. 21 Инструкции о личных делах). В контрольной карточке делаются отметки о:
- номере личного дела и Ф.И.О. работника, на которого оно ведется;
- дате выдачи;
- адресате выдачи;
- расписке в получении;
- телефоне получателя;
- дате возврата.
Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах.
Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место. При возврате личного дела каких-либо пометок в карточке не требуется, дело помещается на место, карточка изымается. Срок и обязанность хранения карточек после возврата личных дел законодательством не установлены.
Если личное дело не возвращено в срок, указанный в контрольной карточке, лицу, ответственному за учет и сохранность личных дел, целесообразно в письменной форме напомнить получателю о необходимости возврата.
В противном случае ответственное лицо впоследствии может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК), повлекшее утрату личного дела.
Ситуация из практики. Инженер-технолог просил выдать ему личное дело во временное пользование. Личное дело он получил, однако по прошествии срока предоставления сообщил, что личное дело утерял. Руководитель организации хочет привлечь работника - специалиста по кадрам к дисциплинарной ответственности.
В рассматриваемой ситуации привлечь к дисциплинарной ответственности специалиста по кадрам нельзя, потому что этот работник не совершал противоправных виновных действий (ст. 197 ТК).
Если работник, своевременно не возвративший личное дело, находится на рабочем месте, то следует оформить уведомление о возврате личного дела.
Если указанный работник отсутствует на работе, то ему следует отправить письмо с уведомлением о вручении.
Если даже после дополнительного напоминания личное дело не возвращено, от работника, получившего его во временное пользование, следует затребовать объяснение.
После утраты личное дело восстанавливается. Отдельно от него до сдачи в архив организации целесообразно хранить объяснительную записку получателя о причинах утраты первоначального экземпляра дела.
Если получатель отказывается пояснять причины невозврата личного дела, то во избежание вышеуказанных последствий для ответственного лица следует составить акт об отказе от дачи пояснений.
Обратите внимание!
Работника, получившего личное дело во временное пользование, но не вернувшего дело, нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности, т.к. к такому виду ответственности работник может быть привлечен только за неисполнение своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК), в которые хранение личного дела не входит.
6.1. Ведение журнала (книги) учета личных дел
Для обеспечения учета личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (ч. 1 п. 20 Инструкции о личных делах). Наниматель самостоятельно определяет, что использовать для ведения журнала (книги) учета личных дел. В частности, допустимо для ведения журнала использовать общие тетради и т.п.
На основании журнала (книги) учета личным делам присваиваются регистрационные индексы (ч. 1 п. 18 Инструкции о личных делах).
Обратите внимание!
Личные дела учитываются в журнале (книге) учета с присвоением им номеров в валовом порядке независимо от года их заведения (постановки на учет). Это обусловлено тем, что личные дела документами не являются (т.к. являются совокупностью документов), следовательно, подп. 142.6 п. 142 Инструкции по делопроизводству, который предписывает присваивать регистрационные номера в пределах делопроизводственного года, на личные дела не распространяется.
Помимо регистрационных индексов и заголовков журнал (книга) учета личных дел содержит сведения о дате постановки личного дела на учет и дате снятия с такого учета. Датой постановки на учет следует считать дату формирования личного дела, а датой снятия с учета - дату передачи личного дела в архив.
Форма журнала (книги) учета личных дел содержится в приложении 5 к Инструкции о личных делах.
Срок хранения журнала (книги) учета личных дел во всех организациях составляет 75 лет (п. 640 Перечня типовых документов). Срок хранения данного документа начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством (п. 12 примечания к Перечню типовых документов).
6.2. Хранение личных дел
Оперативное хранение личных дел (до момента их передачи в архив организации) осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) (п. 1 Инструкции о личных делах) либо иное лицо, уполномоченное руководителем организации на оформление и хранение личных дел.
Личные дела хранятся ответственным лицом отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции о личных делах) по возможности в сейфе или несгораемом шкафу. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел (ч. 2 п. 20 Инструкции о личных делах).
Общий срок хранения личных дел работников организаций (независимо от того, являются ли они источниками комплектования государственных архивов) - 75 лет (подп. 638.3 п. 638 Перечня типовых документов). Однако в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, указанный срок может быть продлен по решению экспертно-проверочной комиссии, в частности, если личное дело имеет историческую ценность (примечание 10 к Перечню типовых документов).
Обратите внимание!
Исчисление срока хранения личных дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 примечания к Перечню типовых документов).
Пример. Если работник был уволен 04.03.2013, то его личное дело должно храниться в архиве, как минимум, до 01.01.2089.
6.3. Порядок проведения проверки наличия
и состояния личных дел в организации

Руководитель организации как лицо, персонально отвечающее за хранение личных дел (п. 4 Инструкции о личных делах), не реже 1 раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (ч. 1 п. 22 Инструкции о личных делах).
Обратите внимание!
Пятилетний срок исчисляется в целом по организации, а не по каждому личному делу в отдельности.
Пример. Если проверка личных дел проводилась 02.02.2013, то следующую проверку необходимо проводить не позднее 01.02.2018.
Проверка, как правило, назначается приказом, в котором указываются сроки ее проведения и комиссия, которая будет проверку проводить.
Обратите внимание!
В число членов комиссии не следует включать лицо, ответственное за формирование, ведение и хранение личных дел. Однако указанный работник должен присутствовать при проведении проверки и давать необходимые пояснения по ходу проверки.
Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров в каждом проверенном личном деле (ч. 1 п. 22 Инструкции о личных делах).
В процессе проверки члены комиссии проверяют не только наличие личных дел, но и соблюдение порядка формирования, ведения и учета личных дел.
В ходе проверки могут быть выявлены нарушения порядка оформления, ведения, учета и хранения личных дел.
Пример. В ходе проверки было выявлено, что специалист по кадрам периодически собственноручно вносит изменения в личные листки по учету кадров, в то время как изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся (ч. 5 п. 11 Инструкции о личных делах). Действия работника кадровой службы можно расценивать как нарушения порядка ведения личных дел.
В таком случае комиссия составляет акт, в котором фиксируются обнаруженные нарушения. Также в задачи комиссии входит по возможности выяснение того, в какой период времени (месяц, год) были допущены нарушения. Это необходимо для того, чтобы руководитель мог установить, кто в указанное время осуществлял функции лица, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел. Соответствующая информация должна быть отражена в акте.
Акт представляется на утверждение руководителю организации (ч. 2 п. 22 Инструкции о личных делах).
После утверждения акта если были обнаружены нарушения, в которых виновен работник, в настоящее время исполняющий обязанности лица, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел, то такой работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
6.4. Завершение личных дел делопроизводством
и передача их в архив
6.4.1. Сроки завершения личных дел делопроизводством
Личные дела уволенных работников завершаются делопроизводством и передаются в архив организации (п. 23 Инструкции о личных делах). Срок передачи дел в архив организации: по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством (ч. 2 п. 97 Правил работы архивов).
Пример. Работник был уволен 06.03.2012, следовательно, его личное дело должно быть передано в архив не ранее 01.01.2014, но не позднее 31.12.2014.
Ситуация из практики. Работник был принят на должность мастера участка N 2. Однако через полгода из-за уменьшения объема получаемых заказов производственный участок N 2 был сокращен, а работник с его согласия переведен на работу по профессии столяра 5-го разряда.
В организации личные дела на рабочих не ведутся. Однако в связи с тем что в архив личные дела передаются только после увольнения работника (п. 23 Инструкции о личных делах), то после его перевода на рабочую профессию отсутствуют основания для завершения дела делопроизводством. В рассмотренной ситуации личное дело работника будет передаваться в архив организации только после его увольнения.
6.4.2. Оформление личных дел для передачи в архив
Для передачи в архив организации личные дела должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми законодательством (гл. 10 Правил работы архивов). Оформление личных дел осуществляется работником, который отвечает за формирование личных дел (ч. 2 п. 70 Правил работы архивов).
Перед передачей в архив необходимо произвести полное оформление дела, т.к. личное дело является делом временного (свыше 10 лет) срока хранения (ч. 2 п. 71 Правил работы архивов).
В соответствии с п. 73 Правил работы архивов полное оформление дела предполагает:
1) систематизацию документов дела;
2) подшивку и переплет дела.
Личные дела подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (ч. 1 п. 75 Правил работы архивов);
3) нумерацию листов в деле.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается (п. 76 Правил работы архивов).
Законодательством установлен ряд правил, которых следует придерживаться в процессе нумерации. В частности, подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело (п. 77 Правил работы архивов);
4) составление внутренней описи документов дела.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи (ч. 3 п. 78 Правил работы архивов).
5) составление листа-заверителя дела.
На листе-заверителе дела составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния дела (ч. 1 п. 80 Правил работы архивов).
Обратите внимание!
Лист-заверитель помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела (ч. 1 п. 80 Правил работы архивов). Лист-заверитель дела не нумеруется (ч. 1 п. 76 Правил работы архивов).
В заверительной надписи цифрами и прописью указываются:
- количество пронумерованных листов;
- количество листов внутренней описи (при ее наличии);
- наличие литерных и пропущенных номеров листов;
- номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);
- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак "+" (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле (ч. 2 - 4 п. 80 Правил работы архивов).
Форма листа-заверителя содержится в приложении 11 к Правилам работы архивов.
Обратите внимание!
Если дело подлежит передаче в государственный архив, то на его обложке предусматривается место для наименования соответствующего архива (подп. 82.9 п. 82 Правил работы архивов).
6.4.3. Составление описи личных дел для передачи в архив
Дела передаются в архив организации по описи дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников (п. 23 Инструкции о личных делах).
В опись включаются дела, которые сформированы и оформлены в установленном порядке (п. 84 Правил работы архивов).
Опись составляется работником, ответственным за формирование, ведение и хранение личных дел (п. 85 Правил работы архивов).
Обратите внимание!
Срок составления и оформления описей личных дел: 1 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством. Описи представляются в архив в течение следующего делопроизводственного года (п. 87 Правил работы архивов).

Руководствуясь п. 90 Правил работы архивов, при составлении описи личных дел, передаваемых в архив, нужно соблюдать следующие основные правила:
- заголовок каждого дела (тома, части) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;
- при внесении в опись дел копий документов в заголовках соответствующих дел указывается копийность документов;
- графа описи "Примечание" используется для отметок о передаче дел в архив организации, об особенностях физического состояния дел и т.п.
Обратите внимание!
В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной статьей) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) (п. 91 Правил работы архивов).
Опись личных дел по общему правилу составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается лицу, ответственному за учет и хранение дел, а второй - передается в архив организации вместе с делами (п. 93 Правил работы архивов).
В качестве формы описи личных дел используется форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации, содержащаяся в приложении 13 к Правилам работы архивов.
6.4.4. Передача дел в архив организации

В соответствии с ч. 2 п. 206 Правил работы архивов при приеме-передаче дел в архиве проверяется:
- правильность формирования и оформления дел;
- соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Выявленные при проверке недостатки устраняются лицом, ответственным за формирование и ведение личных дел. Дела передаются в архив организации - нанимателя этого работника.
В обоих экземплярах описи в графе "Примечание" каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (ч. 3 п. 206 Правил работы архивов).
Ах, кружите меня, кружите!
and15290
Статус неизвестенand15290
[e-mail скрыт]
Беларусь, Пинск
#86[519287] 14 ноября 2016, 14:52
Здравствуйте, уважаемые знающие люди. Мучает такой вопрос: у нас в кадровой службе имеется штампик с надписью "Верно. "__" _______ 20__ г. Инспектор по кадрам_________". Скажите, пожалуйста, подойдёт ли такой штамп для заверения копий документов, помещаемых в личное дело? Если подойдёт, достаточно ли будет его, или надо ещё и печать отдела кадров поверх? Не судите строго, я в этой сфере недавно, спросить особо некого.
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Новогрудок
#87[519293] 14 ноября 2016, 15:38
Добрый.

Заверить копию документа (т.есть, подтвердить его подлинность) данным штампом нельзя, т.к. он является больше вспомогательным предметом для облегчения работы инспектора по кадрам.

Признаться, копии документов хранящихся в личных делах работников не заверяю.
Только при необходимости выдачи копий документов на руки работнику, либо по запросу.
Человек без твёрдых правил почти всегда лишён и характера: будь у его характер, он почувствовал бы, как необходимы ему правила. (Шамфор)
Ахматова
Статус неизвестенАхматова
[e-mail скрыт]
Беларусь, Минск
#88[519374] 16 ноября 2016, 10:33
Доброго все утра!
Подскажите, нужно ли помещать уведомления об изменении существенных условий труда (режим работы, количество дней отпуска, продление срока действия контракта) в личное дело? Или же эти уведомления идут в папку "Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)" п.644 перечня типовых документов.
Виктория
Статус неизвестенВиктория
[e-mail скрыт]
Беларусь
#89[519405] 16 ноября 2016, 12:28
Hr-M писал(а):
Доброго все утра!
Подскажите, нужно ли помещать уведомления об изменении существенных условий труда (режим работы, количество дней отпуска, продление срока действия контракта) в личное дело? Или же эти уведомления идут в папку "Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)" п.644 перечня типовых документов.
Я в личное дело не подшиваю, подшиваю в отдельную папку.
Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года» Лауреат конкурса «Персона года»
Александр
Статус неизвестенАлександр
[e-mail скрыт]
Новогрудок
#90[519408] 16 ноября 2016, 12:34
Здесь наверное больше зависит от того, каков порядок регистрации у Вас в организации предусмотрен, и как проще работать Вам с документацией (найти нужный документ при необходимости).
Человек без твёрдых правил почти всегда лишён и характера: будь у его характер, он почувствовал бы, как необходимы ему правила. (Шамфор)
« Первая ← Пред.1 2 3 4 5 6 7 8 10 11 12 13 14 15 16 17  ... След. → Последняя (28) »

Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.



Порталы для специалистов

Уведомления
Голосование
Получали вы когда-либо предложение о работе после собеседования в виде офера?



Как относитесь к использованию компаниями оферов?




Как относитесь к компаниям, которые высылают офер, а потом могут его отозвать?


Статистика форума
Дни рождения

Сегодня свой день рождения празднуют 115 пользователей.

Посмотреть все

Ближайшие праздники